档案管理防御行为的成因及应对

2016-11-25中南出版传媒集团办公室康惠吴绍龙

办公室业务 2016年16期

关键词：伦理个体体系

文/中南出版传媒集团办公室　康惠　吴绍龙

档案管理防御行为的成因及应对

文/中南出版传媒集团办公室康惠吴绍龙

本文提出要从构建档案从业人员技能提升体系、构建档案职业伦理体系，强化档案职业伦理教育、加强档案职业管理防御行为研究、针对性监督管理和激励制度等方面应对档案从业人员的职业管理防御行为。

档案管理防御行为；影响；成因；应对

档案从业人员是档案事业发展的保障。档案从业人员职业行为当与不当直接影响档案工作的效能。而在档案机构的工作中，经常出现诸如因业务技能不足等原因对档案管理实施的规避行为。本文将这类规避行为定义为档案管理防御，从其影响、成因与应对策略展开讨论。

一、档案管理防御行为的概念

管理防御(Managerial Entrenchment)指管理者面临激励和约束，选择有利于维护自身职位并追求自身效用最大化的行为。目前，对管理防御的研究集中于中医疗卫生、公司治理等领域，档案领域对管理防御的讨论较少。

档案管理领域对档案从业人员职业行为的研究集中于职业倦怠领域。现有文献中，“工作疲沓、不思进取、被动应付、敷衍了事、消极怠工”等不作为或规避行为都是档案从业人员档案管理防御的体现。因此，本文认为档案管理防御行为是档案从业人员在档案管理中为规避风险、维护职业利益和自身效用而采取的防御性职业行为总和。如档案机构强调用户导向，但由于用户导向的服务需要档案从业人员与机构付出更多的时间精力提供服务，具体的管理者从自身利益考虑仍选择机构导向的行为就是一种管理防御行为。

二、档案管理防御行为的影响

档案管理防御行为对档案工作的影响主要体现在正负两个方面。正面的影响主要体现在档案从业人员的管理防御行为客观上减少因技能不足、激进行为带来的管理失当。档案从业人员在职业发展初期，其技能等有待提高，在档案工作中采取管理防御行为，以谨慎的态度对待具体的业务，有利于业务的学习，提高业务开展效能。当然，在职业发展过程中，档案从业者由于技能与知识盲区，采用的防御行为，也客观减少了行为失当对业务管理的干扰。由于档案从业人员采用防御行为，不能积极进取、开展积极服务，势必造成个体惰性，影响档案管理效能。

具体而言，档案从业人员采取档案管理防御行为在一定程度上维护了个体的利益。但是，采用防御行为，有违档案职业伦理，但也不能提升个人技能，最终导致个人职业发展受阻碍。对档案机构而言，档案从业人员的防御行为，降低了机构业务失当的危险，但也可降低机构的管理能力降低，职能发挥不足。

三、档案管理防御行为的成因

档案从业人员的管理防御行为是从业人员个体选择的结果。因此，档案从业人员的档案管理防御行为的成因需要从影响档案从业人员行为的内外部考察。内部原因主要是档案从业人员个体的相关因素，外部原因则包括监督激励的制度等。

就档案从业人员个体而言，档案管理防御行为产生的个体因素在于技能的不足、职业伦理失调。档案管理防御行为的形成，首先应归因于从业人员技能的不足。2015版《职业分类大典》首次单列档案专业人员小类，体现了档案职业的专业性要求进一步提升。职业的专业化要求与技能的不足的矛盾是导致档案管理防御行为的重要因素。其次，职业伦理失调也是导致档案从业人员管理防御行为的另一原因。档案从业者应恪守求实保真、主动服务与尊重权益等三个职业伦理原则。而一些档案从业人员本着“少做少错，不做不错”的心理，工作态度消极、服务被动，由此，产生管理防御行为。

就档案从业人员档案管理防御行为产生的外部原因主要包括监管不力、激励不足等。首先是监督不力。由于档案管理防御行为的隐蔽性，其识别较难。而相关的监管制度、考核制度无法涉及。组织机构的实际不同，相关的监管、考核制度不同，执行力度不同都是产生档案管理防御行为的诱因。其次是激励不足。档案机构对从业人员的激励普遍不高。其直接导致的是从业人员产生干多干少都一样，进而从自身利益角度出发，进而形成管理防御行为。另外，个体职业发展的支援体系仍不完善也是导致档案从业人员档案管理防御行为的重要原因。