从档案利用分析看档案工作发展

文・李静静

从档案利用分析看档案工作发展

文・李静静

章丘市档案馆的馆藏内容主要由建国前的革命历史档案和建国后的现行机关档案组成。截止2014年底，馆藏档案共有165个全宗，近12万卷（册），资料1.7万册。其中，革命历史档案129卷；建国后文书档案7.1万卷，3.7万件；专业档案包括：医保、社保、农保及工伤档案5773盒，婚姻档案 5560卷， 土地房产档案2083卷 ，知青档案202卷，招工及退伍安置档案430卷。馆藏专业档案比例不是很高，党政机关的“红头文件”多，纸质档案多，照片、实物、音像和电子档案少。这些档案的价值是通过档案利用工作实现的，为更好地发挥档案信息资源的潜在价值，满足社会公众的利用需求，章丘市档案馆对2005-2014年10年的档案利用情况进行研究分析。

一、档案利用情况分析

（一）档案利用人数

章丘市档案馆档案利用人数2005—2014年间整体呈逐渐增长的

趋势（图1）。年利用人数从2067人增至7839人，其中2013—2014年两年利用档案人数激增，究其原因主要是民师及土地确权政策的落实，致使档案利用需求得到提高。经统计，10年来章丘市档案馆共接待来馆查档者38405人次，利用者对档案价值和作用的认识在逐步提高。

图1 2005-2014年利用档案人数

（二）档案利用者分布

从利用者分布情况图（图2）可以看到，章丘市档案馆档案利用者主要是以社会公众为主，2005—2006两年社会公众与机关企事业单位的档案利用者比例基本持平。2007年之后的几年因工作查考、领导决策和编史修志而查档的党政机关、企事业单位的档案利用者逐年减少。随着档案利用渠道的拓宽，今后个人利用档案的比例会越来越高。

图2 利用者分布情况

随着章丘市经济和社会发展，社会保障体系的完善，社会公众在婚姻生活、征地动迁、社会保障中的用档需求增加，通过档案来维护自身合法权益的需求比例与日俱增。相比之下，机关企事业单位查档用档比例却在减少。原因是办公自动化与信息公开化，机关企事业单位的文件资料都留有备份，可以通过办公自动化平台查阅部分档案，也可依托政府网站共享现行文件资源。

（三）利用卷次及查档目的

对2005—2014年档案利用卷次及查档目的（图3）进行分析，发现10年来档案利用卷次基本呈逐年上升趋势。档案的利用量通常与社会民生发展相关，这种现象在2013年因民师、土地确权等政策落实体现的尤为明显。2013—2014年，章丘市档案馆档案利用进入高峰时期，年均利用档案9400卷次。

图3 利用卷次及查档目的

从查档目的来看，10年来档案利用目的以办理民生事项和工作需要为主，维护公民权益的民生档案，如婚姻档案，土地房产、知青档案等原始证明类民生档案的需求利用量逐年增加，编史修志、工作查考类档案的利用需求呈下降趋势。2005、2006两年编史修志与工作查考档案利用量之和与民生需求利用量相持平。

民生档案的利用与政府的相关政策密切相连。2005年，民生类档案查阅2834卷次，主要以查阅婚姻证明、土地房产档案为主；2013年增至9760卷次，除了婚姻、土地房产、知青、人事等民生档案利用的增加，更重要的增长的原因是：2013年根据《山东省教育厅关于对原民办代课教师进行调查摸底的通知》（鲁人教发〔2013〕3号）的文件精神，我市全面展开了对2002年12月31日以前曾在农村公办中小学（含农村公办幼儿园）教师岗位上连续工作1年以上（含1年），离开教师岗位后没有再被机关事业单位和国有企业录用的原民办代课教师以及上世纪六十年代初下放的公办教师同时进行调查摸底，切实解决民办教师历史遗留问题。我馆迎来了民师档案查阅高峰。民生档案的利用已成为社会公众必须。

编史修志的利用。2005年，编史修志是档案利用的大年，之后利用量逐年减少。由于我馆史料档案数量及历史年限的局限，加之网络的普及，档案利用途径不断拓宽等多种原因，编史修志档案利用率呈下降趋势，档案的历史价值没能更好的传承。

二、从利用数据看今后工作的发展

10年来档案利用不断上升，民生档案利用成为主体。因此，应全面强化档案资源建设，不断创新服务理念，拓展服务功能，加强档案信息开发利用，最大限度地满足社会各界和人民群众对档案利用的需求，倾力打造为民服务平台。

（一）加强档案资源建设

档案进馆工作。继续做好党政机关文书档案定期进馆，加大对专业档案的监管，确定移交接收范围和时限。加大接收包括死亡干部档案在内的干部档案力度。将照片、实物以及地方性图书资料（史志、年鉴、历史史料、报刊、地图、画册等）纳入接收范围。

档案征集工作。加大社会档案资源收集力度，对散落在民间的档案、资料采取托管，捐赠等不同的方式进行征集。继续跟踪收集重大活动档案和重大事件档案，对重点档案进行跟踪收集，建立覆盖人民群众档案资源体系，确保档案、资料收集齐全完整。

民生档案建档工作。突出民生档案建设重点，以强化民生档案建设为中心，指导建立不同种类的民生档案，切实抓好与群众自身利益密切相关社会保险档案、就业人员档案、失业人员档案、房地产档案、婚姻档案、地（山林）承包（延包）合同档案、土地流转合同档案、宅基地档案、农村养老保险档案、新型农村合作医疗档案、公证档案、环境监测档案、学籍档案和企业职工档案等重点民生档案的建设，明确责任，规范管理。

（二）完善数字档案馆建设

以数字档案馆为主体，推进档案数字化建设。在基本建成数字档案馆的基础上，重点针对馆藏档案数字化比例不足等问题，进一步完善数字档案馆建设。在完成重要全宗、重点档案全文数字化的基础上，加快馆藏档案全文数字化进程。对已建成的档案数据库，及时备份维护，确保档案信息的安全性。

（三）多措并举提供优质服务

依托数字档案馆，推行馆室一体化管理，设立“民生档案信息区域共享平台服务点”，构建互联互通的民生档案远程服务体系，让查档群众能就地就近查到所需要的档案资料，实现档案信息资源共享。

继续争创“档案利用服务示范窗口”，深入调查研究，结合实际制订工作方案及争创标准。全面熟悉馆藏情况，熟练掌握各种检索方法，使查档效率不断提高，正确指导利用者办理查档手续，及时做好函电查阅服务和跟踪服务工作。为利用者提供各种档案及档案信息，为领导决策服务，为百姓排忧解难，及时解决利用者在住房、就业、婚姻等社会生活中遇到的实际问题。

（作者单位：章丘市档案局）