科技查新的数字化管理和数据共享

赵昕晖，李建伟

（甘肃省科学技术情报研究所，甘肃 兰州 730000）

科技查新的数字化管理和数据共享

赵昕晖，李建伟

（甘肃省科学技术情报研究所，甘肃 兰州 730000）

科技查新事实型数据库项目的事实型数据库建设，加速了各科技查新机构在查新业务和管理方面数字化建设的流程，科技查新综合业务管理系统使用为用户提供了数字化的科技查新业务流程管理，体现了先进的管理思想，极大地提高了查新工作效率，在很大程度上降低了管理成本。系统集成了历史查新报告的数据挖掘整理功能，使历史查新报告可以进行数字化存档管理；同时也为科技查新事实型数据库提供了数据导出接口，为科技查新事实型数据库建设提供了有力的数据支撑和保障。。

科技查新;事实性数据库;数据导出

科技查新报告是科技信息机构或图书馆在科技查新服务工作中积累形成的工作成果，是一种新型的事实型数据资源，有着巨大的使用价值。

科技查新事实型数据库，是基于元数据的管理系统，需要联盟单位提供科技查新信息元数据，因此元数据的准确性，关系到以后的数据分析与使用。

如何对查新报告实施数字化精确流程化管理，和从历史查新报告里批量的获取需要有效查新信息，是本文讨论的重点。

1 历史科技查新报告管理存在的问题

全国各查新机构积累了大量的历史查新报告。历史查新报告往往需要专人管理，需要查阅历史查新报告时往往费时费力，而且无法对查新项目的学科类型、查新目的、委托单位等具有价值的信息进行深度数据挖掘分析。

2 科技查新业务数字必要性

随着科技查新报告在科研项目立项、科技成果鉴定、新产品研发、专利保护、专利分析、科技评估等方面的重要性日益突出，科技查新的工作量随之急剧增长，传统的查新工作方式已经能够不能够很好的满足查新客户的需求和科技查新项目的管理。

查新业务的主要流程为查新业务委托、业务受理、登记、分配、检索、撰写报告、审核、交付、统计、归档等。通过互联网技术和数据库技术的使用可以方便的实现以上业务的数字化和流程化管理。客户只需要在能上网的电脑前，就可以很方便的填写查新委托给查新机构，查新机构通过查新业务管理系统就可以实现查新业务受理、登记、分配、检索、审核、交付的数字化流程。

3 科技查新综合管理系统应用典型案例

甘肃省科学技术情报研究所作为甘肃省科技工作的一个重要部门，从2004年起，通过调研科技查新行业的相关单位，针对管理中存在的问题，研发了“查新业务综合管理系统”应用于科技查新业务的精确化和数字化管理。并在实际应用中取得了良好的效果，该系统目前应用广东省科学技术情报研究所、浙江大学图书馆、浙江省科技信息研究院等全国十余家科技查新机构。

3.1 科技查新业务的精确管理

3.1.1 查新委托的数字化管理

委托客户先在网上注册，或登录已有账号，登录后填写并提交委托单。查新管理人员登录客户端系统进行业务受理，根据查新员当前手中查新量的情况将委托单分配给查新员，或者委托客户直接将委托单提交到某一位查新员。在查新员查新之前，委托客户还可以下载、修改委托单。

3.1.2 查新流程数字化管理

针对查新机构不同人员的工作需要,如查新员、审核员、档案管理员、查新机构主管等,设置不同的用户使用权限,实现查新项目的分层次管理。主要的权限有：系统维护，课题审核，业务统计，财务统计等。

3.2 精确丰富的统计功能

通过统计功能的使用，可以方便的以日期为节点统计时间段内的委托数量和委托分布，并能看到课题的完成情况，和查新员的工作业务量统计，方便查新管理人员及时调整分配查新任务，协调工作。如图1、图2所示。

图1 课题统计功能

图2 业务量统计

3.3 历史报告导入

通过采用文本挖掘方法，编写了文本批处理方法，可以从历史查新报告中精确抽取报告编号、项目名称、委托单位、委托人、委托日期、查新目的、项目的科学技术要点、查新点、查新范围、检索词、查新结论这些内容。

同时将历史查新报告也一并存入系统数据库中，方便统计例如：2005年的历史报告导入系统后如图3所示。

图3 历史报告导入

3.4 事实型数据导出

系统对于需要提交到事实型数据库的项目，可以方便的由系统批量导出上报格式数据。如图4所示。

图4 事实型数据库上报数据导出

3.5 为科技查新事实型数据库建设提供了优质元数据

通过使用该系统的查新委托，可以精准的将科技查新事实型数据库所需要的元数据信息保存在查新综合业务管理系统的数据库中，并集成智能接口可以方便的与科技查新事实型数据库做到数据共享。如图5所示。

图5 科技查新事实型数据库元数据汇总上传表

3.6 智能化查新报告模版

通过使用查新模版，可方便的控制查新报告格式，将查新委托内容智能化填入报告模版中大大降低了查新员的工作量。如图6所示：

图6 科技查新报告自动套用模板

3.7 查新质量控制

通过对查新项目的查新主题与查新点的分析与把握，检索词及检索策略的全面性、准确性；查新检索结果对比分析的针对性、可比性、准确性；查新结论的客观性、公正性、逻辑性、准确性和决策参考性；结论部分背景论述的相关性、针对性：查新报告的表述层次规范化与简洁、流畅性六个方面由审核员进行评分，可以对查新员的查新质量进行监督。如图7所示：

图7 查新员查新质量控制

4 结语

通过科技查新事实型数据库项目的事实型数据库建设，加速了各科技查新机构在查新业务和管理方面数字化建设的流程。科技查新业务管理系统的使用为科技查新工作和科研管理提供了有力的保障， 体现了先进的管理思想，极大地提高了查新工作效率，使得业务的可操作性、实用性、可追踪性以及直观性等大大增强，在很大程度上降低了管理成本，提升了项目监控能力等特点，已经被浙江大学图书馆、安徽科技情报研究所等20余家查新单位应用。该系统为辽宁省科学技术情报研究所、浙江省科技信息研究院、广东省科学技术情报研究所，安徽科技情报研究所等多家单位的历史查新报告提供了数据抽取整理，在短时间内，处理了近十万份查新报告的元数据整理抽取工作，节约了科技查新事实型数据库共建联盟单位的时间，按时完成了数据的整理上传，保证了科技查新事实型数据库的建设工作的顺利完成。同时该管理模式的应用全面提升了查新业务效率和管理水平，使查新管理水平迈上了一个新台阶。

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