Word文档转换为PowerPoint演示文稿问题研究*

张国团

(盘锦职业技术学院，辽宁盘锦124010)

Word文档转换为PowerPoint演示文稿问题研究*

张国团

(盘锦职业技术学院，辽宁盘锦124010)

本研究较详细地阐述了在Word 2003和Word 2010两个不同版本中，特别是在Word 2010版本下，如何将Word文档转换为PowerPoint演示文稿，以及转换时Word文档中的文字在什么情况下才能够转换为PowerPoint演示文稿中的文字，应该怎样设置，要特别注意什么等问题的解决方案.

Word文档;转换;PowerPoint演示文稿

Word是人们最常用的办公软件，人们普遍积累了许多用Word编辑的各类文档，随着办公自动化程度的不断提高，使用PowerPoint演示文稿的人不断增加［1］，将Word文档转换为PowerPoint演示文稿，以提高演示文稿的制作效率，是人们普遍关心的问题，那么怎样转换，在转换时要注意什么问题呢?下面根据研究的结果作详细阐述.

1 用Word 2003进行转换

用Word 2003将Word文档转换为PowerPoint演示文稿分为两种情况，一种情况是Word文档是.doc文件，可以直接用Word 2003将Word文档打开，然后选择“工具”菜单下的“自定义”中的Present It命令来实现转换［2］.另一种情况是Word文档是.docx文件，需要先将其用Word 2007或Word 2010打开，然后“另存为”“Word 97－2003文档(*.doc)”类型文件，再用Word 2003将该文档打开，并用“工具/自定义”中的Present It命令来实现转换.

2 用Word 2010进行转换

随着办公自动化软件的不断升级，许多人已不再使用Office 2003及更低的版本，Office 2003也终将被淘汰，那么能否用Office 2010自身的功能，直接将.docx文档或.doc文档转换为PowerPoint演示文稿呢?答案是肯定的［3］.下面介绍用Office 2010自身的功能，将.docx文档转换为PowerPoint演示文稿的具体做法.

2.1 将转换命令放到Word 2010功能区

用Word 2010将Word文档转换为PowerPoint演示文稿，首先要找到Word 2010中将Word文档转换为PowerPoint演示文稿的命令，并将其放到Word 2010的功能区中，具体方法是:先打开Word 2010程序，(可以直接用Word2010打开.docx或.doc文档)，选择“文件”选项卡中的“选项”命令如图1所示，在打开的“word选项”对话框中选择“自定义功能区”，再在“从下列位置选择命令”的下拉列表中选择“不在功能区中的命令”，然后在下面的命令列表中找到“发送到Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令，如图2所示.接下来你要选择把该命令放在功能区中的什么位置，具体做法是:在“word选项”对话框右侧的功能区列表中，选择要放置该命令的选项卡以及组，然后选择该命令，点击“添加(A)＞＞”按钮;但最好是将该命令放到一个新建的选项卡和组中，以便不影响原来功能区的秩序，也便于找到该命令.将该命令放到新建的选项卡和组中要首先新建选项卡和组，新建选项卡和组的方法是:在“word选项”对话框右侧的功能区列表中，选择要放新选项卡的相对位置，例如，若要把新选项卡放在“加载项”选项卡的右侧，则就在“word选项”对话框右侧的功能区中选中“加载项”选项卡，然后点击“新建选项卡(W)”按钮，这时在功能区里“加载项”的下面你会看到有“新建选项卡(自定义)”和“新建组(自定义)”字样，用鼠标选中“新建选项卡(自定义)”后点击“重命名(M)”按钮，在对话框中输入新选项卡名，例如“新增项”“确定”;再选中“新建组(自定义)”点击“重命名(M)”按钮，在对话框中输入组名，例如“转换”“确定”;如图3所示.建好选项卡和组后，选中该组－如这里的“转换”，再选中“发送到 Microsoft PowerPoint (fileSend To PowerPoint)”命令，点击“添加(A)＞＞”按钮，这样便将“发送到 Microsoft PowerPoint (fileSend To PowerPoint)”命令添加到了“新增项”选项卡的“转换”组中，如图4所示.最后点击“确定”按钮关闭“Word选项”对话框，完成命令添加.这时在Word主窗口功能区中会看到新建的选项卡－“新增项”，选择该选项卡后会看到“转换”组，以及该组中的“发送到Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令了，如图5所示.

图1“文件”选项卡中的“选项”命令

图2“发送到Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令

图3 新建选项卡和组

图4 添加“发送到Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令到“转换组”

图5 在功能区中的“发送到Microsoft PowerPoint (fileSend To PowerPoint)”命令

2.2 将.docx或.doc文档转换为PowerPoint演示文稿

用Word 2010打开.docx或.doc文档，选择功能区中的“新增项”选项卡，选择该选项卡中“转换”组中的“发送到 Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令，便可以将当前的.doc文档或.docx文档转换成PowerPoint演示文稿.

3 转换时对Word文档格式的要求及注意的问题

Word文档中的文字能否转换为PowerPoint演示文稿中的文字还有许多种情况和要注意的问题:第一种情况是，Word文档中的所有文字都是“正文”样式，也就是文字正常录入后没更改过样式，那么它会以段落为单位，将每一段文字转换为演示文稿中每一张幻灯片的标题文字，也就是Word文档中的每一段文字经转换后，会在各张幻灯片中的标题文本占位符中显示，然后，你可以通过编辑改变这些文字的格式;第二种情况是，Word文档中使用了“标题1”样式的文字按段落，在转换后会依次成为演示文稿中各张幻灯片的标题文字，Word文档中使用了“标题1”样式文字段落下面的文字，若是设置成了“标题2”或“标题3”“标题4”等样式，则在转换后会成为对应幻灯片的各级文本——“标题2”样式的文字转换为该幻灯片的1级文本，“标题3”样式的文字转换为该幻灯片的2级文本，“标题4”样式的文字转换为该幻灯片的3级文本，以此类推.这里需要注意的是，如果Word文档中使用了“标题1”样式段落下面的文字没设置成任何标题样式，而仍然是“正文”样式，那么该段文字不会转换为幻灯片中的文字.另外，还要特别注意的是，如果Word文档的第一段既不是“标题1”样式也不是“正文”样式，那么就不会将Word文档中的任何文字转换，同时会出现提示信息，如图6所示.

TP31

A

1008－7974(2016)06－0073－03

10.13877/j.cnki.cn22－1284.2016.12.023

2016－10－08

张国团，男，辽宁黑山人，副教授.