浅议新形势对高职院校办公室人员提出的新要求

赵珺（江苏农林职业技术学院，江苏 句容 212400）



浅议新形势对高职院校办公室人员提出的新要求

赵珺
（江苏农林职业技术学院，江苏 句容 212400）

摘要：学院办公室作为高职院校对外展示的窗口以及对内服务的平台，在教育改革全面深入的新形势下，对办公室人员的自我管理提出了更高更新的要求。本文主要从两方面阐述如何完善自我：一方面是素质修养，包括政治修养、思想道德品质、业务素质、作风素质和身体心理素质；另一方面是思想意识，即服务意识、责任意识、大局意识和创新意识。

关键词：高职院校；办公室人员；自我管理；素质修养；思想意识

当前，我国高等教育事业迎来了快速发展的时期，一场以“体制改革为关键，教学改革为核心，教育观念改革为先导”的教育改革正在全面而深刻地展开。高职院校办公室作为高职院校行政管理的基层机构，担负着协助参谋、沟通协调、督办协查、调查分析、处理学院常规事务等重要任务。同时又是一个服务型窗口部门，平时对外对内的联系也是非常频繁的，这就要求办公室人员必须加强自我管理。自我管理应该从人员的素质修养和意识两方面提升，对高职院校办公室工作水平和效能高低起着决定性的作用。

一、应具备的素质修养

高职院校办公室的工作具有重要性和特殊性，办公室人员从主任到科员都应该在完成本职工作的前提下，全面提升自身素质修养以适应工作的需要，主要有以下几个核心方面。

1、政治修养

办公室人员在政治方面所表现出的素质，是办公室人员所必须具备的政治观点和政治立场等方面的基本条件。在当前社会环境下，各级党政行政机关都应该把政治教育摆在首位。政治素质是基本素质中最重要的素质之一，良好的政治素质是做好行政管理工作的根本保证。办公室人员要有坚定的政治立场，办公室是一个对外联系比较多的部门，所接触到的信息也是方方面面的，这就要求办公室人员一定要能经得起各种诱惑，抵制不良思想的腐蚀；要保持高度的政治责任感和政治敏锐性，在大是大非面前要保持清醒的头脑，坚持党的教育方针，平时注重学习政治理论知识。

2、思想道德品质

办公室工作事务繁杂，无名无利却又要求照顾全面。工作细微具体要求办公室人员对待工作必须保持高度的责任心、细心、热心、耐心。办公室人员要做到口严、体勤、手净、心平。不搬弄是非，不蜚短流长，尤其是对于议而未决的事情；积极完成自己的本职工作，同时也要处理公共事务；处理事务过程中，不能假公济私，要廉洁公正；办公室工作往往付出比得到的多，这时候千万不能心理失衡，要做到心态平和。

3、业务素质

业务素质是能否完成办公室各项工作的基础，也是办公室高效运作的有力保证。高职院校办公室的定位与职能，要求办公室人员必须完善沟通协调能力、调查分析能力、参与决策能力、文字和语言表达能力、熟练使用现代化办公设备以及统筹安排各项工作的能力。学院办公室在学院起到承上启下，沟通连接各部门的作用，协调平行部门之间、上下级之间的关系。如何使领导的决策能够落到实处，高效完成，学院办公室起到了关键的协调作用。同时，办公室又充当着领导的参谋助理，在决策时，学院办公室必须提供真实可靠的信息、符合实际情况的建议和意见等。要做到这些，就得依靠调查研究来实现，对有关信息与第一手资料的选择分析做出正确地总结归纳，办公室人员是否具备参与决策的能力在此过程中显得尤为重要。

4、作风素质

学院办公室人员的作风素质影响着学院办公室以及学院领导班子的整体形象。作风是在工作中形成的待人接物的行事风格，是政治素质在日常工作中地体现。办公室人员具备坚定的政治信仰和对党的教育事业的负责态度，就会形成积极良好的工作作风，但如果缺乏责任心，就必然会导致工作中失误不断，甚至造成重大不良影响。学院办公室作为服务部门，直接接受院领导指导工作的机会非常多。因此，从普通师生员工的角度看，会将办公室工作作风与院领导的工作态度相关联。办公室人员要在工作中树立实事求是、兢兢业业、谦虚谨慎、平等对待、举止端庄的良好形象。

5、身体心理素质

高职院校办公室人员不可忽视的基本素质是身体和心理素质，这些是开展工作的前提和保障。拥有健康的身体素质和心理素质，对于办公室人员是尤为重要的，这能使办公室人员拥有强健的体魄、宽广的胸襟、敏捷的思维、平和的心态、坚定的意志、健全的人格。在工作中能做到宠辱不惊，面对困难能越挫越勇，百折不挠；面对成绩能谦虚谨慎，淡定平和；对待领导时不卑不亢、对待同仁时平等友好；有不同意见能理性分析，遇事能沉着冷静，不钻牛角尖。健康的身体素质能延长办公室人员的工作长度，而健康的心理素质则能拓展其工作宽度。二者必须同时具备，缺一不可，只有这样，才能做到在工作中从容应对，坚持原则，不折不扣的完成本职工作。

二、应具备的思想意识

高职院校办公室是学院的综合部门，是连接上下，协调内外的纽带和桥梁，是学校服务与宣传的窗口，同时也是基层管理部门，这就要求办公室人员必须具备以下四个方面的思想意识。

1、服务意识

办公室最基本的职能就是服务，服务于院领导，服务于各职能部门，服务于广大教职工，服务于每一位学生，能否让服务对象满意是衡量办公室工作成功与否的重要标准。办公室人员必须牢牢树立全心全意为人民服务的意识，主动协调，在处理事务时要理顺关系，要做到原则性与灵活性的同时兼顾。在服务中，首先要注意服务态度，不管是对领导还是普通教师乃至学生，办公室人员都要做到一视同仁，热情周到，切不可因人而异，更不能随心所欲。其次要注意服务质量，做到发文督办高效有序，处理事务周到细致，传达信息及时准确。

2、责任意识

办公室工作大多是一些幕后工作，很少有台前光鲜靓丽表现的机会，甚至很多事情看来都是琐碎无比，诸如车辆安排、拟稿发文、传真收发、接听咨询电话、传达会议通知、盖章用印等。这些事情，看起来是小事，可是每一件都与学校的日常运转息息相关，不出差错只是稀松平常的小事，出了岔子，那就成了无法挽回的大事，甚至会对学院的发展造成不可估量的损失。正所谓“办公室工作无小事”，我们必须要强化责任意识，做到对工作负责，对领导负责，更是对自己负责。对待自己经手处理的事务，一定要认真谨慎；树立责任意识，要敢于承担责任，遇事沉着冷静，勇于面对问题，不狡辩，不抵赖，有错必究，有错必改。

3、大局意识

办公室的特殊性要求办公室人员必须要做到“顾全大局”，要有大局意识。准确把握全局，办公室人员必须要具备较高的政治觉悟。高职院校的办公室工作有着特殊的复杂性，每一件日常工作都应该是在坚持我党政治方针的前提下开展的。一方面把握大局，我们就能更坚定不移地坚持党的方针政策，始终遵循党的教育路线前行，更好的服务于学院的未来发展；另一方面，把握大局，能提高办公室工作的着眼点，让办公室的工作更上一个新的台阶。办公室工作繁杂面广，这就要求办公室人员要具有大局意识，这样才能拥有敏捷的思维，看问题才能具有前瞻性；在工作中面对问题，才能更理性地判断，认清利弊，分清轻重缓急，细致高效地完成每一件看似平淡无奇的工作。

4、创新意识

新时代学院办公室人员需要增强创新意识。加快教育改革的步伐，不仅给教育事业带来了机遇，也带来了众多挑战。创新不能仅仅停留在口号上，还要体现在实际的工作中。很多办公室人员在工作中，都处在被动等待的状态，认为只要做好准备，等待领导下达指令就好，长此以往，办公室人员将会失去自主工作，解决问题的能力。在实际的工作中，除了领导随时下达的任务，还有一些工作其实是可以被预见的，办公室人员应该改变工作方式，由被动到主动，提前启动工作机制，真正做到未雨绸缪，才能在任务下达之时不至于手忙脚乱，才能真正做到有条不紊。有时候，特别是当遇到重大活动的操办时，办公室众多事务的处理时间也是比较迫切的，工作状态就会更加的紧张，办公室人员在此时要做到紧张有序，加强团队协作，明确岗位职责，确保高质量地完成任务。学院办公室的很多工作都存有一定的内在规律，这需要办公室人员的锻炼积累和认真探索。例如一次重大的活动举行结束后，每个办公室人员都应该将自己参与负责的工作进行总结，将遇到的问题一一罗列，寻求解决的方法，将好的经验和做法也记录下来，进而归纳掌握工作规律。创新是发展的源动力，办公室人员只有不断开拓创新，不断学习新知识新观念，不断总结新方法，才能做到与时俱进，适应高职院校办公室工作地持续发展，使办公室工作保持活力，开创教育工作的新局面。

三、结束语

高职学院办公室是学校的综合职能部门。具有全局性、综合性、协调性和服务性等特点，特别是在社会发展以及国内外形势日趋多变的今天，高职教育也随之发生了翻天覆地的变化，加上深入推进教育体制改革，这些都对高职院校办公室人员提出了新要求。不仅要求办公室人员提升自身素质，还要强化思想意识，这是处理高校办公室工作的基本条件，更是提升高职院校办公室工作水平的有力保障。

参考文献

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（责任编辑：徐悦）