信息化背景下文书档案管理工作的思考

文/福建省197地质大队　邓春秀

信息化背景下文书档案管理工作的思考

文/福建省197地质大队邓春秀

本文主要分析了信息化对文书档案管理工作的影响，比较了文书档案信息化管理方式与传统档案管理方式的优势，分析了当前档案信息化管理的弊端，提出了文书档案信息化管理的对策，以供参考和借鉴。

文书档案管理；信息化建设；电子文件

随着通信技术、计算机技术以及互联网技术的快速发展，传统的文书档案管理方式方法亟待调整和转型。运用信息化技术实现档案现代化管理成为档案工作者当前最重要的课题之一。虽然，短期内档案管理工作以实物、以文本为核心的管理方式一时无法彻底转变，但以信息、数字为核心的档案信息化管理模式势在必行。

一、信息化技术对档案管理工作的影响

由于计算机技术的运用与快速发展，产生了大量的电子文件，使社会进入信息化时代。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。与传统的纸质文件比较，电子文件具有以下新特点：载体上，不是实物而是网络虚拟的，不可直观而需要借助计算机等设备才能阅读和利用，不存在数量问题；使用上，不需实物交接而是在计算机等设备上直接处理、传递、阅览，不受时间和空间限制；保管上，对保存空间要求不高，对保密、温湿度、防磁性、防盗等要求高。电子文件对当前档案管理工作的影响主要体现在：

（一）对文件生成和归档内容的影响。电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”，这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别。电子文件对计算机有很强的依赖性，归档时除了电子文件本身，还应包括电子文件的读取软件、操作系统。归档载体不再限于纸质文件，而应包括计算机硬盘、磁盘或光盘等存储器。

（二）对档案归档内容及方式的影响。电子文件归档涉及电子文件生成、收集、积累、归档、保管、统计利用等方面要求。生成阶段，要有科学规范的管理制度和严格有效的技术措施，以保证电子文件的完整性、原始性、真实性和有效性。整理阶段，要有全过程监控，以保证电子档案管理工作的连续性。归档阶段，要完善时间、内容、范围、相关人员（含授权人）、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要素，保证归档电子文件的质量和可追溯性。在归档方式上，当归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，要实行“双轨制”归档，在内容、描述及相关说明上保持一致。

（三）对档案本质属性的影响。原始历史记录性是档案的本质属性，是档案存在的最重要的特性，也是档案区别于其他非档案最主要的特点，而具有法律凭证的作用。电子文件生成、使用和借阅等都在计算机上进行，没有草稿与印稿的区别，正本与副本的差异，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。要使电子文件具有法律凭证的作用，就必须增加其原始记录性，如转换为PDF格式，或刻录在不可读写光盘上，确保其无法被修改。

二、 档案实行信息化管理的优点及现状分析

（一）档案信息化管理对传统文书档案管理优胜的方面。

一是文件损坏少。传统文书档案面对的都是纸质档案，在收集归档中涉及多个部门环节，工作量大任务重，在保存保管、借阅利用过程中非常容易产生破损。电子文件在计算机工作中产生，归档、保存、借阅等都十分迅速、简便，便于程序化。二是工作效率高。文书档案信息化管理可以有效提高档案查阅和使用的效率，可以在许可平台上在线浏览，可以通过不同搜索提高信息查阅速度，节省了大量人力物力。

（二）档案信息化管理存在的问题。一是原稿具有不确定性，电子文件生成后输出纸质文件，作为底稿的电子文件反而被忽视，经常因工作需要被增、删、改等操作，由于时间跨度大，修改无授权，使电子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去归档保存的意义。二是归档不被重视，归档就是直接保存在原计算机，或刻录在光盘、U盘等移动存储器，如果信息系统出现故障或存储器受损，电子文件安全完整性就无从保障。电子文件由于存储方便，便捷经济，因此很多档案工作者从不鉴别，一股脑地全部归档，泥沙俱下，使应归档的档案湮没在大量的文件材料之中，利用困难。三是人员素质低。当前档案工作，要求工作人员专业素质强，计算机水平高，还要有先进的计算机设备和工作软件，但是，很多单位人员不重视档案投入，硬件软件配备无法达标，致使工作还处于手工时代。

三、文书档案信息化管理的对策

（一）明确文书档案信息化建设目标。档案信息化建设是我国信息化战略在档案领域的具体体现，主要目标是利用信息技术和基础设施，满足档案部门信息化管理的需要；开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，推进档案数字化系统建设。

（二）建立科学规范有效的档案管理信息平台。实现档案管理的信息化，必须要有科学的管理平台作保障。档案信息化的核心是电子文件的管理，档案管理信息平台的建设应包括以下四个系统：一是建立文书档案归档系统，主要处理电子文件的收集、整理、归档等工作。二是建立电子文件检查审核系统，要保证电子公文法律效力，就必须建立相应的核查制度，定期检查，确保文本真实有效。三是建立文书档案存储系统，利用计算机强大的功能建立文书档案的数据库，对信息进行编目、归类、储存，便于查找利用。对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储，实行多种形式的存储。四是建立文书档案保密系统，制定档案保密制度，设置档案上传、下载的安全等级和访问权限，安装高级别的防火墙，库房等重要场所强化防磁设施。

（三）建设高素质档案队伍。档案信息化管理是新生事物，信息化背景下要求档案管理人员要逐步实现文书档案管理的信息化、数字化和规范化，必须具备计算机信息技术技能。一是要提高认识，管理者要高度认识档案信息化建设的重要性和前瞻性，配备高素质人员从事档案工作，重视档案人员的职业发展和福利待遇。档案管理人员要转变观念，与时俱进，不墨守成规，而是大胆创新，使档案工作从幕后走向台前。二是要提高能力，管理者要舍得投入，采购先进设备和软件，加大对外交流和学习；档案人员要加强自身学习，不断提高自身业务能力和素质，积极参加各类档案继续教育，完善知识结构，从而具备强大的应对和创新能力。三是要完善保障，加快制度建设创新，以科学发展观指导档案队伍建设，做到有法可依，有章可循。

档案信息化建设是集网络化、数字化、规范化于一体的工程，涉及档案管理、网络技术、信息技术等专业综合技术，当前文书档案管理，应紧跟信息化建设发展步伐，不断探索创新，使信息化成为提升档案管理水平的基础性核心手段，促进档案事业发展和腾飞。

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