浅谈高校教学档案管理的特点、问题及对策

2016-11-26何雪华

长江丛刊 2016年9期

关键词：特点档案管理问题

何雪华

浅谈高校教学档案管理的特点、问题及对策

何雪华

【摘要】教学档案是教学实践及教学管理中形成的具有保存价值的文件材料总和。教学档案管理是高校管理的重要内容，能够为教育教学及研究、查询、使用等提供原始材料的支持。

【关键词】档案管理特点问题对策

一、特点

一是专业化、多样化的统一。教学及教学管理都具有很强的专业性，且比较系统复杂，故此，教学档案也是比较专业和复杂的。不仅教学计划、教案、教材等纸质的教学材料，而且还有音频、视频、幻灯片、课件的教学音像资料。不同学校、不同专业、不同课程设置、不同教学内容与方法，且专业性很强，故此，教学档案管理也具有很强的专业化和复杂化。二是系统化和周期化的统一。教学档案内容结构具有很强的系统性，教学档案与教学实践、管理等各个环节都具有密切的关系，并按照一个特定的时间段进行系统整理归集，故此，教学档案管理是系统性与周期性的统一。三是分散化与集中化的统一。教学业务与管理具有各自的分工，很多教学材料都分散于各教学部门，同时，又要求高校档案部门必须集中保管和使用教学档案，这就是教学档案管理的分散化与集中化的统一。

二、主要问题

（一）管理人员素质不高

一是专业人员不多。高校档案管理人员主要是兼职人员，有的是教学秘书兼任的，有的是聘请的较少家属。管理队伍流动性较大，不够稳定，容易影响高校教学档案管流动持续性。二是缺乏专业知识技能。对档案管理人员的日常培训不到位，没有形成常态化和长效化机制，导致教学档案管理工作效果受到一定的影响。

（二）管理制度不完善

一般高校都制定了教学档案管理制度，但是制度缺乏系统性和完整性，对归档、查阅、登记等方面的要求不够细致和严格。

（三）材料收集难度大

教学管理人员缺乏档案管理意识，日常收集档案材料不及时，有的只有文字资料，而缺乏音像资料，影响了档案的完整性。有的教师对档案工作不够重视，认为档案交由档案管理部门比较麻烦，存在一定的消极思想和抵触情绪。

（四）管理不够重视

一方面，领导重视不够。有的高校领导对教学档案管理不够重视，一般抱着可有可无的态度，从而导致教学档案管理的人财物投入力度不够。另一方面，有的高校只重视教学科研，而在教学档案管理方面的投入力度较小，导致档案管理设施设备条件较差，档案资源收集整理也不够及时准确全面，影响了档案的保管。

三、狠抓高校教学档案管理

（一）狠抓教育培训，提高档案管理素质

一是选好档案管理人员。高校应积极拓宽档案管人员进入渠道，把好档案管理人员入口关，将专业知识技能过硬、管理经验丰富的优秀人才引入到教学档案管理工作队伍中来。特别应提供档案管理人员的经济待遇、生活待遇和政治待遇，用优越的待遇吸引人、激励人。二是加大教育培训力度。根据档案管理的实际需要，要科学制定教学档案管理人员培训计划，坚持教育培训的常态化和长效化，使档案管理人员的业务能力和综合素质得到不断提升。

（二）完善档案管理制度，建立健全长效机制

一是构建管理责任体系。建立健全教学档案管理制度，科学制定教学档案建设规划，明确档案管理目标，并要明确教学档案管理员的责任、权力的具体范围。将档案管理责任细化分解给每位教师、教学管理者和档案管理员，教师要负责将自己教学实践和教学研究中形成的教学档案资料及时收集整理，定期交由给档案管理员。档案管理员则要做好统一汇总整理和存档。二是加大检查考核力度。学校要安排专人对教学档案管理情况进行定期检查、评比和考核，促使广大教师和档案管理人员的档案管理意识不断增强，通过收集整理、分类归档等，确保档案管理规范有序进行。通过抽查检查，能够及时发现问题，这样能够对档案工作起到有力地促进作用。

（三）做好资料收集整理，力求完整齐全

一是加强档案收集。高校应加强对所属院系档案工作的指导检查，档案室应深入各个教学部门，将教学档案文件及时收集整理，明确教学文件的归档范围。二是加大宣传力度。通过宣传栏、广播、电视、网络、微信公众号、微博等，对教学档案工作进行广泛宣传，让大教师认识到教学档案管理工作的重要性和必要性，使他们更加了解、理解和支持档案管理工作。三是明确规定时间与范围。对于档案移交、接收、借阅、登记等方面予以明确，并严格落实，使教学档案管理工作能够规范有序地进行。四是高度重视教学档案管理工作。作为高校领导，应该高度重视教学档案管理工作，将档案管理工作作为重要工作来抓，切实加大对档案管理工作的人力物力和财力支持，做好档案资料的收集、整理及归档工作。