简论档案发展

赵　珺/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

简论档案发展

赵珺/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

档案是一个针对某项具体事务，依据事务的发展规律，按照客观事实具体的记录下来，并保存下来，做为日后查询提供依据。

档案发展；时代变化；档案馆；历史性变革

在过去的年代里，人们提到档案，脑中就会出现一个屋了里放着许多的一册册的纸，查询什么资料时就要抱着厚厚的目录，查询很久，找到的可能性不是肯定的。我们那个时代的档案管理是最传统的档案管理。当然，传统管理是有优势的，因为这种方法是经过几代人摸索，不断更新，不断改进，从而形成的具体实践操作意义的方法。但是他也有缺点，人工、物力，财力、时间、空间占用都太大，需要雇佣很多的档案管理人员，需要很大的房屋来作为档案室及库房存放档案，需要花费很多的费用来建议符合档案存放条件的库房。而如今，我们将档案馆数字化，这样我们不需要存放大量的实物档案，因为我们的档案已经大部分电子化，而且不需要大量的人力来进行管理和处理日常的档案工作，我们的库房也完全电子，建立了电子库房及库架，所以随着科技的发展，社会的发展，我们的档案事业也再不断的前行，我们完成从传统档案管理到如今的电子档案的变革，这种变革是创新性的变革，是历史性的变革，那么我们从以下几个方面来具体看看我们的档案从传统到电子化的变化过程及对比。

一、从存放档案的库房方面我们可以分析下从传统到当今时代变化

传统时期，我们的库房可能只是一间小屋子，或是一个大仓库，并没有什么档案库房建立的要求及标准，更没有防火防盗的意识，所以只是在一个大房间中，放入一列列的架子，然后将档案按几种用途或指定的分类方法，全部放入库架上，在纸质的账薄上记录具体的架号。而如今的档案库房是独对现代化与高科技相结合的库房，库房建立时也会有许多必须满足的条件，比如库房的承重能力，以保证库房的物理安全；库房必须安装防盗门进行防盗；配置并安装了专业的消防自动监测系统及探头，而且也配置了专业的气化灭火器；库房所使用的空调也要求必须是电制空调或专业档案库房使用空调，水制空调明令禁止是坚决不可使用，以防止其漏水造成档案水患；所以从承重、防火、防盗、防水等多方面制定了严格的要求。不仅如此，档案库房还严格要求需要保证温度、湿度、防止霉化，防螨、防虫，防止灰尘度过大，需要安装专业的加湿器、除湿器、除尘器、自动检测器及记录仪，以实时监测档案库房的各项标指要求是否完成合格，以保证档案在一个最适合的环境中保存，以减少对档案的伤害，从而延长了档案的保存寿命。当时代已经发展到了数字档案时代，我们的档案已经电子化，库架及库房均已经电子化，也就是说我们已经具有电子库架和电子库房，所以不需要再配置实物存放库房，或配置存储空间可以缩小很多，只用于存放必须以实物形式存放的档案。

二、从人力、物力、财力方面对比下档案管理传统时代与当今数字化时代档案管理的区别

传统档案管理时期，需要配置许多的档案管理人员从事档案的日常整理、管理、查询等工作，而且档案管理人员工作强度无论从体力还是脑力方面都十分巨大。从物力、财力方面，传统时期因为需要整理和装订档案资料，所以需要大量用于整理、装订、和保存档案的工具和装具，为了日常工作方便，需要储备大量的装订钉、装订机、档案袋、档案盒等，这些大量存储的物品不仅需要花费大量的费用，而且也浪费库房的地方用来存放这些档案袋及档案盒。而当我们将档案馆数字化后人力方面可能节省很多，档案从收集到最后上架的各个环节都是通过电子完成，所以档案管理人员不需要再承担大量的体力劳动，而且从人数上也可以减少很多。因为减少了实物库房、档案袋和档案盒，所以从物力和财务上节省出了很多成本。

三、我们从档案的工作环节上对比传统时期与现代数字档案馆时代的区别

传统时期我们档案的工作，收集是一个最难落实的环节，需要档案人员花费许多时间和精力，从各个部门和单位收集档案，因为没有各部门的总体合同记录所以无法保证合同收集是否完整，同样合同内容及附件也无法核对是否已经收集完整。在收集工作完成后，需要手动将每份合同编写页号，打装订洞，将每份合同都要放入档案袋及档案盒内，且需要打印盒内目录及备考表，档案袋及盒上需要分别给相应项目盖章，并将已经打印好的盒内目录入备考表分分别装入每个盒内，这些工作少说也需要至少半年的时间。而实现数字档案馆后，这些工作最多一周多的时间就可以完成，而且不需要许多的人力，数字档案馆平台中会按年有所有合同明细的统计，及每份合同及附件的具体内容，保证我们收集档案的完整性，同样也保证了收集到的合同内容的完整性，档安的顺序号也不需要再人为排列，减少了人为的错误机率性，通过一个生成档号钮就可以全部生成完毕，如果同样也在保存纸质档案的部门可以将档案号打印在或粘贴在档案上，进入装盒环节，电子操作就更加简便，不再需要将已经装袋的档案，逐份排好顺序后装入每个档案盒内，而是在电子系统中将收集齐全完整的档案，逐份装入相应盒内即可，然后建立电子库结构及电子库架，将已经装的盒的档案按盒的顺序进行上架进库操作，如果同样也存有实物档案，则可以将实物档案按电子系统中档案的记录装入相应盒中，将盒按数字档案馆中的电子记录移至实物机房上架到相应的库位架上即可。

四、结束语

总之，档案随着科技与社会的发展，人员素质的提高，计算机的普及，计算机技术的发展、扫描的技术、数字录音技术、数字摄影的技术 、数据库支持技术、存储技术的发展、多媒体技术等的发展，将我们传统的纸质档案转变成以多种形成为载体的电子形式的电子档案，以数字电子的形式存储，使用计算机来处理与管理 ，使用网络及服务器等做为数字档案馆提供服务的渠道以及电子档案的存储方法，建立起了一个高效、节能、省力、自动化的档案库，查询也无需再受到人员、时间、地域等因素的限制，比如查询者不再单位，或不再本地，传统时期那样就无法查询到所需要的数据及档案，大大影响处理事务的进度，也许就是因为没有及时得到所需要的数据及资料而造成事务的最终失败，或因为档案人员不再或不在上班时间内，无法查询到档案，这些限制在档案馆数字化后可以通过档案人员电子审批或授权的方式解决，大大提高了工作速度效率。未来，我们的社会将是一个高速的信息数字化时代，我们的档案工作也会随之发展，数字档案馆将最终完全代替实物档案馆，完成档案工作及档案馆的历史性变革。