以档案管理科学化促进机关管理高效化探析

2016-11-25山东省滕州市卫生和计划生育局郑晨明

办公室业务 2016年16期

关键词：高效化科学化单位

文/山东省滕州市卫生和计划生育局　郑晨明

以档案管理科学化促进机关管理高效化探析

文/山东省滕州市卫生和计划生育局郑晨明

文章通过对当前档案管理现状以及存在问题的分析，提出五种实现档案管理科学化的路径：完善档案管理机制、加强档案管理知识培训、提高档案质量、保障档案的机密性、电子档案信息建设。

档案管理；科学化；机关管理

档案作为储存人类信息的载体，在机关管理等方面发挥着不可忽视的作用。以科学的方法管理档案，具体表现为顺应时代发展，对档案管理内容做到实时更新，对档案管理水平进行不断提升，变被动为主动。

一、档案管理现状以及现存的问题分析

（一）相关意识缺乏。多数单位缺乏对档案管理的认知，忽略了档案管理在单位管理基础中的重要作用，认为档案管理与业务之间风马牛不相及。相关人员更没意识到在这个信息化社会档案的实用价值，认为档案管理仅仅是在收集些过时的个人信息，即便投入再多的人力、物力、财力也同样出不了绩效，于是就出现“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。

（二）管理力量薄弱与管理质量有待提高。在某些单位，档案管理岗位的流动性较高，由于管理人员变动频繁导致档案管理工作不能正常衔接，管理水平无法稳定提升。另外，经数据显示，大多数从事档案管理工作的人员专业化程度较低，由于单位未加强档案管理相关知识培训并告知员工档案管理的重要性，致使员工“不懂不问，不会不学”。从而使档案管理工作越发散漫。

（三）档案管理不能有效服务于社会。该问题主要体现在两方面：一是工作人员在保管档案过程中，由于多方面的原因导致某些档案信息丢失出现断代现象。二是过度重视档案保管。档案管理本身是为单位服务，然而多数管理人员并不习惯通过该方法为单位的管理与发展提供相关服务，以此来提高单位管理的高效化。不仅没有物尽其才，还导致资源的闲置。

二、档案管理科学化促进机关管理高效化

（一）完善档案管理机制。将档案管理工作放在单位日常管理工作的重要位置。定期开展档案管理知识培训，使员工意识到档案管理的重要性。作为管理者，应把档案管理列入每日章程，列入日常基础性工作行列，以便于定期研究、检查。另外，管理者应切实把工作具体落实到各个阶层，建立档案管理小组，定期向责任人汇报工作进度，不定期对基层进行检查、督导，实现档案信息的科学化管理。

（二）加强对工作人员的档案管理素质培训。通过专业培训班的学习交流，使员工准确把握档案管理工作流程，建立一支专业化的档案管理人才队伍。另外，人事在选拔工作人员时一定要人尽其才，充分了解员工心理、特长与潜能，把热爱该工作的人员分配到该工作岗位上，激发他们的工作热情与潜能，在一定程度上降低岗位的流动性，减少人才的流失。

（三）提高档案质量。首先需要规范档案管理工作流程：材料收集、归档。材料收集过程要实时更新采集范围，不仅仅收集纸质信息，还有电子信息如照片、录像、音频等，以保障信息的完整与准确。归档过程需要将档案根据时间、地区等要素严格按照档案管理要求进行分类，保证组卷合理，标题明确，提高单位检索信息时候的效率。

（四）引入现代科技，注重电子信息存档的建设。单位首先要做好档案建设的规划，储备足量电子信息，做好信息化基础设施建设。其次，需要建立一个网络平台来统一管理档案，将档案的各项信息如库存、目录、保存年限等统统列入微机管理系统，从而实现档案的现代化、数字化管理。最后要积极推广网络查询与借阅，充分利用现代科技的简便快捷实现机关管理的高效化。

三、指导基层医院档案管理

在医院档案管理过程中，相关人员应该对工作进行指导，进而提升管理效率。主要指导方式包括以下几点：

（一）摒弃传统管理方式。在指导过程中，相关指导人员应该摒弃传统管理方式，保证能够更好地提升管理工作质量，将档案指导工作重点放在服务中，要求医院能够更好地为患者提供医疗服务，进而提升医院的整体服务质量，树立正确的管理服务理念，这样，不仅可以提升档案管理工作效率，还能增强医院管理效率。同时，相关指导人员应该重视自身指导工作，以信息式指导方式，提升医院的服务质量，进而增强自身工作效率。

（二）重视档案管理电子化。相关指导人员在执行工作的过程中，要对档案管理的电子化进行重视，督促档案管理人员学习先进信息技术知识，保证能够更好地接受指导。要加强档案管理工作的安全性，确保档案信息不被泄露，指导工作人员对其进行监督，保证档案管理人员能够更好地完成电子化信息任务。同时，还要指导档案管理人员优化自身工作，以便于相关人员对档案信息进行查找，保证基层医院档案信息管理的先进性。

（三）重视先进科学技术的引进。在基层医院档案管理工作中，先进科学技术的引进是较为重要的，相关指导人员应该对此类问题加以重视。在引进先进科学技术的过程中，要指导档案管理人员学会利用计算机处理档案信息，形成声音与图像结合的档案信息，使其在传播过程中，更有利于相关人员对档案内容进行理解，在此基础上，要设立完善的档案信息咨询数据库，保证能够实现资源共享的目的，进而提升档案管理工作效率，增强基础医院档案管理工作质量。另外，相关指导人员应该重视档案科学技术的开发与创新，可以安排专业技术人员设定属于基层医院的网站，使宣传工作效率提升，为其发展奠定良好基础。