浅谈档案管理信息平台的深化与应用

文/河南省遂平县人民检察院 李红 潘恒亮

浅谈档案管理信息平台的深化与应用

文/河南省遂平县人民检察院 李红 潘恒亮

信息时代的到来使得纸质档案遭到电子档案的冲击，电子档案的使用率越来越高，并且不断替代纸质档案，档案管理也日益从常规的手工管理过渡到数字化以及信息化的管理模式，并且成为档案管理的主要方法。

档案管理；信息平台；概述；作用；应用

档案管理可以说是社会发展的重要组成内容，对社会活动当中的各种信息进行具体的记载，并且为人们对档案的应用提供便利。档案管理是单位常规管理工作之一，管理质量以及管理措施对单位的形象会产生一定程度的影响。

一、档案管理概述

随着信息化以及网络化时代的来临，信息技术广泛应用到各行各业当中，并且成为必不可少的一种技术资源。在这一背景下，信息技术为档案管理事业的发展提供了新的方式。档案管理的信息化程度日益提高，逐渐发展成为各个行业各个单位最为常用的档案管理方式。档案管理的信息化可以说是当代社会经济发展的趋势。现代化的档案管理工作当中，档案收集、档案保存以及档案整理都已经逐渐实现信息化，从而在各个工作环节可以最大限度发挥人力、财力以及物力的价值，以最低的成本换取最理想的工作效益。

档案管理平台作为一个综合性的平台，可以实现各种档案资料的集成、整合以及分享。在应用数字化档案管理平台后，有利于实现档案信息的网络化、管理自动化以及在线使用，最大限度发挥档案的作用，这样一来才可以实现文件管理并且应用现代化的管理理念。在档案管理的时候，还需要参考世界标准，创新理念的同时不断创新管理方法，从而提高利用档案资料的水平与质量，为单位的管理以及生产决策提供信息支撑。不过在档案管理信息平台的建设过程当中还存在一些问题，档案管理设备以及软件不够现代化，并且软件管理系统的数字化和智能化水平较低。除此之外，因为灵活性不够，无法有效适应机构改变给档案管理提出的要求，用户在查询使用档案信息过程当中的效率较低。部分单位使用的软件质量较差，在具体应用环节容易导致档案数据的丢失。

二、档案管理信息平台的应用

（一）已有档案信息的信息化。在档案管理信息系统当中应当引进文件模型，把档案管理的核心转移到档案文件生成以及管理的时候，要提高档案管理的质量与效率。这就要求工作人员做好各个环节的工作，尤其是要做好文件寿命周期当中的全面管理，直到档案文件归档保存或者是销毁。为真正实现这一点，各个单位需要从以下几个环节着手开展。首先是保证单位或者是企业自己开发或者购买的各种管理软件可以满足档案管理的要求。其次是企业单位需要改造已有的各种管理软件，从而保证同档案平台的对接，确保档案平台能够系统获取档案文件，最大限度发挥档案管理的监控职能。再次是在档案文件管理过程环节，需要确定各个部门档案管理的具体内容、范围以及职责，尤其是要提供档案收集以及管理的接口，从而实现档案文件的综合性管理。最后是要做好工程项目档案还有机械设备档案的管理，特别是需要在工程项目施工的时候就明确档案管理的范围以及内容、整理的规则，从而尽可能避免人为因素产生的不良影响，确保档案管理的同步进行。

（二）树立新型档案管理理念。在档案管理的过程当中需要树立新型的管理理念，其中最为主要的是知识管理。这是现代化管理的新理念。在这一理念的指导下，单位需要把档案当作知识资源，档案管理工作的中心也从文件管理过渡到档案信息的管理，综合使用各种现代化的知识管理措施，不断改进文件档案收集、鉴定、整理以及服务等活动。所以档案文件的信息平台需要具备以下几个方面的功能。首先是资源应当实现全面具体的覆盖。一些档案在传统上并没有引起工作人员的重视，但是这些档案同样拥有有价值的资料、数据还有信息，需要加以整理，才可以实现企业单位各种知识资源的共享。其次是要丰富档案管理技术，比如订阅档案、推送档案、收藏档案以及其他的服务。推送档案可以为用户提供所需要的各种档案资料，确保用户可以及时获取所需要的各种档案治疗。订阅档案则是让用户订阅特定主题的档案，信息平台上出现用户订阅主题的档案，就给用户发送消息提醒。收藏档案同专题档案有一定程度的类似，将特定主题的档案统一到一个文件夹里面。其他档案服务主要是为用户提供档案的查询，这样一来用户就能够在不同的使用场景便捷地查询自己需要的档案资料。再次是实现档案管理的智能化。在采集档案资料后，信息平台就需要分析档案资料，从而不断丰富平台档案内容，也满足用户的需要做好准备。

（三）纸质档案的转变。各个企业或者是单位，需要使用各种扫描设备实现纸质档案的转化，通过数字化技术进行处理、录入、归档、挂接以及质量审查等作业流程，实现扫描文件的纠偏、去污以及格式转换。通过一系列的处理措施，将纸制文档转化成为能够供用户浏览使用的数据。

综上所述，在档案管理持续改进的进程中，数字化信息平台的使用可以说是提高档案管理质量的要求。信息平台的应用有着不可替代的长处，有利于提高档案管理的效率，因此需要引起人们的重视。

［1］彭孟艳.档案管理信息平台的深化与应用［J］.数字技术与应用，2015（05）:98.

［2］黄朝晖.浅谈文书档案管理信息电子化应用［J］.兰台世界，2015（S3）:44-45.

［3］卢思宇.档案管理信息化平台的深化与应用［J］.黑龙江档案，2014（04）:134.