浅谈当前会计档案管理中存在的问题及对策

蔡斯斯/泉州市洛江区会计核算中心

浅谈当前会计档案管理中存在的问题及对策

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会计档案是指各个单位或其他经济组织的会计部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计账簿、会计凭证、会计报表等会计核算材料，以及实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的会计账簿、记账凭证、会计报表等。通过会计档案，可以了解每项经济业务的详细情况及来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计工作中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。

会计档案；档案管理；问题与对策

一、关于会计档案

会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各部门的重要档案之一。会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。

二、当前会计档案管理中存在的问题

会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。尤其是会计电算化的实行，产生了许多机读数据与文件，赋予了会计档案管理许多新特点，同时也凸显出会计档案管理中存在的问题。当前会计档案管理工作中存在一些问题，不利于会计档案的管理。这些问题主要表现为如下几个方面：

（一）对会计档案管理工作的重要性认识不够

对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。现实中，会计档案不受重视，整理不规范，保管不安全的现象时有发生。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

（二）会计档案归档制度不完善

设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

目前会计档案管理制度的管理对象主要是以会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、数据结构、备份文件等新的会计档案信息载体，没有及时制定相应的管理办法。导致许多应该归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，最终造成了会计档案归档不完整。会计档案保管、移交制度没有落实，责任不清。档案被随意摆放、翻动，造成档案丢失和泄密。大部分单位的会计资料，一般是谁负责的工作，会计档案资料就由谁装订成册，然后放在资料柜中。如果出差或调走，资料的使用就会遭到限制，离开岗位的人员对会计档案资料不说明、不移交，一走了之；接任的会计人员，不过问前任会计资料，责任不清。

（三）会计档案管理现代化程度不高

随着计算机软硬件技术的成熟，档案管理已逐步向电子化、数字化的方向发展，大大提高了档案的科学管理水平和工作效率。但一些单位因为重视不够，投入不足，库房拥挤，现代化管理手段落后。有的甚至还无法做到计算机检索，仍停留在手工检索阶段，严重制约了电算化会计档案工作的进一步发展，影响整个会计档案管理工作大局。相关表格、目录填写不完整，整理工作不到位。财会活动一经发生即生成档案，按照《会计法》，生成的档案应被及时整理立卷，装订成册。用电脑打印的活页账簿及报表应按规定填写账簿启用表、科目目录等。但实践中经常出现各月报表分散存放，会计档案移交时不移交手续等问题，往往将凭证、账簿等存入档案室了事。鉴定销毁工作不到位。对保管到期的档案不按规定进行及时鉴定，有的领导因怕承担责任而对过期无保存价值的会计档案不进行销毁处理，造成存放的会计档案越积越多。

三、改善会计档案管理工作的对策

随着市场经济的发展和计算机技术的普遍应用，会计档案管理也进入一个全新的时期。新的时期给会计档案业务和管理带来了新的技术、方法与概念的冲击。特别是实行会计电算化以后，会计档案的内容和载体等都发生了很大的变化，给会计档案实体管理和信息开发带来了新的机遇与挑战。面对新的形势，结合当前会计档案管理工作中存在的问题，不妨采取如下对策改善会计档案管理工作：

（一）提高对会计档案管理工作重要性的认识

真实、完整的会计档案是反映、监督、参与本部门经营管理决策的重要信息资源，对于本部门本单位的经营管理具有重要的支持保证和促进作用。可以传递管理规划、控制和决策过程中所发生的经济活动信息，从而维护活动双方的正当权益，也是有利于经济纠纷公正合理解决的有效法律证据。会计档案的信息化也可以减少错误，及时反映会计档案的质量，提高会计档案的现代化管理水平。正因如此，我们应当提高认识，会计档案作为重要的信息资源同部门的生存发展密切相关，关系到活动双方的切身利益和合法权益，已经提升到维护部门形象，构建和谐的社会关系和维护安定团结政治局面的重要地位。因此，现代社会各行各业必须高度重视会计档案工作，抓好各项基础管理，深化信息服务的内容和层次，顺应时代的要求，充分发挥会计档案的作用。

（二）建立健全财务档案管理的规章制度

建立健全法规和制度是管理好电算化会计档案的保障。要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

（三）建立电算化档案定期备份制度

电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必需对这些会计电算化档案进行定期检查复制，以防止会计信息损坏丢失。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容按照秘密等级划分不同的使用权限。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能性。对电算化会计档案的使用更改设置系统记录功能。因为电子档案存在可修改性并且难以发现痕迹。所以应在系统里进行设置，什么人在何时，以何种身份调用了哪些功能、进行了哪些操作，均应一一记录在案，定期备份、妥善保存。这构成了一种安全性保障，也提供了在发生事故后追查原因的依据。

［1］郑晶.会计档案管理工作中存在的问题及对策分析［J］.才智.2011.25期.

［2］王贵平.会计档案管理工作中的问题及对策分析［J］.办公室业务.2013.19期.

［3］李萍.会计档案管理工作中存在问题与对策分析［J］.广东科技.2013.06期.