年鉴索引的规范化思考

马莉苑

年鉴索引的规范化思考

马莉苑

笔者随机选取了29种2011版的年鉴进行调查，并结合编制《奉贤年鉴》索引的实践，总结了目前国内年鉴索引的现状，分析了其编制滞后的原因并提出了解决的方法。

年鉴；索引；规范

年鉴是“系统汇辑上一年度重要的文献信息，逐年编纂连续出版的资料性工具书”。作为工具书的年鉴，其检索系统是必不可少的一环，一般年鉴的检索系统包括目录和索引。自从20世纪80年代“年鉴热”涌现以来，年鉴事业欣欣向荣，各种类型的年鉴层出不穷，年鉴的读者群也不断扩大。相对于年鉴事业的迅猛发展，年鉴索引的发展却是滞后了许多。如何编好年鉴索引，目前大家都在探索中，年鉴索引编制也没有统一的规定和标准，年鉴索引亟待规范。为此，笔者随机选取了29种2011版的年鉴进行调查，并结合编制《奉贤年鉴》索引的实践，提一些粗浅之见。

一、年鉴索引编制现状调查

20世纪80年代，国内年鉴基本上都没有索引，90年代中期也仅有30%左右的年鉴编有索引。年鉴索引的发展相对年鉴的发展可以说是非常缓慢的，刘淑波2007年发表的《年鉴探微》一文中对2000年后出版的50种年鉴所做的调查显示“有16种年鉴编制了索引，占总量的32%”。较90年代中期近十年才提高两个百分点，不可谓不慢。从笔者这次调查的2011版最新出版的29种年鉴来看，27种年鉴编有索引，占93.10%。这29种大多为江浙沪地区的年鉴，质量在全国范围也算比较好的，至于其他地区的年鉴，编有索引的比例肯定是达不到这个水平的。但就是这27种已经编纂索引的年鉴中，同样存在着诸多的问题。

1.索引种类相对单一。27种年鉴都采用主题（或内容）分析索引方法。22种年鉴只有主题索引一种，占总量的81.48%，只有5种年鉴设有两种以上的索引，仅占18.52%。如《上海文化年鉴》另设人名索引，《武进年鉴》有人名索引和地名索引，《浦东年鉴》《鼓楼年鉴》《张家港年鉴》设有图照索引和表格索引。

2.索引格式不规范。（1）编制说明不规范。一般来说，索引开头必须要有索引凡例或编制说明，对本索引的编制方法和收录范围作简要说明，以备查考。此次抽查中发现还有一种年鉴未作任何说明。26种年鉴中虽然有说明，但有的含糊其词，读者难以捉摸。再如收录范围，只有4种年鉴明确标明大事记、特载、附录等未作索引，其他大部分年鉴对没有收录进去的，都未作说明。有的未说明排列方式，还有的明确说明是主题分析法，但许多标目却不是主题词，这样很容易使人混淆。（2）主题词提取不规范。很多时候，标引的主题词都是直接照搬年鉴条目名称，而不是从正文中抽取索引词。未对抽取的主题词规范加工，导致错误很多；或者直接将条目标题转化为索引标目，失去了标引的真正意义。（3）索引编排不规范。一些索引对标目中的多音字、重音字没有甑别出来，导致索引标目排序错误。还有的采用了两级标目，其中一级标目按汉语拼音排序，而二级标目却按主题词所在的页码排序。这样显得很杂乱，像目录而不是索引，非常不严谨、不科学。

3.索引的广度和深度不够。有的年鉴虽然编了索引，但过于简单，只是条目标题的细化，缺乏应有的标引深度。标引深度指平均每一文献给予的索引条目数量。索引深度决定索引的规模，反映内容的揭示程度或水平，是索引编制规划中应加以明确的重要内容。国内对标引深度的测量，目前有两种做法，一种是采用索引比（索引款目数与条目总数之比）为指标；另一种，采用索引篇幅与正文篇幅比例作为指标。按后一种方法计算，26种年鉴中，索引篇幅占全书篇幅5%以上的仅有4种，分别为《萧山年鉴》《浦东年鉴》《普陀年鉴》和《黄浦年鉴》；篇幅占4%—5%之间的也仅有5种占18.52%；篇幅在3%—4%的有10种占37.04%；篇幅在3%以下的有8种占29.63%。虽然篇幅的多少不能代表全部，但也从侧面说明了一个问题，大多数年鉴索引还只是停留在“有”的层面，远远达不到“深”和精的要求。有的年鉴甚至只是提取条目标题中的主题词来做标目，对深层次的内容根本没有做任何主题分析，这只是目录的细化。尽管这样的索引也符合年鉴要求，但标引深度是远远不够的，这就导致索引的作用大打折扣，读者想寻找隐藏在正文中的线索根本无从下手。年鉴条目中记载的内容非常丰富，如果把索引做得更细一些，主题分析更深一些，用多个标目从多角度来反映条目的内涵，这样编出的索引才能更加适应广大读者的检索要求。索引的广度和深度的缺乏，从缺乏参见系统中也可见一斑。调查的27种年鉴中，大部分没有参见系统。

27种年鉴索引编制调查表

（续表）

二、年鉴索引编制滞后原因分析

从笔者的调查情况来看，年鉴索引的编制现状令人堪忧，应该说大大落后于年鉴事业的发展，也成为年鉴扩大实用性的软肋。造成年鉴索引落后的原因，笔者认为主要有3点。

1.主观上对年鉴索引重视不够。年鉴工作者存在着索引可有可无的错误理解。正是由于这种主观上的轻视，导致即使编制了索引，也仅仅停留在形式上，比如目录中提取主题词，这样的索引编制出来，检索范围狭隘，实用意义不大，因而造成更多人对索引的轻视。

2.缺少专业的索引编制人员。这一点大部分年鉴编辑部有切身体会。编制索引，是一种学术性兼技术性工作，看似容易，做起来却很难。年鉴作为“官书”，年鉴编辑部大多为机关或事业单位，编辑人员大多对检索理论不甚了解或只是略懂皮毛，在这种情况下选择不编索引也就不足为奇了。2009年我国出台了《索引编制规则（总则）》，但是，年鉴行业至今未形成可供操作的年鉴索引编制标准。由于没有统一的标准，许多编辑对年鉴索引的理解主要还是来源于老编辑的经验介绍。无法开展规模培训也造成了年鉴索引编制知识普及的困难。

3.其他因素的影响。（1）出版时间冲突。年鉴讲究时效性，特别是进入校对阶段后，为了赶出版周期，时间排得非常紧凑，而索引必须在终校完成后才可以编制，时间上的冲突往往使一些领导作出赶出版而放弃索引或敷衍了事的决定。《奉贤年鉴》虽然校对后期非常紧张，但在终校后还要留出一周的时间安排编制索引，如果站在读者的角度，那多出来一周就非常有必要了。编年鉴的目的就是要有人使用，如果辛辛苦苦编出来的年鉴由于缺乏完整的检索系统，查不到所需的信息，最后导致读者放弃使用年鉴，这是得不偿失的。（2）版面冲突。通常一本区县级地方综合年鉴，版面文字大约在100万字，为了保证正文的内容，索引的篇幅变成了被压缩的一方。（3）经费冲突。没有专职索引编制者，想要编制索引，必须邀请专业人员，这就涉及到经费问题。所以存在着因经费紧张而放弃编制索引的情况。

三、提高年鉴索引编制质量的几点看法

索引是年鉴全书的重要组成部分。编制符合规范化要求的年鉴索引是当务之急。年鉴索引的篇幅不一定多，但其包含的信息量要高、专指性要强。

1.重视索引编制工作。要改变过去索引无用的观念，主观上重视索引的规范编制，努力提高索引理论和技术水平，保证索引的编制质量，使年鉴真正成为资政于民的案头工具书。笔者认为主要从经费、人员、时间、篇幅四个方面引起重视，即由于编制索引或聘请专业人员而增加的经费保障、索引编制人员的培训保障、索引制作期限的时间保障和索引规模篇幅保障。如果年鉴的决策者能做到这四个方面的重视，那么索引编制也可以是一项不难的任务。

2.加强年鉴索引编制的业务培训。对编辑人员要进行索引理论和编制技术的培训。一方面，可以通过参加培训班的方式学习，另一方面可以邀请专家上门一对一地辅导。笔者认为后一种方法更具有针对性，见效也比较快。另一方面也要加大对编辑应用现代手段编制技术的培训。比如，现在有一些专门的索引编制软件，如“索引之星”，可以直接在方正、华光、维思、飞腾、P S等排版系统中抽词标引，并将页码自动跳转到索引标目中，缩短编制时间，大大提高编纂效率和质量。软件的学习相对于索引理论的学习来说要简易得多，也符合现代信息化的趋势，必要的索引知识配合软件，就能顺利编纂出合格的年鉴索引。

3.加强年鉴索引编制规范化建设。

（1）扩大索引范围。年鉴作为资料性工具书，每部分都有其信息价值，因此标引范围除了正文以外，还应涵盖大事记、特载、专文、附录、文件选目、人物、统计资料等内容，文中的图片和表格甚至彩页也可列入索引范围。这些内容仅用主题索引的话编制会有难度，也不利于检索，因此笔者建议，可根据实际情况，适当增加人名索引、地名索引、图片索引、表格索引等专有索引，这些索引编制简单，也便于检索。

（2）拓展索引的深度。在我国年鉴的检索系统中，一般平均一个条目可以从1－5个主题角度来检索。不妨从5个方面着手拓展索引深度。对重要条目、参考价值较高的条目可以从多角度抽取主题词；深挖隐含主题和主题因素，深入分析每个主题的构成因素，从中抽取主题词；提炼概括性主题词，内容有共性或者相互联系的主题，在标引多个主题词的同时，可以提炼出概括性主题词，方便检索；对于相同主题的内容可以将相关内容所在的页码串联起来，统一排列在主题词后面；对类目主题词所包含的内容按照上下、隶属、总分关系分清级次，编制分级索引，以便读者作深度检索。

（3）规范编写主题词。主题词是构成索引的基本要素，主题词的选取也是索引质量高低的关键。要全面提炼文献主题，一切有价值的文献均应得到体现。同时标引时，主题词的内涵和外延应相互吻合，避免笼统、空泛。如“新产品开发”“学术交流”等含义太广，反而失去了检索价值。主题词本身文字要精炼，要有专指性，一词一义。主题词的中心词要前置或使用被动式，不要用描述性的语言。

（4）尝试建立参见系统。参见系统是通过将语义关系引入揭示系统，改进检索的手段，不仅仅在印刷型年鉴索引中具有使用价值，而且有助于在电子环境下将知识结构引入系统，改进年鉴数据库的检索。建立参见系统的目的是为读者提供多途径检索的可能。通过参见系统，把相关主题的内容串联起来，既节省了篇幅，又节省检索时间。目前国内的年鉴索引中参见的使用仍然比较薄弱。至少在调查的29种年鉴中，没有一种设有规范的参见系统。所以，参见系统的建立是目前国内年鉴索引编制中一个需要引起逐步重视的内容。

1.徐松：《我国索引年鉴编制技术现状试析》，《山东图书馆学刊》1993年第4期。

2.刘淑波：《年鉴索引探微》，《中国索引》2007年第1期 。

3.葛永庆：《年鉴索引及其编纂实践》，《2005年中国索引学会年会暨学术研讨会论文集》。

Z5

马莉苑，上海市奉贤区地方志办公室 （上海 201499）

孙长青）