关于做好企业档案工作的重要意义

宋景妍/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

关于做好企业档案工作的重要意义

宋景妍/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

随着我国社会经济的持续发展，档案管理作为一种知识管理，在我国社会发展占有越来越重要的地位和作用。档案作为一种信息资源，是企业生产、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，更是一家企业的无形资产，在企业管理等各方面积极地发挥应有的作用。

档案；企业；档案管理

一、 什么是企业档案

企业档案是指企业在各项生产和经营活动中形成的具有保存价值历史记录。这些记录可以是多种形式的，比如各种文字、图表、声像等。档案管理工作是企业管理工作的一个重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度就是如何科学规范的管理档案。企业档案对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，记载着这个企业发展史上的优秀成果。

二、 企业档案管理工作包括哪些内容

企业档案管理主要包括两方面的内容：一是对档案资源的管理，也称为档案的实体管理。二是对档案中包含信息的管理，也称为档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来设计合理的馆藏体系，为档案现代化建设打下基础。

三、做好档案管理工作的重要意义

档案管理工作是企业机关工作的一个重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件。在一个企业中，如何做好档案管理工作，如何不断地更新档案管理观念，是企业经营管理中必须要思索的问题。做为档案管理人员要在档案管理工作中不仅全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果，更要勇于尝试新的档案管理手段。档案管理的成果，对于企业实现经营战略、提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

四、档案在企业经营过程中主要发挥的重要作用

（一）企业档案管理工作在行政管理方面的作用：档案是企业行政工作的工具之一。一个企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）企业档案管理工作在企业文化宣传方面的作用：档案与企业文化密不可分，档案是企业文化的重要组成部分，档案是企业发展的真实记录和见证。通过企业档案那一张张照片，一段段影像，一份份文件，一件件实物，能极大的增强员工的凝聚力和向心力，产生归属感。通过企业的档案可以让客户更感性直观的了解我们，了解企业的发展历程，企业的核心价值观，企业的人文理念、文化氛围等。

（三）企业档案管理工作在法律纠纷方面的作用：企业档案记录了当事人在特定的时间和地点从事的业务活动，具有真实性、可靠性，能够有效的保护员工、企业、法人的合法权益不受侵害，是令人信服的真凭实据。同时通过企业档案的原始记录能够明确说明各方面的责任，杜绝各种不必要的法律纠纷。

（四）企业档案管理工作在培训方面的作用，企业档案中记录的一个个真实的案例具有真实性和原始记录性，是一种重要的教育培训资源，其说服力和感染力是不言而喻的，利用这些真实档案可以有效提高培训的效果。

五、企业档案管理工作的努力方向

（一）建立健全的收集档案材料的规章制度

为了更好的做好档案材料的收集工作，建立高效齐全的档案材料，需建立一个纵横交织的管理网络体系，要结合单位自身的管理体制、档案材料的形成规律，协调各部门，从上到下，左右协作的档案传递网络，并形成制度，为档案的收集工作的打下基础。档案管理人员必须针对工作的实际情况，与各部门保持沟通，认真把握好收集工作的范围和途径，尽可能防止和减少档案材料的流失；同时必须加强对平时收集工作的核查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合的方法。干部人事档案材料收集的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。这样做拓宽了档案的收集范围，促进了收集工作的开展。合理做好案卷收集工作，为提高案卷的质量打下良好的基础。

（二）追求档案管理现代化，与时俱进

随着时代发展，如何解决新形势下档案数量越来越大，档案材料的种类繁多的新问题，这就要求我们必须应用现代化管理手段，与时俱进适应时代要求才能解决这一难题。

1.提高档案管理意识。档案管理要求管理者提高综合素质、拓宽知识层面，因为档案管理工作是一门专业性很强的工作，所以对管理人员要求较高，首先要有良好的职业道德、乐于奉献的工作精神、更要有办事细心的工作态度、高度认真的工作责任感，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是熟练运用现代化科技管理手段和管理方法管理档案的基本技能。只有这样才能更好的做好新时期的档案的管理工作。

2.利用现代化技术代替人工整理档案。为了起到事半功倍的效果，利用计算机等现代化手段整理档案已成为一种潮流。计算机检索查阅名录速度很快，相比以前手动检索查阅名录的方式极大节省了查找时间。计算机的管理优势是显而易见的，不仅减少了手工操作，提高了工作效率，还降低了人为因素在文件归档工作中的影响，能够更好地为社会服务。

（三）利用创新工作思维有效提高档案利用率

为了有效提高干部人事档案的利用效率和干部人事工作的管理效率，我们不得不利用先进的计算机技术和设备，将各种传统介质的干部人事档案信息转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，并使之转化为各种数据库形式进行存储，这样就可以通过网络和信息系统为档案的利用提供更快捷方便的信息服务，极大的提高了档案的利用效率。

档案管理工作者在档案管理中起着至关重要的作用，要把熟悉“家底”当成自己的天职，努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典。档案管理工作者应建立健全档案管理制度，并利用先进技术设备和现代化管理手段配置适合档案保存的设施，严格按照国家规定整理、保存、保管好档案，努力做到档案不破损、不腿色、不霉变和不散失，有效的确保档案的完整和安全，对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。 总之，档案管理工作者应建立科学严谨的档案管理制度，严格执行国家的保密政策，严防泄密，尽自己最大的努力为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。

六、结束语

综上所述，随着时代的进步和飞速发展，档案管理工作已成为现代企业制度健康发展的重要环节之一，因此，必须努力做好档案管理工作，使档案管理工作更好的为企业发展服务，我们应积极吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，结合企业管理的现状，立足于服务领导、服务项目、服务业主，使企业档案管理在企业发展过程中发挥出更大更积极的作用。

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