水泥企业办公室管理的实践与思考

2016-11-25大庆油田水泥有限责任公司第三水泥厂王晓锐

办公室业务 2016年16期

文/大庆油田水泥有限责任公司第三水泥厂　王晓锐

水泥企业办公室管理的实践与思考

文/大庆油田水泥有限责任公司第三水泥厂王晓锐

办公室在水泥企业的生产运营中发挥着重要的职能，特别是企业当中一些日常工作和决策工作等都需要通过办公室来落实完成，然而现阶段还有部分企业没有充分认识到办公室管理的重要性，管理工作中形式主义严重，因此本文将结合办公室的工作职能，简要论述水泥企业办公室管理的实践与思考。

水泥企业；办公室管理；实践；思考

在水泥企业当中，除了具体的生产经营活动之外还有一项非常重要的工作就是办公室管理，办公室是水泥企业当中一个对综合性要求非常高的部门，成立该部门就是为了能够协调组织好水泥企业当中的各项工作，特别是一些日常的文件处理工作等，办公室的管理能力也是水泥企业整体实力的一个缩影，因此针对现阶段水泥企业当中办公室管理存在的问题需要提出相应的整改方案。

一、水泥企业中的办公室管理

（一）日常工作。在水泥企业当中，办公室管理的一项重要工作内容就是处理企业中大大小小的日常工作，在水泥企业的生产经营过程中必然会有大量的文献资料、签署的合同，对于这些数据材料档案的管理是办公室需要落实完成的工作，除此之外，帮助水泥企业组织召开和主持各项工作会议、公文的报备和审批等等事务均需要由办公室进行完成和处理。

（二）决策领导。虽然水泥企业中的各项重大的方针和决策是由领导作出决定，但是办公室是为领导的决策提供必要的准备工作，比如说搜集和整理相关的数据资料，根据水泥企业的实际情况预先制定出几套合适的方针政策供领导挑选，在领导宣布决策的过程中进行仔细地记录，并且将其传达至企业的各个生产经营部门当中，在某种程度上来说，办公室管理相当于水泥企业的“左膀右臂”，是企业中至关重要的工作部门。

（三）工作协调。为了能够充分发挥水泥企业的最大价值，合理配置企业中的各类资源，需要办公室在其中进行协调和调配工作，通过办公室作为桥梁和纽带，使得水泥企业上上下下各部门之间都能和谐共处，紧密联系其各个部门之间的关系，加强合作意识，共同为实现水泥企业大踏步前进贡献出自己的力量。

（四）处理突发事务。办公室经常需要为水泥企业处理一些突发事项，比如说领导临时交代的任务、合作商临时增加的要求等等，这些任务突如其来，毫无准备时间，因此办公室必须充分发挥其灵活的特性，认真完成和处理好各种紧急情况或是突发事务。

二、做好水泥企业办公室管理

（一）提高服务意识。办公室是企业职工向企业进言献策的地方，特别是很多时候企业员工提出的宝贵意见和建议能够切实帮助水泥企业提高工作效率、节省成本，创造出更大的经济效益。现在有许多水泥企业的办公室人员服务意识越来越高，对于来访的企业员工办公室人员能够认真接待，并且将员工提出的建议或意见进行仔细记录，尤其是有利于水泥企业发展的建议和意见在进行整理汇总之后迅速上报给企业领导，除此之外，当前水泥企业的办公室还非常重视企业员工所反映的真实情况，并且能够进行及时处理，在平时办公室人员会经常深入一线与企业员工进行亲切交谈，深入了解内部员工的最新动态和真实情况，帮助员工切实解决工作和生活中的困难，在不断提高的办公室管理下，水泥企业的员工对企业更加信任也更加愿意积极投身到工作当中，不断为水泥企业创造巨额利润。

（二）站定政治立场。水泥企业建设办公室部门就是为了能够帮助企业实现长效发展，为此，办公室需要站定政治立场，坚决拥护中国共产党的方针政策，比如说现在有很多水泥企业经常组织办公室人员开展党的政策方针学习活动，在企业会议上提出争取建设廉洁的水泥企业的战略目标，并且将企业的集体利益放在第一位，帮助水泥企业寻找和制定出适合自身的发展方向和发展道路。

（三）强化硬件条件。提高办公室的管理效率需要水泥企业为其配备现代化的设备，强化办公室的硬件条件，比如说为办公室配置性能较好的电子计算机，并且安装专业的管理软件，组织办公室人员学习电子计算机操作和学习使用管理软件，将传统的人工办公逐渐过渡到现代化办公上来，充分利用先进成熟的现代信息技术和互联网，将领导下达的任务或命令通过互联网或电子邮件的形式传达至水泥企业的各个部门，改变以往人工口耳相传的方式，有效提高办公室的工作效率。此外，办公室工作人员还需要建立专门的工作电子档案，将档案按照工作时间、工作性质、工作部门等进行及时的归档整理并且进行妥善保管，方便日后的翻阅和检查。

（四）规范管理方法。将办公室中每一位工作人员的职责进行明确规定和划分，并且制定出规范统一的管理流程，所有的管理工作都要按照规定和流程来，有效提高和保障办公室的管理质量。与此同时，办公室人员能够全面接受监督检查，现在水泥企业的办公室管理中已经树立起了公平、公正、公开的观念。