编辑过程中办公自动化小工具的应用

2016-12-07许姝韫

学报编辑论丛 2016年0期

许姝韫，叶敏

(《南京理工大学学报(自然科学版)》编辑部，南京210094)

大部分时间，科技期刊编辑需要在安静的环境中默默地编校，有时也会感觉相当枯燥。自动化工具就像编辑的伙伴，可以帮助编辑检验工作效果，提出意见，实现互动。在工作过程中，编辑们研究了一些自动化编辑方法。李国琪[1]认为科技期刊编辑的自动化、网络化、数字化非常重要，乔春秀等[2]开发了一种全新的科技期刊标准化编辑检测系统；利用Word的宏程序，王红剑等[3]进行自动编校，刘铁英等[4-5]进行作者单位名称快速修订并创建“量和单位”窗口，游中胜等[6]实现编校信息快速查询，高爱英等[7]实现自动更正批量处理；陈竹等[8-10]研究了Word的图形编辑功能，佟建国等[11]研究了用Word编排科技期刊的方法，王景周等[12]用Word 2007和Windows画图工具解决PDF文件校对问题。自动化工具的使用使编辑工作变得更轻松有趣，也有助于提高编辑质量。

利用Word的宏程序，由于涉及编程，有一定难度。目前大部分期刊还是用方正系统排版，用Word排版的比较少。本文根据工作经验，按照编辑流程，总结了Microsoft Office Word、1Checker、NoteFirst、Adobe Acrobat、Beyond Compare 5种自动化工具的使用方法。这些工具都可以在网上下载，使用方法也很简单，像编辑的朋友，帮助编辑减轻工作量，也与编辑对话，让编辑工作少一分寂寞。软件运行环境为：500 MHz或更快的CPU；至少256 MB内存，建议512 MB以上内存；支持1024×768或更高分辨率的显示器；Windows XP(SP3)、Windows Vista(SP1)或Windows 7操作系统等。

1 Microsoft Office Word

Microsoft Office Word是微软公司的一个文字处理器应用程序。在编辑时会遇到.docx文件无法打开的问题，是由于Word 2007使用.docx新文件格式。Windows系统的Word 2000-2003用户可以安装 1个名为“Microsoft Office兼容包”的免费插件打开、编辑以及保存新的 Word 2007文件。

在论文退修过程中，最常用的是Word的批注功能，用于提示作者需要如何修改内容。在Word 2007窗口中切换到“审阅”功能区，选择“新建批注”即可插入批注框，然后在批注框中输入内容。

有的编辑会选择“修订”模式，让作者能区分编辑的每一处修改，这种方法的优点是对所有的修改作者都能了解，有不同看法可以及时提出，缺点是页面变得过于杂乱。在 Word 2007窗口中切换到“审阅”功能区，点击“修订”选项即可。

有的作者使用的关键词在全文中不统一，编辑采用“查找” “替换”功能可以统一论文中的关键词，如研究方法、参数名称、英文缩写等。在Word 2007窗口中切换到“开始”功能区，点击“查找”即可显示“查找和替换”对话框，在“查找”框中可以输入需要查找的内容，在“替换”框中可以输入需要将其替换成的内容。

在Word 2007文档中经常会看到在某些单词或短语的下方标有红色、蓝色或绿色的波浪线，这是由Word 2007中提供的“拼写和语法”检查工具根据Word 2007的内置字典标示出的含有拼写或语法错误的单词或短语，其中，红色或蓝色波浪线表示单词或短语含有拼写错误，而绿色下划线表示语法错误。在Word 2007窗口中切换到“审阅”功能区，单击“拼写和语法”按钮，弹出“拼写和语法”对话框，逐条显示提示的错误，编辑可以选择忽略或修改。

2 1Checker

1Checker[13]是一款免费的英文校对软件，具有 4个功能：即时校对功能，1Checker能够即时检测并修正拼写、语法和样式错误；专业解释功能，1Checker对于每一处检测到的错误都提供解释；智能润色功能，基于语境学习技术，1Checker可以用它的“智慧”提供更好的措辞和润色建议；渐进式提升功能，用户中心会完整地记录用户所有的历史修改和文章统计。

在进行英文题名、摘要、关键词和参考文献编辑时，编辑会更加认真，但是由于英文并非编辑的母语，更容易出错。特别是众多专业词汇，更让人伤脑筋。这时编辑可以打开1Checker，让它对英文再检查1遍，1Checker可以提出一些拼写和语法错误，但有时它的提示也会出错，编辑此时也可以放松一下，体会到机器智慧毕竟低人一等的优越感。结合使用 Word的“拼写和语法”检查工具，再加上编辑的修改，等于三重保险，用来保障英文题名、摘要、关键词和参考文献的编辑质量。图1为1Checker的检查结果页面。

图1 1Checker检查结果页面

3 NoteFirst

NoteFirst[14]是新一代网络版文献管理软件，其核心功能是帮助作者高效地利用数字文献资源：检索并管理所获得的文献资料；在撰写论文时自动插入引文，并且按照不同的期刊格式自动形成文后的参考文献列表。NoteFirst由西安知先信息技术有限公司研发。

科技期刊购买NoteFirst的参考文献辅助编校系统。在安装后首先设置本刊文献式样，然后对引文进行初审或复审。引文初审：只对文献格式进行修订，不通过数据库进行文献正确性的比对；引文复审：不仅进行参考文献格式上的修改且通过数据库比对进行参考文献正确性及缺失项的修改和补充。在引文复审报告中，被红色横线划掉的为原始文献，改为蓝色的为修改无误的文献，绿色的为格式无缺项，但软件无法判断内容正确性的文献。NoteFirst可以减少编辑的工作量，编辑可以逐条阅读NoteFirst的引文复审结果，对正确的予以采纳，对错误的再进行加工。图2为NoteFirst运行页面，图3为NoteFirst引文复审结果。

图2 NoteFirst运行页面

图3 NoteFirst引文复审结果

4 Adobe Acrobat

Adobe Acrobat[15]是由Adobe公司开发的一款便携式文档格式(portable document format，PDF)编辑软件。论文由方正系统排版后，一校稿为PDF文件。编辑可以通过网络直接将一校稿发给作者校对。Adobe Acrobat具有添加注释功能，图4为Adobe Acrobat注释页面。图5为Adobe Acrobat注释栏。

图4 Adobe Acrobat注释页面

图5 Adobe Acrobat注释栏

图5中的10个图标按照从左至右、从上到下的顺序分别为附注工具、高亮工具、附加文件工具、录音工具、添加图章工具、在光标处插入文本工具、替代工具、删除工具、下划线工具、对文本加附注工具。利用这些工具，编辑可以对作者提出问题，也可以对PDF文档进行修改。通过PDF文件的网上传输，可以大大缩短一校稿的校对时间。

5 Beyond Compare

Beyond Compare[16]是一套由Scooter Software推出的软件，主要用途是对比2个文件夹或者文件，并将差异以颜色标示。黑色表示左右两侧的文件(夹)是一样的，蓝色表示右(左)侧是完全没有的，红色表示两边都有这个文件(夹)，但不完全相同。在出清样稿时，会与校对稿有少量修改，为了确认清样稿与校对稿的其他部分都是相同的，可以用Beyond Compare对比1次。在校对总目次时，需要将总目次与每一期的目次进行对比，用Beyond Compare进行对比，方便又快捷。当然，编辑还需要通读1遍。