巧用超链接 快速查档案

文・黎明

巧用超链接 快速查档案

文・黎明

在日常的档案管理中，我们经常会遇到这样的问题。有人来查阅档案，我们要重复这样的步骤：去库房—登记—查阅目录—调取档案—查阅—归档。很多时候是忙活半天，就只查了个日期、找个人名什么的，既占用时间，又显程序繁琐、办事效率拖沓。那么，怎样改变这一状况呢？办法就是用超链接。运用超链接功能，只需查阅目录，可以省去去库房、登记、调取实物、归档的许多步骤。

下面，笔者以大家最常用到的excel档案目录来说明超链接的使用方法。

上图所示，要查阅红框内《关于向新时期测绘好干部——***同志学习活动的通知》一文，便可以选中该表格（注意是选中表格，不是表格中的文字），右键单击后显示出快捷菜单，点击箭头处“超链接”，如下图所示。

出来下图对话框。点击红框内下拉菜单按钮，选择所要链接的电子文档所在文件夹，选择要链接的电子文档，点击“确定”。

这时会发现该表格中的文字已经变成蓝色。

点击蓝色部分内容，文件内容便显示出来，如下图：

这是文档首页的内容，如果文档有多页，可以在该行目录的后面每个表格加上页码，按上述步骤分别添加超链接。如图所示：

如果档案目录采用word格式建立，则更加简单，只需在表格内添加【1】【2】等页码，添加第一页，就选中【1】，按上述方法添加超链接即可，如下图：

上述方法虽然快速实用，但却有个前提条件，即需要把档案事先进行扫描，变成电子档案，这样才能实现上述功能。

扫描档案是一项繁琐繁重的工作，但在档案信息化管理势在必行的今天，这是我们必须要翻越的一座大山，现在的麻烦是为以后的不再麻烦而努力。因此，扫描档案一定要把工作做在平时，循序渐进，而不要总是往后推，这样越积越多，做起来会更加不容易。即时扫描，搭建超链接，档案工作才能飞速运转起来。

（作者单位：山东省国土测绘院）