医院办公室公文管理探究

2016-11-25湖南航天医院何波

办公室业务 2016年16期

关键词：监督管理科室办公室

文/湖南航天医院　何波

医院办公室公文管理探究

文/湖南航天医院何波

医院作为一种独具特性的存在，相当数量的医院或多或少会忽略公文管理。医院面对行业新形势，就需要在管理上做文章。现阶段，医院要真正实现高水平的公文管理，就仍需要对医院办公室公文管理进行探究，进一步提出行之有效的办法。

医院；办公室；公文管理

医院办公室公文管理向来是医院管理中较为薄弱的部分，多数医院对公文管理的关注度不够，导致办公室公文管理水平难以真正上一个新台阶。面对行业新形势，各大医院要想更好地在行业中生存，就需要加倍关注医院办公室公文管理。

一、医院办公室公文管理的现状阐述

（一）医院对此重视不够，办公室从事公文管理工作人员的水平有待提高。医院最为重要也是最主要的任务就是“救死扶伤”，因此，医院的任何活动都应围绕“医”这个字眼。但医院的管理水平上不来，医院“救死扶伤”的本质作用就难以发挥。大多数医院对办公室公文管理的工作重视不够，认为这是“细枝末节”的工作，这直接制约了医院管理职能的发挥。另外，在医院从事公文管理工作的人员，相当一部分水平不足，专业从事公文管理的人员较少，整体上看，学历水平和综合技能均有欠缺的部分，难以胜任医院高水平的公文管理工作。

（二）由于医院办公室对科室公文的监督管理不够，公文规范较难落实。医院办公室承担着对医院科室的公文监督责任，需要对职能科室的公文情况进行把控，但是就目前部分医院的情形来看，多数院办公室对科室公文的监督管理不够，这种管理的缺乏使得公文的规范性难以保证。由于办公室的监督管理职能未充分发挥，使得医院公文在规范性上稍显不足，标准在执行时仍难以落实，主要体现在文种使用混乱，公文的发文权限不够清晰，没能注意医院某些公文的保密性，公文归档上难以做到规范等方面。

（三）医院办公室公文管理大多仍采用传统方式，现代信息技术使用较少。受到传统观念的影响，医院办公室公文管理大多采用传统方式，用传统方式管理办公室公文，一则是效率低，工作进行的速度慢。二则是容易出现人为的错误，公文的第二次查找也比较困难。因此，就当前形势看，医院需要脱离办公室公文的传统方式。再者，现代信息技术使用较少，难以提高医院办公室公文管理的效率。

二、医院办公室公文管理改进之办法

（一）增强医院办公室公文管理的意识，引进并培养高素质公文管理人才。医院既作为行政部门也作为公共服务窗口，承担的任务较为艰巨，做好医院日常公文的管理工作，既是在提高医院的办公效率，简化内部办公流程，也是在节约最大的医疗资源为广大患者服务。因此，医院要加强对办公室公文管理工作的重视，从领导到普通人员都应该树立公文管理的意识，把公文管理当成一个重要的工作来做，真正提高医院办公室公文管理的水平，最终服务于整个医院系统。此外，引进并培养高素质公文管理人才也是提高医院公文管理水平的重点工作，医院可以有针对性地招聘专门的公文管理人才，利用高素质人才提高公文管理的效率和水平。对已有公文管理人员，医院应加强对这一部分人员的培训，可通过宣传、培训会、讲解等方式，增强其公文管理的能力。

（二）医院办公室应加强对科室公文的监督管理，做好办公室公文规范工作。前文已经提过，医院办公室充分发挥监督管理职能，才能使科室的公文进一步规范。办公室公文本就是一个需要有相当规范性的公务文书，规范性是公文的主要特点之一，特别是对于医院这类特殊组织，公文的规范性就显得尤为重要。医院办公室加强其监督职能，更有利于公文规范化的实现。医院办公室难以做到对科室每一份公文进行监督管理，其监督管理职能的发挥，应依靠定期或不定期的检查和清算工作。因此，根据事实情况，院办公室可采取抽查等方式对科室的公文进行查阅，检查其公文是否合乎规范，最大程度加强对科室公文的监督。具体来说，医院办公室监管需要关注的部分有：是否以医院规定的统一的办公室公文的格式行文，是否严格按照公文的发文权限发文，是否注意医院某些公文的保密性，是否明确公文的阅办权限等。

（三）转变观念，加大医院办公室公文管理现代信息技术的使用比重。在办公室公文管理方式上，医院急需转变观念，采用更为先进的管理办法，加大医院办公室公文管理现代信息技术的使用比重，提高医院办公室公文管理的效率，提高其管理水平。具体来说，就是进一步使用办公自动管理系统，将需要告知于众的公文在这个平台上发出，使办公室公文的受众更多，这不仅减少了公文的传送时间，也能使公文能及时地通知到收文部门。而需要更为注意的是，医院办公室公文中有相当一部分是需要保密的，这部分的公文并不适合在办公自动管理系统中发布。此外，建立计算机检索公文系统也是医院需要关注的一部分。医院办公室公文的数量众多，类别繁杂，若想找到某一公文十分困难。而利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。