搭建平台服务学生引领成才——论以就业为导向的秘书专业核心能力培养机制

张伟芳



搭建平台服务学生引领成才
——论以就业为导向的秘书专业核心能力培养机制

张伟芳

【摘 要】学生就业率是考评学校人才培养的一个重要指标，也是检验学校人才培养是否符合社会需求的一个重要标志。我们文秘专业85%的毕业生是在中小企业就职，随着社会的发展，中小企业对秘书职业技能要求呈现不断提高的态势。因此，培养符合中小型企业岗位需求的秘书人才，是当下文秘专业培养的重要标准。

【关键词】就业率 文秘 培养

一、现代中小企业对文秘人才的要求

为了了解秘书人才的能力要求，我们对毕业生及用人单位进行了调研。调研结果显示，文秘专业需求的岗位主要有董事长秘书、总经理秘书、人力资源助理、行政办公室文员、销售部秘书、各部门秘书助理文员、运行秘书、前台接待等。

在对秘书专业的能力调查中，企业秘书主要承担办公自动化、辅助决策、日常综合管理、协调沟通、活动或会议组织等工作。因此，秘书必须具备胜任这些工作的能力。

企业希望秘书人才应该具备的综合能力有：人际沟通能力、日常管理能力、人际沟通能力、执行能力、组织协调能力、团队合作能力、信息综合处理能力等。其中企业最重视的能力主要有：人际沟通能力、语言表达能力、日常管理能力、信息综合处理能力、辅助决策能力。而这五种能力应是现代秘书必须具备的专业核心能力。现代秘书只有具备一定的专业核心能力才能在激烈的社会竞争中站稳脚跟，工作才能得心应手。也才能真正成为领导的助手，为领导分忧解愁。

二、秘书专业的核心技能

专业核心技能，是衡量专业毕业生完成某项实际岗位工作的能力，是一种实际工作能力。是专业基础知识和基本技能在某一职业领域里的综合应用。根据企业需求的能力，我们认为现代秘书应具备的核心技能具体表现如下：

（一）辅助决策能力

秘书工作千头万绪，但概括起来无非是办文办事和参谋服务。工作的显著特点在于“参”和“助”，其全部工作和全部活动应该是也只能是服从和服务于领导工作和领导决策。

秘书辅助有两层含义：一是辅佐领导制定决策，二是辅佐领导的行政工作。辅佐领导决策参谋，在参谋中体现服务。秘书在全面领会领导意图的基础上，协助拓展、深化和完善领导意图。发现领导现领导意图中有某些不周全、不完善的地方，就可以根据自己所掌握的丰富材料，协助领导加以补充、完善，使领导意图至完整、更全面；如果在贯彻领导意图中发现某些新情况、新归题，就应及时通报信息、反映情况，协助领导进一步拓宽思路优化目标，深化决策意图等等。这些工作拥有秘书人员的创造性劳动和“智力投入”。

辅佐领导工作重在服务，在服务中贯穿参谋。秘书的辅助活动则要贯穿于从决策产生到决策实施的全过程。在形成决策的过程中，秘书辅佐活动主要是调查研究和综合服务；在实施领导决策中，秘书辅佐活动主要是信息反馈和跟踪服务。秘书的辅助决策需要具备多种能力素质，其中最主要的是发现问题的洞察力，由表及里的分析力，兼收并蓄的综合力，把握未来的预见力和运用自如的表达力。

（二）表达能力

秘书工作是“四水”工作，即“磨脑水、喝墨水、流汗水、没油水”其中的“磨脑水、喝墨水”就要求我们要努力提高我们的口语表达水平和写作水平。作为秘书要经常说话，汇报情况、上传下达、组织协调等工作，均要用语言进行表达。表达能力的高低，首先取决于他的思维的敏捷和思路的清晰程度。思维敏捷，来自于人的丰富的知识结构。也就是说，头脑里面有“东西”才能做到“腹有诗书气自华”。掌握的知识越多，讲话的时候思维就会越活跃，越敏捷。好口才也越来越被认为是现代人所应具有的必备能力。

除了口语以外，还要有扎实的文字功底，熟知各种应用文体的格式和写法。随着企业办公自动化水平的提高，对秘书人员的书面表达提出了更高的要求，不仅要求秘书具备一般的书面表达能力和写作技巧，还要掌握各类应用文体的电子格式。

（三）执行能力

为减少成本、提高经济效益，现代中小企业办公室大都职能多、人员少，办公室是企业的“都管部”。一位企业主管认为，执行能力强弱是事业取得成功的关键。职场人士较强的执行力是完成繁琐日常工作的保证。

衡量执行力的标准就是能否按质按量地完成自己的工作任务。秘书执行力的强弱主要取决于两个要素——个人能力和工作态度，能力是基础，态度是关键。要提升个人执行力，就要在工作中不断摸索、总结来提高自身素质。同时，还要端正工作态度，对待工作，时时刻刻、事事处处体现出服从、负责、敬业的精神。做到交办的任务不拖延，干就要干成，干就要干好。

（四）沟通协调能力

团队协作精神与沟通协调能力越来越为民营企业所重视。企业往往需要那种沟通能力强、性格随和，企业内外有关人员协调能力强的人才。秘书较强的人际沟通协调能力，不仅可以处理好领导成员之间的关系，还可以与各职能部门和睦共事、顺利开展工作。秘书“媒介”作用的好坏直接影响到单位整体目标的实现。

（五）信息处理能力

决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。在决策目标的拟定和确定过程中，秘书发挥着信息收集的功能。为企业领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息。另外，企业秘书还必须为领导提供经济信息服务，及时地收集、处理与企业生产、销售等方面有关的信息，国家宏观调控方面的信息，经济发展动向方面的信息，企业生产经营方面的信息等。帮助领导了解市场的信息，把握经济发展的方向，才能使企业在市场竞争中立于不败之地。

三、秘书专业核心能力的培养途径

要真正使培养的人才走上岗位能做到与社会无缝对接，秘书专业在人才培养上，需要整合各方面力量，将第一课堂、第二课堂、社会实践教育结合起来，建立课堂、校园、活动、企业多方位一体的培养模式。学生将学习与工作实际相结合，在学习中勇于实践，在实践中不断学习，实现了从理论到实践再到理论的飞跃。具体培养方法如下：

（一）第一课堂教学

课堂是专业核心能力训练前的一种认知准备。核心能力的养成需要有一种外部氛围的引导和激励。需要在所有专业课、专业基础课程中融入专业核心能力培养的内容，把传统的知识体系的课程结构转变为学生能力体系的课程结构。按学期开设，设计与能力要素相匹配的课程，并进行强化能力项目的训练。

另外，选修课应成为专业核心能力养成的延伸和拓展平台。精心设计选修课程，推行能力“模块化”的公选课，学生一般在学校不同能力模块的公选课中各修一门课程。除此之外，还要引导学生广泛涉猎不同学科领域，拓展知识面，优化学生知识结构，增强学生的社会适应力。

（二）校园文化活动

校内仿真实训是提高秘书专业核心能力行之有效的一种方法。充分利用学生的社团活动、校园文化的引导、专题教育等渠道向学生渗透专业核心能力，并设计和组织相应的培训项目和实践活动。实现以活动促学，以学来提高专业能力。从而激发学生的专业学习兴趣，引导学生的学习态度，提升学生的能力。

我们要积极组织、扶持和引导相关学生社团（如计算机和网络应用协会、诗歌协会、辩论社、演讲协会等）的建设。社团活动丰富学生的课余文化生活的同时，也培养了大学生的能力，如团队协作能力、应变能力、沟通表达能力、组织协调能力、问题解决能力等核心能力，为专业核心能力的养成起到一定的促进作用。

另一方面，适时举办各种竞赛和活动（如辩论赛、演讲比赛、模拟招聘、文书写作比赛、秘书技能大赛、计算机技能大赛、模拟公司实训、英语口语演讲比赛等活动），调动学生的参与热情，让学生学会组织各种类型的活动，从而锻炼他们的组织能力、沟通能力、调整控制、获取信息等能力。

另外，通过开展各种调查、成功职场人物的讲座、优秀毕业生经验介绍等形式，让学生了解市场需求的专业技能和核心技能的关系，开始重视核心技能的培养和提升，并在实践活动中努力提升专业能力。

（三）社会实践教育

社会实践是培养学生专业能力最重要的途径。实践教育体系致力于培养学生的实践能力，提升专业综合素质，从而增强学生的社会适应力。我们根据学生的成长规律和不同阶段的培养任务，按照“系统规划、分层实施”的原则，制定各年级切实可行的实践活动菜单，真正使学生将知识转化为能力。

在实践内容上，一年级学生以认识实践为主，鼓励学生参与实习企业单位安排的工作，重点是培养学生的实践意识、动手能力、培养学生的沟通交际能力。二年级学生以办公自动化为主。充分利用学校、合作的企业提供的支持，让学生在企业办公室和学校各系部办公室参与岗位体验实习，学生在真实的工作环境中独立进行训练，这不仅提高了他们的岗位操作能力，而且在实践中培养学生执行能力。三年级学生以增强秘书实务和技能的专业能力为主，学生分配到实习企业单位的办公室，顶班处理秘书工作。在较短的时间内强化训练，学生边学边做，从而夯实他们的专业知识，使学生熟练掌握秘书办事技能。四年级毕业班学生的社会实践进行实际工作环境的岗位体验。经过前三年的实践锻炼，学生对实际工作大都能较快适应，在具体的岗位，能快速、全方位提升他们的综合能力，顺利适应社会的需求。

考核标准上，针对不同年级，制定出不同能力要求的考核标准。一年级主要考查学生参与实践活动，保质保量完成任务的能力。二年级主要考查学生熟练使用办公自动化硬件设备的能力，熟练掌握文档处理、掌握表格和演示文稿处理、信息检索等基本技能和常用操作。三年级重点考核学生的秘书工作综合处理能力，特别是专业核心技能的掌握程度。毕业班实践活动无论从内容还是形式上分散度较高，主要通过对实习企业的沟通来了解学生实践过程中的能力体现，结合毕业生鉴定来完成考核。能力要求的考核方法，有利于社会实践的长期化、层次化进行，也有利于学生能力的养成。

为了切实提高学生的专业技能，掌握核心技能，我们要利用一切有利资源，改革实践模式，拓宽实践渠道，认真开展实践教学活动，培养适应市场经济需求的秘书人才。

参考文献：

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［2］李明伦．秘书辅佐方略［M］．太原：书海出版社，2001．

［3］沈建红．民营企业对文秘专业人才的需求［J］．教育与职业，2005（16）．

［4］朱俊霞．2009年苏州地区文秘专业人才社会需求调查［J］．职业时空，2010（1）．

［5］周泽民．论应用型本科教育专业核心能力及其培养［J］．常州工学院学报（社科版），2009（8）．

（作者单位：江苏省常州市常州工学院人文社科学院）

作者简介：张伟芳（1972-），女，汉族，江苏武进人，硕士，常州工学院，副教授，研究方向：汉语史、方言。