简谈如何做好档案工作

张　博/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

简谈如何做好档案工作

张博/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

档案工作是一项从远古明期就流转下来的工作，为什么反而会不受重视呢，究其原因：（1）档案工作中有一部分有涉密的成份，使档案工作变得十分神秘，档案室会设在一些与外界隔绝比较好的地方，或深宅之中，而且档案人员或外界人员接触也少，就造成了档案人员神秘的印象，外界的人都不敢轻意的去触碰档案，时间长久之后，档案的工作及人员就被人们所无法深入的了解，当然，不了解的结果最后就是无法重视这项工作的内容，也不可能积极的去配合这项工作。（2）《档案法》已经颁布了20年有余，可是从法律的权威上没有得到大家的认可和重视，因为大家对档案工作的不了解，也就造成了大家在某些方面已经触及到了法律的规定，可是因为无知所以不害，时间长了，大家就觉得这是应该的，是正常的方法和路径。

档案管理；人员培训；档案宣传

在我刚刚接触档案工作时，就发现很多人不知道档案人员是做什么工作的，每天具体做什么，他们认为，档案人员是最轻松的，每天只是喝水、看报、聊天，在平时的聊天时也发现大家对什么资料应存为档案，和档案工作的意义及重要性知道的非常少，甚至不知道，从总体上看，从小范围于大环境，从我们身边的同事到社会上人们，以及有关一些组织及部门，都不太了解，档案工作是什么，为什么要存档案，档案的利用价值有多大。即使在一些单位，也包括一些机关，档案工作的水平也不在同一水平，有的单位十分重视档案工作，配置了专业管理档案人员，所有人员均通过国家有关上岗培训考试，取证上岗，且定期会有相关的培训，有固定库房，且库房各项指标管理也十分严格，比如温湿度、灰尘度、虫螨度，腐蚀方面检测等，也包括消防器材到位及空调的配置情况，有的单位空调配的是水循环的，但是如果万一漏水，档案就会有被损坏或霉化的危险，所以空调应该采用电制或更专业的空调。但有一些单位或机关，从根本上不重视档案的保存及管理，没有设立专业的库房，档案存放混乱，没有明细的分类，且档案没有实行统一的管理，如合同档案、会计档案、文书档案、工程档案、人事档案等，可能都是分散存放的，没有统一的存放至档案馆的专业保管库房，或各类档案没有分类存放，而且按年进行了混排，这样就会为日后的查询、管理、消毁带来很大的困难。

如何想要提高档案工作的服务水平，使大家重视档案工作，使大家明白保护档案的重要性及档案在日后的使用的重要性，我们需要做到：

1.与现代化媒体合同，使用现在化的手段及途径，大力的宣传档案工作。只有广泛的宣传，才可以提高大家对档案的认知，档案就像像酒一样，已经酿制许久，再加上沉放多年，他的滋味越是浓厚，但是如果没有人去品尝他，又有谁知道他的美味呢，所以我们要鼓励大家勇于品尝，勇于尝试，才可以知道档案的重要之处，档案中的信息的重要性。

2.掌握重要的宣传时机。宣传手段和时机也十分重要，再大家最关注的时间内通过各种渠道进行宣传，达到宣传的最大效果。比如，档案日，档案法的纪念日，公司档案保护日等，根据档案的特点，工作的重要，工作的规律性，抓好时机，大力宣传，不错过任何可以宣传的机构、组织、人群，不错过任何可以宣传的时机。而且在宣传内容上应该针对档案工作的重要性，认知性和法律方面进行大力的宣传，特别是法律方面，我们可以利用以往的一些案例，通过实际案例结合相关的法律法规，结合具体人事物进行分析，可以让大众更加明白易于了解。在宣传形式上，我们不应只局限于演讲、展览、授课等传统的形式，我们应该意识到当代社会各种多媒体的优势，我们可以利用大家平时使用最多的电视、广告、媒体、手机微信、QQ、报刊、印刷常识不册子、相关报纸、视频光盘等发给相关单位或组织，让大家可以从多渠道灌叙档案工作的内容、重要性、必要性、法律常识等内容，让大众了解这个重要的工作和内容。

3.抓住重要的宣传对象。目前，许多组织的瓴导人或负责人方面就出现不重视档案管理的情况，如果从领导层就出现不了解，不重视的话，那么从财务、物力、人力等方面就不会给予相关支持，如果没有这些支持，档案工作人员既使再想努力的工作，再无法做到。所以对于各级领导应该积极开展相关的宣传工作，且有的领导人员可能管着好几个部门和组织，应该努力告诉领导人员我们档案工作所取得的业绩，给企业已经带来的效益，或潜在效益，我们现在有哪些困难，只有这样，领导才可以得到领导的重要和认可。档案工作就重要的就是勤奋，我们要做到勤汇报、勤宣传、勤请示、勤整理、勤催促、勤收集、勤培训，不失去任何机会和渠道，让领导了解我们的工作，重要性及作用性。还要习惯把工作做出年计划、月计划、周计划等，或定期做出相应汇报总结材料上报领导。档案部门活动、调研、宣传等活动，要努力邀请各级邻导参加、参与，只有深入到基层、到大众，领导才可以从多方面深刻的了解档案工作的重要性。

4.重视对于年轻群体及未来群体的宣传及培训。目前，各单位及组织中，档案人员的平均年龄已经偏大，所以我们要吸收年轻的群体，为档案的队伍注入新的活力及营养，这样不仅可以使档案工作团队年轻化，也可以保持团队的活力化和思想形式的年轻化，而且加大对年轻团体和未来团体的宣传，可以做到一起从娃娃抓起的效果，这样使他们从小就具体对档案工作的意识，对档案工作的重视，从新一代年轻人开始档案的意识就根深地固，而且他们有的还在学校学习，有的刚刚开始进入社会，他们正是对档案工作不明了的最薄弱的环节，是一个需要加大力量对他们可以进行集中培训的群体，所以，应该抓住这个群体和集中性的特点，努力的宣传，提高他们的认知。

5.加大档案人员培训，当前档案人员由于年龄偏大，所以相对专业知识及新时代的档案管理的方法及想法比较落后，也比较薄弱，所以加大对档案人员的培训是个十分急切的工作，可以通过外派培训或定期外出学习，或定期进行档案人员业务的比赛，可以激发大家学习的热情，同时提高档案人员的业务水平。现代办公已经进入了办公自动化的年代，档案系统也已经数字化，所以档案人员除了需要提高专业技能外，还需要快速的提高电脑及办公自动化设备的使用及数字档案馆的电子操作以及相关一些多媒体设备的使用等。档案人员需要尽快的自我提升，否则将会被时代的发展所淘汰。

总之，社会发展的脚步越来越快，我们的档案事业也应该跟随着社会和企业快速的脚步快速发展，无论是加大对档案的宣传，还是努力提高档案人员的素质，还是对下一代的档案认知教育，都是为了档案事业的顺利发展，档案的目的是为了服务，所以只有档案事业发展了，日后必然会给社会带来更多的潜在财富。