浅谈通信企业档案管理中的保密与利用

吴文涛/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

浅谈通信企业档案管理中的保密与利用

吴文涛/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

随着我国社会经济的发展，各种档案的利用在经济社会中的起到了不可替代的作用。通信企业作为我国的基础行业的先头兵，在通信建设和发展过程中，如何处理好通信档案的保密管理与利用工作，会直接影响通信企业，甚至国家的安全利益。

通信档案；保密工作；绝密档案；管理职责

随着我国社会经济的发展，各种档案的利用在经济社会中的起到了不可替代的作用。通信企业作为我国的基础行业的先头兵，在通信建设和发展过程中，如何处理好通信档案的保密管理与利用工作，会直接影响通信企业，甚至国家的安全利益。党的十六大将健全社会法制，建设社会主义法治国家，作为发展社会主义民主，建设社会主义政治文明，全面建设小康社会的重要任务。现就如何响应党和国家的号召，依据《保密法》和《档案法》，在严格依法的前提下，做好通信档案利用工作，持续促进我国通信发展，阐述几点粗浅的观点：

一、通信档案密级的管理工作

通信档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化，会出现升密、降密、解密等情况。我们在通信企业日常档案管理中应严格按照《保密法》和《档案法》的相关内容，重点做好：

（一）严格执行通信档案解密划控的时间标准，有关涉密内容标准及保密规范标准，做到依法行事，杜绝违法事件的发生。

（二）接受上级部门对通信档案调密工作的监督与指导，努力搞好通信档案中涉密文件的清查鉴定。严格区分通信档案中密与非密的界限，确定哪些通信档案是能开放利用的，哪些是限制在一定范围内利用的，哪些还不能提供利用的，为今后进一步搞好通信档案规范化、标准化和涉密通信档案建设打好基础。

（三）建立健全通信档案管理工作中的法制秩序。对涉密通信档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远规划。为了适应涉密通信档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：建立划定通信档案的密期制度，以便届满自行解密；建立通信档案的调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知各档案室，以便衔接，及时掌握，适时变动；建立通信档案的涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

二、通信档案利用的监督工作

通信档案利用监督是做好通信档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用通信档案，又能保证通信档案的完整与安全。具体说来，通信档案利用监督可以从以下几个方面实施：

（一）制度建设。通信档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用通信档案的工作有章可循，在大力开展通信档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。严密简明易于执行的条文是档案利用规章制度的首要条件，其次是在实践过程中不断总结归纳使其持续完善。

（二）监管方法。在利用通信档案的过程中，不同的利用对象有不同的利用目的，我们必须根据其不同心里和思想动机做到重点监督。对于被利用过的案卷和文件一定要认真仔细核查，发现问题及时上报，并在利用登记薄上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，为及时挽回损失，必须第一时间报告上级领导以便及时查处。

（三）通信档案保密与管理利用应协调发展。作为档案管理工作人员保守国家机密是其神圣的职责，也是其应尽的义务。通信档案管理人员日常工作中尽心尽职，十分重视档案保密工作，在严格做好保密工作的同时，不断切实完善自身工作职能，为领导决策服务势在必行。虽然机密通信档案应该保密，但单纯的保密而不利用只会失去保的意义，失去档案的价值。因此保密的目的之一就是为了有时间、地点、范围限制的利用。那些会给党和国家的安全和利益造成危害的无限制的利用是不可取的，利用的前提必须是在保密基础上的利用。因此，正确处理好保密与利用的关系对通信档案工作来说十分重要，两者必须协调发展，不可偏颇。

三、通信档案的保密与开放利用

通信档案的秘密性不是一成不变的，我们必须认识到其秘密性的时效和范围；不能缺乏保密观念，对涉密通信档案不能无视其秘密性，不能无限地扩大开放利用范围。因此，在做好开放通信档案为社会服务的同时，必须做好相应的保密工作。

（一）档案审查工作的重要性。通信档案审查工作的主要任务是科学而准确地区分、判定通信档案的开放与控制使用范围，是通信档案开放前的一项重要工作，也是开放通信档案工作的一个关键环节。

（二）通信档案的解密工作。根据国家《保密法》规定，保密通信档案是有等级划分的，依据其保密级别划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定保密等级的目的就是为了让通信档案工作人员能够最大限度地提供利用通信档案，并根据不同的密级采取不同的管理措施。但是没有什么秘密是一成不变的，秘密保管总会有期限届满，届时秘密便失去了它的保密价值，也就是说此时的秘密应该按照公开文件进行管理，而不能按照原有的保密文件进行管理。这就是通信档案保密的时效性。当保密档案到了一定时限需要向社会各界开放时，必须先进行划密解密，并把未解密的重新列入控制使用的范围。

四、通信档案管理职责的重要性

（一）通信档案管理工作的目的就是要维护通信档案的完整与安全，这既是通信档案管理工作的基本任务，也是通信档案管理的重要职责。不坏、不散、不乱、不丢是通信档案保管工作的具体任务。这是一项重要的基础工作，需要通信档案保管人员保持时刻警惕，持之以恒的精神，以防档案的损坏，确保通信档案的安全。通信档案保管工作的任务是艰巨的，更是光荣的，做好此项工作为通信档案工作提供物质基础。

（二）加强培养和提高绝密档案管理人员的素质。知密早、知密多、知密深是绝密通信档案管理人员的特点，他们具有特殊的身份和地位，因此他们肩负着比一般工作人员对保守党和国家的秘密更为重大的责任。因此，通信档案管理人员的素质的高低直接决定了通信档案保密工作的好与坏。绝密通信档案管理人员不仅要有严谨的工作作风，极强的责任心、事业心，还必须有高度的保密意识。为防止秘密泄露，经手的事情必须件件有头有尾，手续清楚，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

（三）绝密通信档案的日常管理应有条不紊。绝密通信档案的日常管理工作应严格按照规章制度办理，必须经指定领导人审批，包括档案的调阅、移出、销毁等，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密通信档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密档案安全。

五、结束语

通信档案是我国通信建设活动的产物，是我们在从事各项通信建设中的原始记录。通信档案以其原始记录性、真实性，使其具有重要的凭证作用和史料价值。通信企业有机结合通信档案的保密与利用工作，会积极促进我们从事下一步通信发展和基础建设。