浅谈高校档案信息化建设

王　磊（浙江大学档案馆，杭州　310028）



浅谈高校档案信息化建设

王磊
（浙江大学档案馆，杭州310028）

摘要：随着社会信息化和“数字化校园”的逐步推进，高校档案工作信息化建设已成为必然趋势。为了夯实高校档案工作的基础，更好的收集、管理、利用档案，推进高校档案工作，使高校档案工作更有深度、广度，必须重视高校档案信息化建设。本文分析高校档案信息化建设的必要性，提出高校档案信息化工作的建议。

关键词：高校；档案；信息化

0　引言

近年来，随着我国信息化建设不断推进，信息技术广泛应用，信息网络快速普及，高校的信息化建设快速发展，高校档案工作也面临着巨大的机遇和挑战。如何应对信息化带来的变化，进一步拓展档案工作发展空间，利用信息化为提升高校档案管理工作和服务工作，是我们亟待解决的问题。

1　高校档案信息化建设的现状

1.1高校档案信息化建设成绩显著

自从2000年国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中提出：“要坚持依赖科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程”，把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略性任务明确下来，全国各地高校均开展了档案信息化建设工作，许多高校投入经费，进行档案的数字化工作，部署数字档案管理系统。

1.2馆藏数字化资源量不断增大，但档案资源数字化比例不高

大多数高校已经开展数字化工作，但由于各种原因只能逐步推进。一方面存量档案数量巨大，数字化需要大量的人力物力，短时间内难以完成。另一方面新增档案还不能完全实现网络自动化采集归档，大多还停留在纸质件归档，手工著录的模式。

1.3数字档案管理系统重管理，轻服务

大多数高校的数字档案管理系统经过多年的使用已经比较成熟，但大多注重档案的管理，却不够重视服务利用。

1.4高校档案信息化投入不足

档案信息化工作需要经费作为保障，但高校档案部门长期处于学校发展的边缘化位置，学校对档案工作的重要性认识不足，档案工作的投入本身就不足，更何况档案信息化建设。同时档案工作作为学校的一项基础性工作，无法创收，只能依靠学校的行政拨款。

2　高校档案信息化建设的必要性

2.1电子文件日益增多，需信息化手段管理收集

传统的纸质公文归档到著录，然后扫描，最后归档的模式耗费大量的人力物力。目前高校的公文大多已通过电子文件的形式在OA中处理，通过信息化手段，探索电子公文的半自动或自动归档，可以提高档案收集归档工作的效率。

2.2档案数量日益庞大，需信息化手段进行管理，提升工作效率

新时代下，高校教育教学、对外交流等工作均不断发展，归档范围也不断调整，档案量随之不断增加，高校档案库房紧张，通过信息化手段一方面数字化保存档案，另一方面合理规划管理档案库房，从而更好的保存学校档案。

2.3利用服务要求日益提高，档案工作需要借助信息化手段提升服务

在网络信息技术不断发展的当下，传统的档案查询利用模式已经无法满足广大师生、校友对档案利用的要求，通过信息化手段，提升档案检索利用的效率、准确率，从而更好的提供档案利用的服务。

3　高校档案信息化建设的建议

3.1规范制度建设，制定明确目标计划

标准化是开展档案信息化建设的重要基础和必要条件，直接关系到档案信息化建设的成败和可持续发展。高校档案信息化工作应制定和完善适合自身发展、符合国家和地方相关标准的档案信息化建设规范制度。同时高校档案应制定切合实际的具体目标及计划，有序的推进档案信息化建设。

3.2依托全校信息化建设，强化档案馆基础设施

档案部门应向学校申请充足的资金，配置档案信息化建设需要软件系统、服务器、计算机等软硬件设施。档案部门应该紧跟学校信息化建设的步伐，充分利用学校信息化建设成果。例如可以借助学校网络信息中心的网络资源，可以租用学校网络信息中心机房或虚拟服务器备份资源，可以抓住学校其他部门开发信息化系统时进行系统级对接，可以借助学校公共平台推送档案服务等。

3.3加快数字化工作，强化档案信息资源建设

信息资源建设是高校档案信息化建设的一个重要组成部分，有条件的高校档案部门应该尽快的开展存量档案的数字化工作，存量档案数字化工作应优先考虑早期的老档案、利用率较高的档案。同时对于增量档案尽可能采取纸质、电子双套归档。

3.4稳重求快，逐步推出应用，提升服务

高校档案信息化建设应在推进档案管理系统建设的同时，逐步向师生推送服务，提高档案工作在校内的影响力。例如可以借助微信公众平台向师生推送档案工作相关信息，在校内提供档案查询的网上预约服务系统，在校内开发直接提供师生对部分开放档案的自助查询系统等。

参考文献：

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DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.11.232

作者简介：王磊（1981-），男，浙江杭州人，本科，研究方向：档案信息化。