优化档案管理服务强化机关效能建设

任鑫

摘要：随着我国机关单位管理的优化和为人民服务意识的增强，机关效能建设成为提高单位工作绩效的有效方法。对于档案管理而言，不断加强档案管理，是机关效能建设工作的重要基础和有力保障。本文通过对基层机关效能工作机构优化档案管理服务的探讨，分析了档案管理服务在机关效能建设中的重要意义，为机关运行机制的优化提供了借鉴和参考。

关键词：效能建设；档案服务；管理水平

随着我国全面深化改革的不断推进，各级行政机关为落实“简政放权放管结合优化服务”的要求，不断强化机关效能建设，推进政府职能转变。各级部门单位在档案管理工作中，只有把握发展的方向，切实转变自身的职能，更新服务理念，改善服务方式，解决服务问题，才能实现档案服务管理水平的提升，推进档案管理在机关效能建设中的工作绩效，实现机关效能的强化。

一、档案管理在机关效能建设中的作用

机关效能建设是现代机关单位科学管理的重要方面，是以增强效能为目标，从自身职能出发，改革工作机制，完善工作方法，实现权力运行的公开透明，优化单位行政环境。其工作内容主要包括：效能督查、效能投诉和绩效管理等。

档案服务工作是单位整体工作的重要组成部分，是对单位各项工作、事件、人员变动、绩效考核等的详细记录，档案承载着单位各项工作开展的情况，承载着单位工作实践完成的全部过程，是机关效能建设工作的重要基础和有力保障。

二、机关效能建设中档案管理存在的问题

随着机关效能建设不断深入，内容和方法的不断丰富，档案管理方面问题也不断凸显。以基层机关效能工作机构的档案管理为例，主要存在以下问题：

（一）档案管理方式滞后

随着档案管理的形式、内容的日渐丰富，数量与日俱增。在机关效能建设工作中，对于绩效考评、效能督查、效能投诉等业务的新要求逐渐增多，基层机关效能工作机构档案管理方式明显滞后。一是只重文书档案管理。当前档案管理重点仍放在文书档案管理，而忽视照片、录音、录像等方面，这显然不符合效能工作的新要求。如：效能投诉的形式多样，有信函、来访、来电、网络等方式，对于来访、来电、网络等方式的投诉，录音、录像等原始记录极为重要，往往是用笔录登记不能替代的。二是只重结果档案管理。目前档案管理往往只注意某个事项结果的档案管理，而不重视产生这个结果的过程记录，这与机关效能工作机构工作性质极不相符，是经不起检验的。

（二）档案管理流程不合理

档案管理从材料的收集、鉴定到后期的利用，应当是环环相扣紧密衔接的。在基层机关效能工作机构中，普遍存在收集材料不完善、档案整理不规范、档案编目不标准、档案信息不保密、档案移交不规范等问题，缺乏科学的档案管理流程，造成档案工作管理难度增加，档案安全风险增大，档案利用依据缺乏等现象。

（三）档案管理力量薄弱

在机关档案管理工作中，由于档案管理工作繁复，工作量大，在一定程度上造成了基础管理人员的流动，由于人员变动影响了档案管理的连续性和稳定性。据调查，机关档案管理人员中专业档案管理人员占比不足10%，大部分档案人员没有经过专业的档案知识培训，缺乏专业档案管理知识，且身兼数职的情况比比皆是。由于档案管理在资料收集、整理、鉴定、编辑等环节精细化要求高，工作繁琐，工作人员精力有限，专业知识的缺乏也造成了工作规范和标准程度低，无法保证档案管理的质量和效率。

三、加强机关档案管理，强化机关效能建设的对策

（一）完善制度，加快改革

档案管理工作的优化需要将档案管理融入效能建设中，将档案管理融入机关各项业务工作中。机关单位各项工作随着体制改革 和社会发展而变化，档案管理也应加强前进的脚步，做好工作规划建设，落实档案管理体制改革，结合内部控制要求，加强“条线管理”。完善档案管理各项制度，制定档案管理每一步骤、每一环节的操作规范和实施细则，建章立制，细化工作体系，推进模式改革。

（二）优化流程，提升效率

机关效能建设中权责运行、职责追究、监督评议是其重要内容，档案管理工作要积极引进岗位责任制，明确工作权责，建立单位内部联动机制，强化部门之间、业务之间的沟通协调性，在档案移交、业务交织、规整鉴定方面提升实效。

（三）更新技术，保障有力

大数据时代下，积极利用新兴技术，结合信息科技能够更加便捷开展工作。在数字化、智能化和电子化办公中，建立信息共享平台，提升查阅速度；建立错误信息反馈系统，有利于档案资源的更新和维护，为机关效能建设提供有力的档案管理服务保障。

（四）优化人才，增强动力

在当前条件下，基层要引进专业档案人才存在较大困难，为工作人员提供培训机会，成为较为现实的选择。单位要积极选送档案人员到专业档案管理机构进行培训，也要请相关专业人士对各业务部门人员进行培训，提高单位人员的档案意识和能力。此外还应通过建立工作激励机制，明确权责且合理奖惩，激发工作人员的积极性和主动性，保证工人员的稳定性，改变工作人员身兼数职的局面，提升工作人员绩效建设意识，优化人才队伍，促进机关效能建设的高效开展。

参考文献：

[1]张月桂.实践科学发展观 提升档案服务效能——北京林业大学档案工作实践探索[J].中国林业教育，2010（05）：28-31.

[2]金仙，陈洪.规范基础工作是实现档案管理现代化的前提[J].兰台内外，2014（03）：61.