基于网络化视阈探讨高校档案管理机制和体系构建

2016-11-25宁夏大学夏刚

办公室业务 2016年16期

文/宁夏大学　夏刚

文/宁夏大学夏刚

在信息技术发展环境中，互联网及其端口技术的应用提高了人们的信息传播速度，并且有效实现了信息共享，是当前计算机网络发展的重要贡献。基于网络化视阈来看，高校档案管理机制和体系的构建，更有助于提高高校档案管理质量，满足高校教育发展需求。本文基于网络化视阈分析了高校档案管理机制和体系构建。

网络化；高校档案管理；体系构建

当今是一个信息爆炸的时代，尤其是在网络通信技术发展进程中，人们的信息需求量不断加大，对于信息服务的要求也随之有显著提高，档案资料则属于是高校的重要信息资源，在信息时代具有重要应用价值。网络化的核心思想也就是在数据共享基础上借助于信息技术有效实现资源和信息共享，以此显著提高信息有效利用率。但是就目前而言，高校档案管理过程还比较落后，虽然已经实现了档案管理信息化建设，但是不管是其操作流程还是内容均相对繁琐，无法将网络化核心价值真正体现，同时也没有完善的高校档案管理研究，各项档案管理信息化改革及转变也均没有足够规模及规范体系。从这一角度来看，必须要从网络化视阈分析高校档案管理机制和体系的有效构建。

一、基于网络化视阈下高校档案管理体系构建原则

网络化核心理念也就是有效实现软件、硬件以及数据资源的共享，从这一点上来看高校档案管理体系主要也就是实现信息共享，同时也必须要显著提高信息化建设中的安全性及科学性等。基于信息管理视阈分析高校档案管理，本身其工作流程也就是体系外的信息流，有助于显著提高档案管理集中度，在管理过程中档案则也就被认为是信息资源，并不是档案本身的管理工作。信息是网络时代的第一特点，档案管理的信息化建设，则也就是应用现代化管理理念和管理策略实现档案信息的生成、检索、储存以及利用等等，从而构建完善的档案信息管理体系。高校档案不但要实施固定资产档案、人员档案以及资源档案管理，同时也必须要实现学校重要科研和教学结果管理，所以实现档案信息共享也就是高校档案管理的重要方向，同时也能够充分发挥信息共享的重要性。信息共享实现中也有一定的注意事项，首先要明确档案类型，还要对档案信息合理分类，以便于显著提升档案管理利用便利及有效性。另外在档案资源共享中也必须要注重提高信息安全性，实现信息阅览者民主性，以此有效实现信息共享。

二、基于网络化视阈的高校档案管理机制及体系构建策略

（一）构建高校档案信息服务中心。首先需要对档案信息服务中心职能进一步明确，主要作用也就是实现档案管理体系机构、组织和信息服务受众的有效连接，对于服务中心来讲则一定要实现档案保存、档案检索以及档案利用等功能，并且各项工作的开展必须要基于服务中心职能开展，构建和服务密切相关的职能部门，以此促进高校档案管理体系构建。档案信息中心在档案管理体系中具有重要作用，因此在构建时必须要注意以下几点：明确服务中心工作内容，一定要对高校日常管理相关的具有保存价值的信息资源全部包括，并且还要科学合理地整理这些档案信息资源；最大化地简化服务方式，不但要显著提高档案信息采集和管理便捷性，同时也要提高访问者的操作便利，以此显著提高服务质量；最后也必须要提升服务层次，将网络化特点纵向延伸，不断扩大服务范围，将高校档案资源转化成为真正的社会效益，提高档案信息价值，

（二）构建高校档案用户反馈系统。高校档案用户反馈系统主要是针对档案利用问题展开的，关于反馈系统的构建可以从以下环节着手：其中第一和用户类型、用户需求及档案资源特色密切相关，也就是在对用户和资源特点详细分析的基础上，逐渐构建反馈系统结构及自身特色。第二则是依照高校档案资源管理特色展开，必须要保障有效的信息输出。其中反馈系统的主要特色是：在用户意见和建议的基础上，合理评价档案管理人员及服务人员的工作态度和工作技能；针对档案利用效率，也就是借助于反馈系统评价用户的档案利用情况，以为高校档案管理体系完善提供参考依据。

（三）构建档案信息集成系统。网络化环境下，信息通信技术的发展对信息共享发展具有一定的推动作用，人们能够在网络环境下有效实现信息的快速浏览。对于高校档案管理体系建设不能只是单纯的集中在本校，需要在网络化环境和其他高校档案管理密切相连，以此实现网络平台融合，以此构建完善的高校档案管理网络信息体系。比如说两个工科类高校，如果在专业设置中也具有一定相似，那么在高校档案管理体系中必定具有一定相似，那么在信息集成系统建设中也就能够显著提高高校档案信息资源利用广度，信息集成也需要不断整合各类信息环节和层次，因此信息整合还能够显著提高档案管理信息化水平，促进信息流和业务流的有效集成。