浅析现代企业文秘职能的培养

文／中科铜都粉体新材料股份有限公司行政事务部　杨静

浅析现代企业文秘职能的培养

文／中科铜都粉体新材料股份有限公司行政事务部杨静

随着社会主义市场经济的不断完善，现代企业制度也在不断建立，企业文秘的职责也更加艰巨。在新形势下，对企业文秘的要求也越来越高，对于其个人工作能力等要求更加严格，要求文秘努力向复合型人才发展，不断提高自身的业务水平。因此，需要结合现代企业文秘的工作特点来培养文秘的工作技能素养。

企业；文秘；职能；培养

一、引言

随着现代企业制度的逐渐完善，企业领导者逐渐意识到了文秘工作的重要性。文秘逐渐成为参与企业管理的特殊助手，对于企业的运作具有一定影响。在现代企业内，文秘不仅仅要辅佐领导管理日常一些琐碎的小事，还要参与到企业其他部门的管理，其与其他部门的关系非常重要，其作为企业核心部门的管理参与者，只有努力提高自身整体素质，转变观念，增强自身职能，成为企业发展要的人才，才能更好的为企业服务，进而推进企业的发展。

二、现代企业文秘的职责及素质要求

（一）现代企业文秘职责。企业文秘的工作职责很繁琐，要认真履行文秘职责，认真完成各项工作。首先，文秘需要对日常事务进行整理。需要文秘对办公室进行整理，不仅仅是对办公室清洁的打扫，更是需要文秘进行文件档案整理、科室联系等工作，为领导创造良好的工作的环境；要做好接待工作，从接待方案的制定到方案的实施都要准备妥当，既要考虑到企业规定和领导的想法也要考虑到来客的情况，保证接待工作有序进行；应辅助领导进行企业公文处理，合理处理公文，要根据企业规章制度进行处理，深刻贯彻企业精神，同时要保证效率；要开展企业调查研究，为领导确定方案提供基础，管理公司电话，向电话咨询者提供相应的信息、记录电话留言和转接电话。为领导撰写一些基础型文件，安排企业会议工作等。其次，文秘要完成信息的处理工作。文秘必须学会处理身边的一些信息，需要经常积累一些企业信息，为企业的发展提供信息保证，促进企业兴旺发展。最后，文秘要很好的处理人际关系。在复杂的企业工作中，要合理处理人际关系，协调各部门工作，通过良好的交际能力，促进企业协调发展。

（二）现代企业文秘素质要求。随着社会的发展，对于企业文秘的素质要求也在不断变化，现代企业文秘需要具备如下三项基本素质：第一，要有良好的身心。健康的体魄，积极乐观的心理素质、坚定的思想素质和品德修养。文秘工作需要消耗文秘大量精力和体力，需要有健康的身体作为工作的基础；由于文秘工作的枯燥、琐碎的性质，需要积极乐观、豁达的心态来保证工作的进行；同时，要有坚定的思想觉悟和高尚的品德修为，严于律己，有社会责任心。第二，要求扎实的业务素质。具有较强的处理业务的能力，熟悉工作流程，对于企业各岗位的职责及业务情况要熟悉了解，对于企业的相关政策及法律法规要熟悉，工作效率要高效，与领导的工作相协调，要充分的尊重领导，维护领导的威信。第三，文化及相关的素质要过硬。要注重对一些专业知识、社会知识的积累，陶冶自身的情操，不断提高自身的道德修养。

三、现代企业文秘职能培养

（一）文秘基础能力的培养。现代企业文秘必须有敏锐的观察能力和敏感性，提高文秘的观察能力，可以更好发现领导的需求，更好的体会领导的意思，更快的知道领导的想法，做到领导未行文秘先动，在领导想要进行下一步工作前将准备工作准备妥当，为领导提供最大的方便。现代企业文秘要充分担当起企业运作发展的桥梁，要恰当的沟通，把领导的意思准确无误的传递到企业各阶层。同时，现代企业文秘还要拥有快速记忆的能力，对于一些对领导有价值的信息要能立即记忆下来，为领导后期开展工作提供基础。文秘要充分发挥主动性，积极提高自身的基础能力。

（二）文秘专业能力的培养。现代企业文秘不仅在其基础能力要求突出，对于其专业能力也十分看重。现代企业文秘的工作需要其通过文字信息等方式进行传达，必须要有坚实的专业基础能力，才可以将领导对于企业建设的想法很好的总结，准确无误的传递给企业各部门。同时，要努力培养文秘对于一些计算机软件的使用，培养其操作能力，能够围绕企业发展的重点，充分发挥文秘的工作职能，确保将企业发展的重要信息向下传递。培养其筹备重要会议、总结工作的能力，提高工作效率，掌握必须的写作技巧，培养其各种应用文书的写作能力。

（三）文秘综合素质的培养。现代企业文秘还需要对其综合素质进行培养，从而发挥其助手的作用。首先要培养文秘的政治素养，要提高其对国家相关政策、法规的理解能力，能够熟练的使用法律法规，具有很高的政治水平。其次，努力培养其文化素质，将现代企业文秘培养成为经济型、事物型、参谋型和公关型的多方面发展的人才，兼备丰富的知识、良好的文化素质和办公能力，非常熟悉其所在企业的发展状况和前景，能够对企业的发展提出正确的建议。再次，对企业文秘的心理素质如善良、正直、坚强等进行强化，消除其在工作过程中出现的消极情绪，保证文秘的综合素质的提高。

四、结语

文秘工作对于现代企业越来越重要，企业健康的运转离不开文秘的工作。在竞争日益激烈的今天，更要重视对企业文秘工作职能的培养，从文秘的基础能力、专业能力以及综合素质入手，通过加强对文秘的培养，使文秘不断提高自身水平，并具备良好的价值观、人生观和世界观，充分发挥作为一名文秘的作用，为企业的发展贡献出自己的力量。

[1]蒋晓敏.浅析现代企业文秘工作的特征及工作方法[J].办公室业务, 2014(7).