私营小企业内部会计控制探究

西安石油大学　郑蕊

私营小企业内部会计控制探究

西安石油大学郑蕊

本文以商贸型私营小企业G公司为案例，从货币资金控制、销售及应收账款控制、采购及应付账款控制等方面阐述该公司内部会计控制现状，并针对G公司在内部会计控制方面存在的问题提出相应的改进建议。

私营小企业内部会计控制应收账款

一、引言

私营小企业在我国国民经济中不仅数目众多，还承担着农业经济向工业经济和知识经济转型，农业人口向非农业人口转移，提高居民生活水平，完善经济制度等多项历史重任，且是国家长治久安，社会稳定的重要因素。要让私营小企业在中国经济和社会发展中发挥巨大作用，取决于企业自身能否健康成长，企业的功能能否充分发挥，而提高企业的科学管理水平则是关键之一。

二、G公司内部会计控制现状

G公司是一家私营商贸型小企业，公司领导注重对公司业务流程整理和制度化建设，但是在实际工作中没有对每个部门的工作进行流程化设计，导致可操作性性或传递方式不流畅，很多制度流于形式。

（一）货币资金控制现状货币资金因其流动性和变现性的特点被视为风险性最高的资产，G公司目前的货币资金控制现状如下：（1）货币资金授权批准。根据《内部会计控制规范——货币资金》的要求，严禁未经授权的部门和人员办理货币资金业务或直接接触货币资金，G公司的出纳人员为货币资金的经办人，而公司会计属于无权办理该业务的人员，由于历史问题或授权不明的原因，会计人员也可以接触管理现金。（2）是不相容职责分离。内部会计控制的理想状态是没有任何一件事情可以由一个人经手完成，而货币资金的管理中，G公司的会计人员既负责资金支出的审批，又可以经手资金的支出工作，这种不相容职责集于一人，使G公司的货币资金的内部会计控制存在着较大的风险性。（3）印鉴管理。根据内部会计控制的要求，公司必须加强银行预留印鉴的管理，财务专用章由专人保管，个人印章必须由本人或其授权人员保管，严禁一人保管支付款项所需要的全部印章，G公司的银行预留印鉴为公司法人印鉴和财务专用章。目前该公司这两枚印鉴由同一人保管，且公章也由这一人保管，严重影响了企业的货币资金控制。G公司的货币资金控制环节问题出现在限制环节，不相容职务分离环节和印鉴管理环节。

（二）销售及应收账款控制现状根据G公司的财务明细报表显示，该公司的坏账较少，不到公司年销售收入的0.6%，却存在一些未解决的疑问应收款，如G公司账面显示W公司欠款为3万元，但对账时W公司的回复是确实有收到这笔货，是公司财务却没有确认为应收账款，原因是未收到G公司的发票：G公司能够将相关的票据资料找出来，却不能找到W公司确认收到该货款发票的签收单据，经反复追查发现是发票未及时的到达客户手里，这种情况在G公司并非偶然情况，而是多次出现，若及时核对财务账目，尚可进行补救措施；若未能及时对账，结果就是客户只支付货款部分，而因为未收到发票拒绝支付税金部分，给G公司造成不小的损失。

（三）采购及应付账款控制现状G公司的采购及付款工作主要由公司采购部门负责，财务部门根据采购部门获得总经理批准的单据进行货款支付。G公司为商贸性质企业，一般是接到客户订单后再向供应商购货，目前G公司并非产品的直接使用者，对产品的质量检测停留在外观检测，仅有较少的产品送样至专门的检测机构进行检查，因此很多货物到了客户处，进入生产线后才发现质量问题，而此时采购货款已经付款给供应商，追讨货款或者索赔就较为困难。对于长期供应商，这一问题能较好的协商，而对于非固定非长期供应商，G公司就很被动，只能自己承担对客户的索赔工作而无法向供应商追讨赔款。

三、G公司内部会计控制完善对策

（一）货币资金内部控制制度设计

（1）货币资金的控制点。货币资金是企业流动资产的重要组成部分，具有流动性强，收支业务量大，比较容易发生损失，国家对企业货币资金有严格监督。货币资金的控制包括：货币资金的预算环节控制、货币资金收款环节控制、货币资金付款环节控制、货币资金日常管理控制、货币资金账务处理环节的控制和货币资金检查分析环节的控制。对于G公司而言，其货币资金控制需要加强的主要是货币资金日常管理控制和货币资金的付款环节控制。企业货币资金日常管理控制的目标是确保货币资金安全完整，保持企业货币资金的最佳持有量，一般企业通过盘点、核对、监控等手段实现这一控制目标。货币资金付款环节的控制目标是确保付款过程中资金的安全准确并最大限度地利用付款条件，企业应通过单据受理控制、支付申请控制、支付复核控制及办理支付控制实现这一控制目标。

（2）货币资金控制的重点控制流程。G公司很少使用现金进行收款，货币资金的收入管理基本规范，问题主要表现在现金和银行存款的支出事宜可以由一人全部办理，因此，需要对此流程进行规范。本文设计的G公司的货币资金控制流程图如图1所示：

图1　货币资金控制流程图

在图1中，对G公司财务部会计和出纳职责进行了明确划分，关键点如下：会计人员的职责范畴为对申请货币资金支出的原始单据进行审核，并对公司的货币资金进行账实核对，其方法分别为定期的现金盘点和银行对账，同时由其编制现金盘点表盒银行余额调节表；出纳人员的职责范畴为根据经过总经理审核批准的单据进行货币支出活动，同时对货币支出活动进行会计信息的记录，并负责对现金的保管工作。

（3）货币资金控制的管理制度。在图1的基础上，本文对G公司的货币资金控制进行相关的制度设计，主要包括货币资金的管理制度设计和印鉴管理制度设计。一是G公司货币资金管理管理制度。具体如下：G公司的货币资金由本公司财务部管理；公司的现金资产由公司出纳人员保管，其他人员不得接触现金资产；公司的银行存款、应收票据、短期证券等货币性质资产由出纳人员在取得授权后负责具体的收支事项，其他人员不得办理；公司货币资金的支付活动需要经过以下步骤方可进行：业务部门首先提出申请，包括付款申请和报销申请；财务部会计人员对用款的合理性及票据的合理合法性进行审核，通过后交总经理审核；总经理批准并通过后可以进行货币资金的支付活动；公司会计人员必须每月对公司的现金资产进行盘点，对银行存款进行清查，对其他货币性资产进行检查，并编制现金盘点表，银行存款的余额调节表盒其他货币资产的清查表，编制完成后报送总经理存档。二是G公司的财务印鉴管理制度。具体如下：本公司的财务印鉴包括财务专用章、发票专用章、及法人章，公司在银行的预留印鉴为财务专用章和法人章；公司财务专用章由公司出纳职位管理，发票专用章由对发票进行复核的人员管理，法人专用章由法人指定人保管，财务专用章和法人章不得由同一人保管；获得总经理授权的文件，方可同时使用财务专用章和人章；财务专用章、发票专用章及法人章单独使用时需管理人员登记备案；如需将财务印鉴带出，需有携带人请，获得部门主管批准后方可执行。任何人不得将财务专用章和法人章同时带出。印鉴保管人离开工作岗位超过1天时间的，需对所保管印鉴办理交接手续，但财务专用章保管人和法人章保管人不得相互办理代管理事项。

（二）销售及收款内部会计控制制度设计

（1）销售及收款的控制点。销售业务的运行环节比较复杂，涉及企业多个部门，对于商贸型公司几乎涉及到企业的所有部门，外部则涉及到供应商、运输商，因为涉及部门多，所以控制难度较大，也易产生舞弊现象。销售及收款控制的目标包括保护企业有关资产的安全与完整，保证销货折扣措施恰当，销售退回处理合理和正确合理地处理相关的会计信息。销售及收款环节的控制点包括：销售计划控制、销售订单和销售合同控制、客户信用控制、交货控制、贷款结算及收款控制、销售调整控制、销售退货控制等。

本文重点关注的流程是G公司在销售及收款环节中，票据传递对收入确认的影响（见图2）：G公司在销售订单确认后，由仓库管理人员向物流部门提交货物，物流部门获取将发运产品后向财务部申请取得相应的发展，物流部门向客户发出货物及发票；收入的最终确认，以客户对收货单据和发票签收单据的回签确认认为前提，这样可以避免今后收款活动中的纠纷。

图2　收入确认流程图

（2）销售及收款环节的控制制度。收入的确定是企业收款，保证自身利益的前提，针对现有流程，制定相关制度如下：G公司收入确认管理制度。公司的销售及收款管理由销售部门，财务部门共同管理，销售部门对销售货款的回收负最终责任，仓储部门，物流部门共同参与销售流程；销售部门根据订单审批制度，向仓储部门提交经审批的有效销售订单；仓储部门根据有效销售订单备货，并对规定时间内向物流部门提交订单所需产品，货物交送时相关经手人需进行交接签收手续；物流部门在收取将发送产品后，在系统中完成交货手续，提示财务部门开具相应的确认收入的增值税发票或者形式发票；财务部门在物流部门提示后进行开票活动，国内贸易开具增值税发票，对外贸易出具形式发票，并将发票传送至物流部门，发票传递时需同时提交发票签收单。物流部门对所收取发票进行签收；物流部门将装备好的货物及发票安排运输，保证及时送抵客户处，并及时获取客户的签收确认函；对于客户确认并签收的产品，财务部门根据签收单据最终确认收入和应收账款，对于客户提出质疑的产品，进入协商或退货处理流程。

（三）采购及付款内部会计控制设计

（1）采购及付款的内部会计控制点。采购环节是企业运营当中的关键环节，根据经验统计，采购环节的成本每降低1%，企业利润会增加5%甚至更高。采购及付款环节的控制目标是：保证采购与付款业务会计核算资料真实准确，保证采购物资安全完整，保证采购与付款业务合规合法，保证采购活动经济合理。其关键控制点包括：一是申购环节。申购和审批环节岗位分设，职责分离；申购和审批必须有一定的标准。二是采购环节。包括供应商的选择，采购价格的控制，合同的谈判及签订，订单的生效四个环节的控制。三是验收环节。验收环节必须独立于申购，采购环节，必须确定验收标准，并有严格的验收流程，编制验收凭证。四是付款环节。包括应付账款的审核和记录，采购部门的付款申请，财务部门的审批，负债人审批，会计记录以及与供应商的对账活动，出纳的付款安排。五是违约环节。主要是针对供应商逾期交货，延期交货，货物短缺，质量不合格以及运输商故障等各个环节的控制。六是账务处理环节。包括应付账款，应付票据和预付账款的记录。对于应付款项的确认，必须有采购凭证、验收凭证、实物凭证等各项凭证的传递及记录。最后汇入会计部门进行核算与付款。

（2）采购及付款环节的重点控制流程。如图3所示，G公司在采购及付款环节的最大漏洞在于验收及违约环节的处理，由于没有专业的验收人员，也未设置验收流程，所以对货物的质量把握不确定，经常出现产品送至客户后才检验处质量问题，而且由于客户直接和销售部门沟通，销售部门与采购部门之间的沟通完成后，采购部门因为缺少流程控制，不能将信息及时传递到财务部，使公司出现按期支付不合格产品的贷款，造成公司损失。本文对G公司在采购及付款环节的控制重点关注出现违约情况的货款支付。

该公司的采购及付款环节，有三个重要控制点：产品的验收，公司应该着重加强产品的验收工作和验收流程控制，以尽可能减少货物销售后产生的质量纠纷；会计信息的记录：即应付账款的确认，必须由入库单，验收单和发票三项单据同时具备方可入账；对于销售后产生的质量问题。必须由客户提供投诉证明，由采购部门和供应商协商，再将相关资料及时送交财务部，进行会计信息的记录，以保证付款的经济性。

图3　采购及付款环节控制图

（3）采购及付款控制制度。本文着重与产品验收环节，质量纠纷环节的制度制定：一是产品验收制度。公司需设立专人对产品进行质量检测及验收，验收人员独立于采购部，物流部，仓储部和物流部；公司应针对占公司销售比重较大的产品建立质量合格标准，验收人员以此依据对产品进行检测，对于非常规产品，超过一定金额或比重的，采用送专业检测机构的方式检测；验收单据包含的内容应包括：产品规格，数量，到货时间等指标，与采购合同进行对比，并给出明确的验收建议；验收合格的产品方可交仓储部门办理入库手续；验收人员确认质量合格的验收单据，是财务部记录应付账款的必备原始单据。二是售后质量纠纷管理制度。对于验收中不能检验而需要在客户使用后方能发现的质量问题，使用售后质量纠纷管理制度；产品交客户，经客户使用后发现质量问题的，需要客户填写质量投诉书，投诉书内容包含：产品名称，规格，型号，批次号以及具体的质量瑕疵；客户投诉书由物流部门管理，物流部门在收到客户投诉书后应将相关的产品信息及时传递至采购部，采购部门与供应商进行协商，并获取供应商协商书，协商书的内容应包含：采购订单号、产品名称、规格、型号、批次号，对质量不合格产品的处理方案；扣款金额等具体信息，并需要双方签章认可；采购部门将获取的供应商协商书，分别报送物流和财务部，财务部据此进行会计信息记录。

［1］李连化：《公司治理结构与内部控制的链接与互动》，《财会月刊》2010年第9期。

［2］赵建新：《内部控制会计设计的理论分析》，《会计之友》2011年第11期。

（编辑杜昌）