高校资助档案建立和有效利用的探索

【摘 要】分析高校资助工作中建立资助档案的重要性，提出有效利用家庭经济困难学生各类资助档案以配合做好高校学生管理工作的措施。

【关键词】高职院校 资助档案 建立 利用 学生管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2016）09C-0167-03

一、国家助学政策概况介绍

目前，国家资助政策惠及全国各个阶段的学生，资助对象从幼儿园到研究生。“政府主导、高校为主、社会参与”的全社会助学格局已经形成，高职院校已建立起以“奖、贷、助、补、减”为主要内容的资助政策体系。

广西高校资助体系包括：（1）新生“绿色通道”。家庭经济困难的新生可以通过“绿色通道”顺利办理入学手续，入学后，学校资助管理中心对其家庭经济情况进行核实，再分别采取不同形式的资助，确保“绝不能让一个学生因家庭困难而失学”。（2）国家奖、助学金。帮助家庭经济困难学生在校期间安心生活，顺利完成学业，国家奖学金每生8000元/年，国家励志奖学金每生5000元/年，国家一等助学金每生3500元，二等助学金2800元/年。（3）自治区人民政府奖学金，每生5000元/年。（4）从2014年起广西新增中职毕业生升入高职院校就读家庭经济困难学生学费补助，每生2000元/年。（5）国家助学贷款，包括生源地国家信用助学贷款和校园地国家助学贷款，可申请在校期间每年不超过8000元的无息贷款，在校期间由政府全额贴息。（6）校内设置勤工助学岗位，提供给家庭经济困难学生开展助学活动，学生每月获取约300元的生活补贴。（7）学校奖、助、补及学费减免项目：“要求公办普通高校要按10%的比例，民办普通本科高校、高等职业学校和中等职业学校要按5%的比例，从全日制学生实际缴纳学费总额中提取资助经费，专项用于学费减免、国家助学贷款风险补偿、勤工助学、校内无息借款、校内奖助学金和特殊困难补助等”。（8）高校学生入伍服义务兵役学生补偿助学贷款代偿。（9）广西高等学校毕业生毕业后自愿到广西基层单位就业学费补偿助学贷款代偿。

二、高校资助工作中建立贫困生资助档案的重要性

（一）国家资金投入力度大，覆盖的学生数量和涉及庞大的款项金额直接形成大量具有保存价值的材料。具体如下：

1.广西资助情况。2014年，广西76所高校共有全日制本专科学生约62万人，其中8.6万名学生通过“绿色通道”顺利入学，确保没有一个学生因家庭经济困难而失学。2014年，为806名本专科生发放国家奖学金645万元；为1.96万名学生发放国家励志奖学金9842万元；发放高校学生服义务兵役学生国家资助资金1675.46万元，惠及入伍学生1262人；发放75名普通高等学校退役士兵学费资助42.05万元；发放到艰苦边远地区代偿学生资助资金2083.44万元，惠及入伍学生1291人。各高校积极筹措资金从事业收入中提取29027.76万元，其中用于校内奖助学金共计8535.19万元，享受校内奖助学金学生总数为17.68万人；用于资助特殊困难学生资金总额1288.3万元，享受特殊困难资助学生总数为4.26万人；用于勤工助学岗位资金总额6496.16万元，勤工助学学生岗位为15.02万人。全区高校本专科阶段学生资助金额达4.33亿元。

2.笔者所在高校发放资助情况。2014年推荐评审并发放各类国家奖助学金共计912.25万元，其中一等国家助学金733名，共发放256.55万元；二等国家助学金1750名，共发放490万元；9名学生获国家奖学金，共发放7.2万元；266名学生获励志奖学金，共发放133万元；自治区人民政府奖学金51名，共发放25.5万元；推荐并发放入伍服兵役及边远地区就业学费补偿助学贷款代偿28人共计30.04万元；3名毕业生获得边远学费补偿代偿资金1.8万元；使用年度奖补资金42万元以及提取年度学费收入5%资助专项经费用于学院各项家庭经济困难学生资助工作的开展。

从上述各类资助资金发放的金额可以看出，国家对高校经济困难学生的资助范围和资金投入力度十分巨大，因而在日常开展各项资助工作中，资助覆盖的学生数量和涉及庞大的款项金额直接形成了大量具有保存价值的材料，学校必须重视建立资助档案并对其进行科学地管理。

（二）资助工作政策性强，各层次部门监管力度大，资助档案是落实各项资助工作重要依据。2013年起，国家助学金作为自治区人民政府为民办实事教育惠民工程学生资助项目，其落实情况接受教育厅会同相关审计部门的审查，内容为通过听取学校汇报、查看档案、访谈学生、对比系统数据等方式检查高校国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、自治区人民政府奖学金评审及资金发放情况，细到检查学生每一份申请材料是否规范填写，每一笔资助金额的发放和管理是否到位，要求十分细致、严格。确保学生资助政策不折不扣落到实处。因此，规范建立受助学生资助档案，保证归档材料的完整性和法律凭据价值是做好资助工作的要点，同时也是作为资助一线工作人员规范开展资助资金发放工作时对自身保护的重点要求。

（三）资助档案中的学生申请提供的基础信息材料及开展家庭经济困难学生贫困认定工作过程中产生的材料是做好日常各项“奖、贷、助、补、减”资助工作的主要依据。这些材料为落实勤工助学、生活补助、学费减免、特殊困难补助等资助工作提供了基础数据支持。

三、资助档案的概念与内容

（一）资助档案的概念。资助档案是普通本科高校、高等职业学校和高等专科学校的全日制普通本专科（含高职、第二学士学位）和民办高校（含独立学院）对经济困难学生开展的奖学金、学生贷款、勤工助学、特殊困难补助和学费减免为主体的多元化资助经济困难学生的各项管理工作中直接形成具有保存价值的文字、图表和声像材料。

（二）资助档案的内容。高校资助档案是指在高校家庭经济困难学生申请贫困认定和对其提供各类政策资助，以及在日常教育管理等工作中形成的档案，一般包括以下几个方面：

1.高校资助管理文件。包括高校对各项资助政策项目制定的学校（院）一级管理实施细则，规定申请条件等文件材料；体现是否按照管理实施细则组织评审，程序是否规范的各种工作材料。如《××××学校（学院）贫困生认定与管理实施办法》《××××校（学院）国家奖学金管理办法》《××××学校（学院）国家助学金评选管理办法》《关于成立××××学校（学院）国家奖、助学金评选工作领导小组的通知（学校红头文件）》，等等。

2.家庭经济困难学生贫困认定过程材料。包括家庭经济困难学生的基本信息材料及开展家庭经济困难学生认定工作过程的材料。（1）家庭经济困难学生的基本信息材料包含学生本人的基本信息、家庭成员数及家庭人均月收入、生活经济来源、入学前曾获得的资助、家庭经济困难情况说明、家庭所在地乡镇或父母工作单位开具的证明材料等，具体体现在《高等学校学生家庭经济情况调查表》这一表格，该表是贫困生档案最原始、最基本也是最重要的表格材料。证明材料需要加盖乡镇一级以上民政部门或人民政府公章方为有效。此外，学生提交的证件如《扶贫手册》《农村建档立卡贫困户证明》《低保证》《残疾证》等也是贫困生认定工作中最基本和最重要的依据材料。（2）开展家庭经济困难学生认定工作过程的材料包括：学生提交的《高等学校学生及家庭情况调查表》《高等学校家庭经济困难学生认定申请表》，在资助网系统上申请填写的《××××学校（学院）贫困学生申请表》，以及班级民主评议投票结果及公示、公示期间学生的反映材料、院系认定工作组及学生工作处学生资助管理中心的审核意见、全院贫困生名单公示等。

3.学生在校期间受资助（补偿）的情况材料。指家庭经济困难学生在校期间获得和享受的国家、学校及社会等各方面资助及各类补偿代偿的申请及发放材料。如国家奖助学金申请及评审、发放材料，包括《国家奖学金申请审批表》《国家励志奖学金申请表》《国家助学金申请表》《自治区人民政府奖学金申请审批表》等一系列表格及申请证明材料；入伍服义务兵役学生学费补偿助学贷款代偿申请及发放材料。此类材料归档的重点是受助学生的公示及公布名单，以及资助（补偿）资金的发放记录（包含银行发放明细表、转账单等）。

4.贫困生在校期间学习、生活基本情况，心理、品行的材料。一般包括成绩单、获奖情况、受罚、生活情况、学生心理普查结果等。具体产生材料为《家庭经济困难学生生活情况调查表》、“学生资助政策宣传月”活动获奖征文、获奖演讲稿及视频、知识竞赛结果等材料。

5.受助家庭经济困难学生及国家助学贷款学生诚信档案。包括开展对家庭经济困难学生的相关诚信教育活动材料，如在开展资助政策宣传活动中全体学生签署的《国家资助政策知情承诺书》、受助家庭经济困难学生提交的《诚信档案》以及国家助学贷款（包括校园地国家助学贷款及生源地信用助学贷款）学生的《还款承诺书》等。

四、有效利用资助档案，配合做好各项学生管理工作

第一，利用资助档案中的学生个人基础数据，如学生提交的《高等学校学生家庭经济情况调查表》及相关证明材料，做好各项奖助资金的评审及发放工作。资助一线工作人员作为档案材料的归档整理者，应尽可能完整地收集和整理学生申请资助的原始材料并进行归档，以便在认定和开展资助工作中及时查看、了解每个家庭经济困难学生的具体信息，以此作为做好年度国家奖助学金评审等各项资助政策的基本依据材料进行评议、认定、评审和发放，对材料中有关的数据和信息做到尽可能地准确把握，确保国家资助政策落实到家庭经济困难学生身上，有利于高校学生资助管理中心及时调整贫困生人选，做好资助资金合理分配工作。

第二，利用资助档案中的家庭经济困难学生的家庭经济等相关信息，有针对性地开展校内勤工助学活动，根据学生具体情况引导和鼓励学生有效进行勤工俭学，更合理地安排岗位，让学生通过自己的劳动取得合法报酬，改善学习和生活条件的同时培养学生自立自强精神，增强学生社会实践能力，帮助学生顺利完成学业。

第三，利用家庭经济困难学生资助档案中的学生学习成绩及综合测评情况等信息，有计划地实施从年度全日制学生实际缴纳学费总额中提取的5%学生资助专项经费的使用，确保经费更有效地用于学习成绩优秀及综合素质全面发展的贫困生的奖学金评选及发放。同时，也为家庭突发困难学生及家庭经济特别困难学生的学费减免工作提供评选条件参考。

第四，利用家庭经济困难学生资助档案做好学生的爱国教育、感恩诚信等思想教育工作。做好受资助学生的感恩与诚信教育工作，是高校德育工作中的一个重要环节。而建立资助档案并加以有效利用，是做好学生德育工作的基础和主要依据。应善于利用资助档案中的各种感恩诚信教育典型，如在每年的“资助政策宣传活动月”中开展的多种形式的资助政策宣传及感恩教育活动中产生的优秀征文、优秀演讲视频、主题微电影等资源，或挖掘学生在资助申请的典型励志个例，在落实资助的各项工作中进行主题或穿插性的宣传和教育，点拨、唤起学生的爱国及感恩诚信之心。

第五，利用资助档案配合做好学生心理健康教育工作。不少高校贫困生因为家庭经济困难而感觉压力大，面对周围家境好的同学，或多或少存在自卑心理，由于家庭经济困难导致的敏感多疑，出现不爱与人交往甚至自我封闭的现象。家庭经济困难学生逐渐成为高校学生中最容易发生心理问题的群体之一。针对这部分学生，高校资助管理中心应积极配合学校心理老师做好学生心理健康教育工作，及时提供相关档案信息及资料，通过查阅贫困生档案较全面地了解学生的家庭情况及受助情况后，学校心理老师可掌握主动权，有针对性地与学生进行谈心、开导，给予家庭经济困难学生更多的鼓励，帮他们树立信心，以在学生出现问题的萌芽阶段及时解决学生的心理问题。同时，学校心理咨询中心需结合每年开展的心理普查活动得出的结论，积极配合资助管理中心完善学生资助档案的内容，促进学校家庭经济困难学生乃至全校学生的心理健康工作。

第六，利用资助档案配合做好学生就业工作。可体现在结合资助档案中的基础数据及各类受助名单，如贫困生数据库提取的在校建档立卡贫困户子女名单、低保家庭子女名单等信息材料，生源地国家信用助学贷款名单，国家奖、助学金获得者名单材料，配合学校招生就业部门做好每年对应届毕业生的就业帮扶工作。如2015年起，广西将在校期间已获得国家助学贷款的广西区内普通高等教育全日制毕业年度毕业生纳入求职创业补贴范围。此外，可结合学校实际，对当年毕业的家庭经济困难学生优秀毕业生采取就业补贴等各种形式的资助，以更有效地落实学校一级奖补专项经费的资助，从而配合做好学校学生就业工作。

【参考文献】

[1]广西家庭经济困难学生政策汇编[G].广西学生资助管理办公室，2016

[2]臧运蕾，王磊.高校贫困生档案的建立与管理[J].兰台世界，2009（18）

[3]郭理想.关于高校家庭经济困难学生认定问题的再思考[J].科技信息， 2010（26）

[4]程娅.建立与完善高校经济困难学生档案的思考[J].浙江纺织服装职业技术学院学报，2009（1）

【作者简介】黄伟红（1981— ），女，广西建设职业技术学院学生资助干事，档案系列馆员，研究方向：档案管理。

（责编 黎 原）