推进法院数字档案室建设的思考

成正宜 吴月月

（盐城市盐都区人民法院，江苏盐城，22400024000）

推进法院数字档案室建设的思考

成正宜 吴月月

（盐城市盐都区人民法院，江苏盐城，22400024000）

随着现代科学技术的迅猛发展，计算机与互联网系统已广泛应用，信息化时代的到来，深刻影响着法院的各项工作。信息化对改变法院工作模式，提高工作效率起到了重要的作用。目前，档案管理工作是法院重要的基础性工作，建立数字化档案室，推进法院的档案管理平台化、知识化、资源化，不仅符合法院档案管理的发展方向，也能使人民法院档案信息资源更好地服务审判一线、服务领导决策、服务人民群众。

一、建立数字档案室是法院自身建设的内在要求

法院档案是法院各部门在长期工作实践中积累起来的具有利用价值的历史记录，是法院工作不可或缺的重要信息资源。一直以来，法院档案工作主要是被动服务。如何充分发挥法院档案信息资源在服务审判一线、服务领导决策、方便人民群众等方面的作用，我们可以依托以计算机和通信技术为核心的信息技术和网络技术，建立法院数字化档案室，对档案进行数字化管理，使档案信息资源从库房中走出来，打破时空界限，提供便捷、快速的档案利用服务，是法院档案室实现档案工作价值的必然选择。

法院数字档案室就是为了实现法院司法为民的宗旨，适应信息社会日益增长的对法院档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对法院档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过法院局域网档案服务平台、政务网络平台等信息平台，打造提供档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。形成信息化条件下法院档案科学管理和服务利用体系是法院数字化档案室建设的主要目的。

二、法院数字档案室建设的优越性

（一）有利于节省管理成本

近几年来，受办公用房、土地等限制，很多法院档案库房预留空间不多，而随着案件的不断增多，加之诉讼档案又很少能够销毁，导致很多法院面临涨库的境地，数字档案室建设迫在眉睫。数字档案室将档案信息资源存储于档案专用服务器或者“云”端，并做好异质或者异地备份工作，可使得大量不具有保存价值的实体档案经鉴定后销毁，从而节省了空间和管理成本。

（二）有利于提高档案资源利用率

传统档案利用主要是案件当事人及承办法官，且限于对案件卷宗的使用。建立数字化档案室可以利用大数据、云计算等先进的技术手段，从海量的档案信息资源中提取分类档案信息，研究各种案件的分类分布情况，并进行原因分析。数字档案室的建立将大大推进档案资源的开发利用，还可实现更大范围的信息共享，有利于对档案信息资源进行深度研究，对与民生相关的案件进行经验总结，主动向相关职能部门提出合理化建议，提高档案信息服务社会、服务民生的能力与水平。

（三）有利于保护档案实体的安全与完整

法院诉讼档案现在一般采取多轨制保存方法，即电子诉讼档案和实体档案、纸质档案数字化后的影像卷同步保存。

其中电子诉讼档案更加全面、生动地记录了诉讼活动的全过程，更加真实地反映了诉讼过程。在提供利用时，优先提供电子诉讼档案、纸质档案影像卷，减少实体档案离开库房的频次，更大程度上保证了实体档案的恒温恒湿环境，有利于实体档案更长久地保存，降低了实体档案破损和丢失的风险，保护了实体档案的安全。

（四）有利于提高档案工作效率、节省当事人成本

近年来，法院案件大幅提升，以盐城两级法院为例，2015年全年受理案件总量达12万余件，同比增长14.7%，大家往往只注意到法官压力大，而很少有人注意到档案人员的工作量也在不断增加，但由于案多人少矛盾突出，各法院将力量向审判一线倾斜，档案人员一般都达不到标准人数，甚至有的法院连最基本的档案专职人员数量都不能保证，更遑论增加人员了。而数字档案室的建设，有助于在档案收集、整理、提供利用等各个环节减轻档案工作人员的工作量。传统档案管理需要编制诉讼档案索引，而利用计算机对档案信息资源编目则更加简便，如现在数字化扫描可以从档案管理系统中提取封面信息，直接打印卷宗封面，省去了书记员手工填写卷宗封面的工作，也可以直接提取编制索引。传统档案借阅查找利用时需要借阅者到档案室办理借阅手续，且档案人员需对所借阅的档案进行人工检索和拿取。电子诉讼档案则依靠档案管理系统，进行计算机检索，并实现了网上借阅，极大地减轻了借阅者和档案人员的工作量，提高了工作效率。特别是我省正在建设的三级法院档案共享平台，其建成之后将实现三级法院互联互通，通过网络授权即可实现电子卷宗的调阅，不需使用人工送达或机要送达，降低了成本，方便了利用，提高了效率。当事人也可以通过就近法院授权查阅卷宗信息，而不需要奔波于各级法院调阅卷宗，节省了人力、物力、财力。

三、法院数字档案室建设中应注意的几个问题

盐都法院档案数字化加工现场

（一）重视档案信息资源安全

首先，档案数字化是数字档案室建设的基础，由于档案数字化工作一般是外包给扫描公司，扫描公司人员复杂、流动频繁，而法院档案，尤其是诉讼档案中存在大量的涉密内容，因此要注意各个环节的安全问题，包括档案从库房移出扫描至扫描完成后送回库房的途中档案实体的安全；扫描过程中工作人员接触大量的档案信息，如何做好防失、泄密工作也是我们尤其要注意的。其次，数字化扫描后，将档案信息资源挂接到档案专用服务器上时，要注意存储设备的安全和管理系统的防护问题。最后，在档案信息资源日常管理和提供利用的过程中更要注意信息安全。由于在利用过程中，档案信息资源将通过网络传播，因此要考虑病毒等对网络的破坏，确保网上传输安全。同时档案人员的技能水平有无达到熟练程度，会否出现误操作等问题也须加以重视。

（二）科学划定档案数字化范围

建立数字档案室主要是为了方便利用和编研。通过对档案尤其是诉讼档案的利用情况来看，无论是本单位，还是当事人、外单位，借阅较多的一般是近三四年的卷宗，且以上诉案件、申诉、复查及信访案件为多。随着时间的推移，大量的诉讼档案利用率极低，且还有一大部分超过了保管期限，属于待鉴定销毁的卷宗，如果对这些诉讼档案不加选择地全部进行数字化，则会浪费大量的人力、物力、财力。同时，各法院一般都存在一些历史档案，这部分档案利用率不高，且由于当时的装订方式、制作载体和字迹材料较为特殊，如果对其进行数字化，则使得大部分档案将无法恢复原样，甚至有的档案有灭失的风险。因此，档案数字化工作要统筹安排、科学推进，在利用和保护等方面寻求一个平衡点。

（三）保证档案数字化质量

档案数字化的质量直接关系到档案提供利用的效果，因此在建立数字档案室时尤其要注意数字档案的质量。档案数字化质量主要受以下因素影响：一是档案质量。档案原件质量是数字档案质量的基础，如果档案原件质量原本就不高，则数字化后的数字档案质量肯定也高不了。因此，在档案装订、归档时相关人员一定要进行认真检查，档案员在接收档案时也要在形式上对档案质量进行检查把关。二是扫描标准。一般来说，扫描仪分辨率越高，扫描质量越好，当然成本也就越高。因此，要制定一个数字化扫描的标准，既能满足数字档案的利用需求，又能达到节约的目的。三是人员素质。扫描过程中工作人员的操作技术和责任心尤为关键，如扫描不完整、歪斜等都直接影响数字化质量。四是挂接操作。挂接时要检查是否全部挂接到位，有无丢包。

四、解决问题的思路

（一）思想重视

思想重视，是解决数字档案室建设过程中发现问题的基础。领导应充分认识到数字档案室在司法为民中的保障和推动作用，充分保障数字档案室建设的经费、人员和软硬件设施。档案人员应认识到法院档案工作的特殊性和专业性，要充分利用管理档案信息资源的便利条件，借助现代化的信息技术手段主动挖掘利用，有选择地向利用者推送档案信息，提高档案利用效率，努力将法院档案部门从封闭的保管者角色转变为开放的信息知识提供者。

（二）技术支持

1.制定规范。建立健全电子文件归档管理、档案数据著录规范和数字化扫描质量等标准制度。在制度层面保证数字档案达到一定的质量要求。

2.软、硬件配备到位。数字档案室的建设离不开计算机技术及网络技术。基于数字档案室的安全考虑，需要对系统运行维护给予充分保障，采用防火墙、数据备份、加密、设置口令等安全防护措施，确保档案信息与系统安全。在利用过程中可以对电子诉讼档案的访问进行限制，通过设置访问密码、申请授权等对利用者进行必要的限制。充分利用现有法院专网，组成覆盖全国的四级法院网络化诉讼档案信息共享平台，同时内网与互联网隔离，避免遭受黑客、病毒的攻击。强化档案数字化工作室的安全措施，采用禁止携带存储工具至工作间、摄像头监控等技术手段防止失密、泄密发生。此外，还必须重视做好数字档案的异质、异地备份工作。

（三）队伍建设

区档案局业务人员指导档案数字化工作

一是完善数字档案管理工作责任制、数字档案安全管理制度等工作制度。二是加强扫描人员管理，突出强调数字化质量要求和保密意识，不得私自将档案信息资源进行存储、传播。三是提高档案人员工作能力，通过培训等措施促进档案人员知识更新，使之更好适应信息技术和档案事业的发展需要。同时，可以向社会招录计算机专业或档案管理专业的人才，补充“新鲜血液”，双管齐下，改善人才缺失、缺位的现状。