论档案的发展历程和进化

赵　珺/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

论档案的发展历程和进化

赵珺/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

我国是个有着悠久历史文化的文明古国，千百年语言文字的创造、更新和发展，沉淀着人类思想的底蕴，中华民族文明史，留传下来的是无与伦比的，非常珍贵的档案文献。

演变过程；历史发展；档案管理

一、档案的演变过程与历史发展

我国最早在殷商时期就已经形成了历史档案，称为“甲骨档案”

距今已经有三千多年的历史。早在“三皇五帝”时代，相传就出现了档案这种物体。“三皇”时代称档案为“三坟”，”五帝”称档案为“五典”，商朝称为“册”，商代典册，属于殷王言论和行事的记录，是商朝后期的历史档案。西周时期，档案被称为“中”。春秋战国时期，除了“中”、“册”、“典”称呼外，更多地开始使用“简牍”、“简策”。秦汉时期称档案为“典籍”、“图籍”。东汉蔡伦改进造纸术后，人们称档案为“文书”、“公文”。先秦时期因生产力发展水平低，文化不发达，档案（文）和著述（献）不分，融为一体，两汉时期以孔子的“六经”作为先秦的档案史料和史书。魏晋以后，尤其是到了唐代，随政治和文化的发展，史家们逐渐将档案（文）和著述（献）分开，单称档案为“文卷”、“文案”、“案卷”、“案牍”、“文牍”和“薄书”等等。宋朝在沿用以上许多称呼的同时，开始较多地使用“案牍”、“文牍”等称呼。明代的档案事物名称，与汉唐以来的称谓一脉相承，主要有“文书”、“案牍”、“文案”、“文卷”、“案卷”等。清代，大批汉人被吸收进政府官衙服务。在这种满汉文化的整合中，人们逐渐将满文的“档”和汉文的“案”结合在一起使用，形成“档案”一词。

90年代以来，档案开放成为时代主流趋势之一。开放档案是我国档案利用工作史上一次划时代性质的革命，它彻底揭开了蒙在档案之睥的神秘面纱，极大地扩展了档案利用工作的领域。

由于科技的发展，档案的载体种类也日益增多，出现了大量的以胶片、磁性材料以及光盘为载体的胶片档案、音响档案、磁性档案。

随着信息技术的广泛应用，档案的形成、管理、保护及提供利用都产生巨大的变化，无纸化办公已经进入到我们工作中，这样的新型档案载体介质、形成规律、管理的工作流程以及管理的方式方法和维护要求等都与传统的纸质档案截然不同。新型的档案管理模式应该多培养这样的专业人才；掌握先进的技术手段，把传统的管理与信息现代化结合起来，实现档案现代化管理；融计算机网络服务、电话、有线电视、无线通讯系统一体化等功能为一体，为档案管理提供全方位服务。

二、数字化档案带来的优势

档案工作是一项很重要的工作，也是政策性、机密性、专业性很强的工作，他记录的是历史，是曾经发生的种种，和我们都息息相关的各类信息，因此要保护好各类档案，也需要有人力及物力的付出，档案的管理工作看上去容易，实则也很繁杂，需要有极强的责任心以及非常耐心地工作态度，最最重要的是工作量的巨大，以及档案文件带来的纸张以及占地空间的浪费，是非常不环保的，查阅起来也是非常麻烦的。

自从有了数字档案管理，给我们的工作带来了很多便捷，也提高了工作效率，有很多优势：

1.提高了办公工作效率，可以随时进行归档，减少了纸张以及占地空间的浪费，查阅简便快捷、信息准确，缩短了查阅的时间。

2.提高了经济效益，节省了人力以及物力费用，减少了办公管理费用的支出，避免了反复复印纸张造成的纸张的浪费。

3.对档案原件起到了长效的保护作用，避免了因各种因素造成的纸类文件的损毁，使得原件更加安全，也防止了部分纸质文件篡改的行为。

4.数字档案还给我们提供了一个更好的共享平台，依托这个平台，我们可以方便部门之间的沟通，使得信息量能够更多，收集的资料更全面。

5.减少了人力物力的同时，也为我们的工作带来了很多便捷，使得这项工作变得轻松，减少了很多中间环节，降低了工作强度，查阅准确率得到很大提升。

三、数字化档案管理工作的意义

1.在各类工作高效化的当下，我们也应该把档案管理工作放到重要位置，过去的模式已经适应不了现代社会的节奏，也无法跟上快节奏工作的步伐。高效、高产、快速是我们的主导，档案工作也不能落后，我们每个人都要重视。

2.信息化时代的今天，我们希望档案工作也能够得到很大程度的提升，这样才能更加快捷有效的为人民服务，才不会和社会脱节，我们应该充分利用信息以及网络给我们带来的优势，将数字档案运用进去，使得这项工作也能发挥出真正优势，使得发挥其作用，为我们提供更加全面及高效的信息。

3.数字化档案管理已经成为我们日常的一项重要工作，我们应该加强学习，提升我们平日的工作效率，使得此项工作更加完善，使得数字化档案工作彰显出更多的优势。

四、档案管理工作中存在的问题

档案管理工作不是只有保管档案如此简单，其涉及到很多的专业，

政策和机密的问题，对于档案的保管工作，政府应给与多方位的支持，使我们的信息更好的为百姓服务。

1.思想认识不到位，档案意识淡薄。上到领导下到具体的档案管理人员，档案意识相当淡薄，对档案管理的法律法规和业务知识学习掌握甚少，虽然有些单位组织过相应的学习及培训，但是也起不到相应的效果，对档案工作缺乏足够的认识。

2.档案管理人员变动较为频繁，业务素质不高，制约了档案工作的顺利开展。档案管理工作没有专职的，大部分是党政机关办公室人员，由于没有时间去整理大量的档案资料，有时就只为了应付，部分考虑岗位人员时选择一些年龄偏大，文化程度不高的，甚至还有些老弱病残人员，将档案的岗位作为“过渡岗”。因此档案管理人员整体素质就不高，档案工作就管不好。

3.制度不严，管理不规范，认为档案工作不是重要的工作，建设经济才是主要的，使档案工作处于松弛状态，无人问津。虽然有的单位制定了档案管理制度，但由于管理不严，执行起来难，无法开展有效的、正常的档案管理工作。

五、加强档案管理工作的对策和建议

1.提高认识，在广大干部群众中组织开展形式多样的宣传及教育活动，宣传档案工作的重要性以及档案的利用价值作用，提高全社会的档案法律意识。

2.健全制度，建立健全完善的档案管理工作制度，从收集、归档到移交都要有档案室统一管理，做好日常保管、借阅工作，建立管理考核制度，手续严格，管理规范有序。

3.加强档案管理队伍建设，档案管理工作专业性很强，管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心。乐于奉献，要具备扎实的档案管理理论知识，掌握现代科技技术，有先进的管理方法和基本技能。

六、结束语

档案历经几千年发展到现在数字化时代，是我们值得高兴的，档案管理工作也是需要得到高度重视的，用最新的观念、思路解决新时代下的新问题，把档案管理工作做得更完善。