为小微企业建立公共档案室的可行性分析

刘 婷陈永生

（1.苏州市城乡建设档案馆，江苏苏州，215002； 2.苏州市高新区档案局，江苏苏州，215011）

为小微企业建立公共档案室的可行性分析

刘 婷1陈永生2

（1.苏州市城乡建设档案馆，江苏苏州，215002； 2.苏州市高新区档案局，江苏苏州，215011）

为适应经济发展新常态，加快发展动力转换，增强社会创新创造活力，中央提出进一步扶持小微企业发展以推动大众创业、万众创新。小微企业作为吸纳各类创业人才的重要载体，在提供就业岗位、缓解就业压力、保持社会稳定等方面发挥了重要作用。根据国家工商总局统计，新设小微企业吸纳就业占比超过80%。［1］2015年第三季度全国市场主体发展情况显示，小微企业占新登记企业总数的96.62%，小微企业“铺天盖地”格局逐步显现。这些小微企业从成长壮大到蓬勃发展会产生种类繁多数量巨大的档案，企业档案作为企业资产的重要组成部分，是企业生产、经营、管理等各项工作的基础，应当得到妥善的管理。但小微企业因其自身规模小，在资本、技术、人才、管理等关键因素方面积累不足，相当数量的小型微型企业并不具备单独管理自身档案的条件。因此本文提出将小微企业档案管理纳入到政府公共服务的设想，以众创空间等平台建立公共档案室，既能够解决小微企业管理档案的需求，为小微企业解决发展难题，又能有效整合信息资源，拓展政府公共服务范围。

一、公共档案室的含义

目前学术界对于“公共档案室”一词尚未提出明确的定义，本文将相近的概念作出比较分析，以便于对公共档案室有更加清晰的认识。

1.公共档案室与联合档案室的关系。联合档案室是在机关档案室基础上对原有管理方式变革与创新的产物，是一种优化的机关档案管理形式。具体指同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室。联合档案室与公共档案室的区别首先在于两者面向的服务对象不同，联合档案室面向机关事业单位，而本文所提到的公共档案室主要面向企业。其次，两者所保管的文件生命周期不同。联合档案室的本质仍然是档案室，它履行传统档案室的职责，是一种过渡性的文件管理机构，负责保管处于半现行阶段的文件，而公共档案室是一种提供综合服务的第三方档案管理机构，涉及文件生命周期的各个阶段。最后，两者承接服务的主体不同。联合档案室是在原有档案室工作人员的基础上，将其合并优化，提供服务的主体仍然是机关组织。而公共档案室承接服务的主体是具备档案管理条件的第三方社会组织。两者之间的联系在于他们都是一种横向的档案工作组织形式，为同一区域的不同组织提供档案管理服务，都能够为组织机构节约人力物力资源，提高其档案管理效率。

2.公共档案室与商业性文件中心的关系。公共档案室与商业性文件中心的区别首先在于，从盈利方式上，商业性文件中心作为一个独立的组织机构须自负盈亏，它是以盈利为目的的有偿服务中心。公共档案室由政府出资购买服务，目的在于向有需求的企业或其他组织机构提供公共服务，使用者本身并不与公共档案室发生直接的利益关系。其次，从提供服务的方式来看，商业性文件中心是以自身为主体，面向有需求的客户提供档案服务，提供服务的方式相对分散。公共档案室以企业或相关组织为主体，依托于创客空间等相对集中的企业聚集平台来提供服务，它们的分布范围取决于企业的聚集程度，提供服务的方式相对集中。再次，从两者产生的原因来看，商业性文件中心是受到自身利益驱动从而向客户提供服务以换取利润的专门机构。公共档案室是政府为了解决小微企业或相关组织发展中档案管理困境而购买公共服务的产物。尽管两者之间存在差别，但它们也有一定的相似之处。一方面，两者都是社会分工细化的产物，提供专业领域的专业服务；另一方面，两者的业务范围较为相似，都向客户提供档案的咨询、归档、管理和储存、安全销毁、数据保护和恢复等相关服务。

通过以上比较与分析，本文将公共档案室界定为：以政府购买服务的方式，在一定地域范围或平台内，为有档案管理需求的小微企业或组织机构提供服务而设立的第三方档案管理机构。

二、建立公共档案室的必要性

1.节省企业管理成本

国家档案局调研苏州高新区公共档案室

小微企业是国民经济和社会发展的重要基础，是创业创新的先锋力量，在扩大就业、增加收入、改善民生等方面有着举足轻重的作用。企业档案作为一个企业正常发展不可替代的资产财富，有助于小微企业增强技术和知识储备，为企业的可持续发展提供强有力的保障。但小微企业本身“低、小、散”的特点导致了其在创新发展过程中面临相当大的困难。由于小微企业规模偏小，拥有社会资源占比较低，在运营中必须减轻自身组织机构负担以及降低人力资源成本和各项开支成本。档案工作需要投入档案基础设施、专业档案管理人员以及专门的档案管理库房等，如果成立专门的档案部门来管理档案，无疑增加了企业管理的成本。公共档案室的建立能够避免小微企业进行重复的人力财力投入，实现在同一区域内小微企业档案的集中管理，解决小微企业档案管理需求与自身资源匮乏的矛盾。

2.增强企业竞争能力

企业档案很能反映出一个企业各项活动和生产经营情况，不仅仅是企业管理的第一手材料，也是企业软实力的重要体现，更是企业生产、经营、管理等各项工作的基础。建立公共档案室有助于在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，方便企业随时调阅，不仅提高企业办事效率，也维护了企业的经济利益和合法权益；有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。此外，小微企业还可以从繁琐的档案管理业务中抽身，从而更加专注于拓展主营业务，提升企业品牌影响力和竞争力。

3.促进政府职能转变

成立公共档案室的前提条件是由政府来购买公共服务，档案服务是政府增加公共服务供给的重要渠道之一。2013年全国档案局长馆长会议强调：“向社会购买事务性管理服务，是解决各级档案部门人少事多问题的出路之一。各级档案部门要对全部事务所进行研究，把可向社会购买的事务性管理服务，从由档案人员进行，改为以购买服务的方式进行。”政府购买公共服务模式的出现，适时填补了政府由“大包大揽”到“有所为，有所不为”转变的空白区域。通过引入市场和社会力量共同进行公共服务治理，剥离一些非必要的功能交给社会组织，既有利于政府专注于主体业务，避免行政透支，又能为市场和产业结构的调整创造条件。各级人民政府要结合当地经济社会发展状况和人民群众的实际需求，因地制宜，积极稳妥地推进政府向社会力量购买服务工作，不断创新和完善公共服务供给模式，加快建设服务型政府。

三、建立公共档案室的可行性

1.政策背景

近两年我国经济下行压力持续增大，经济走缓的主要原因在于中国经济自发的增长动力不足。为此，中央大力推进“大众创业、万众创新”，增加公共产品、公共服务，而积极发展政府与社会资本合作的模式，作为公共服务供给机制的重大改革，已经成为当前国家实施积极财政政策的重要抓手。中央及各地政府对小微企业发展给予高度重视，先后出台了一系列政策，通过政府与社会资本合作的方式，支持与引导小微企业发展。

2015年3月国务院办公厅下发9号文件《国务院办公厅关于发展众创空间推进大众创新创业的指导意见》（以下简称《意见》）［2］，《意见》中明确提出要综合运用政府购买服务、无偿资助、业务奖励等方式，支持中小企业公共服务平台和服务机构建设，为创新创业搭建高效便利的服务平台，提高小微企业市场竞争力。同年5月，国务院第92次常务会议审议通过并转发了由财政部牵头，会同发展改革委、中国人民银行联合制定的《关于在公共服务领域推广政府和社会资本合作模式的指导意见》［3］，决定围绕增加公共产品和公共服务供给，广泛采用政府和社会资本合作模式。

建立公共档案室作为一种政府与社会资本合作来提供公共服务的方式，符合当前我国小微企业发展的现状，也是积极响应国家方针政策的重要举措。国家关于大众创业、万众创新，以及政府与社会资本合作的相关政策，为推行公共档案室建立提供了极大的可能性，使得公共档案室在众创空间等平台的基础上，为小微企业发展做好坚实后盾。

2.主体需求

档案学家巴斯克斯说：“可以确定这样一条原则，在任何时候文件都应该存放在它的利用者最便于利用的地方。”小微企业集群化发展的特征使得公共档案室便于为其提供即时的服务，方便企业存取和利用档案，能够更好地满足企业的需求。根据《工业企业档案分类试行规则》，企业档案主要分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等11个类型。目前以新兴小微企业实际情况来看，其档案主要集中在产品类、科研类、经营管理类等方面，尤其是专利技术文件、产品档案往往是小微企业生存的关键，做好这些档案资料的管理及利用对于小微企业今后的发展至关重要，但多数小微企业本身没有足够的条件去管理档案，即使抽出专人或兼职人员来管理，也是非常耗时耗力。将小微企业档案管理的需求从企业主营业务中剥离出来，交给公共档案室来管理，能够使企业得到专业化的档案管理服务，提升档案管理水平。

3.社会环境

为小微企业建立公共档案室的社会基础主要在于两个方面：

一方面在大众创业、万众创新的引导下全国各地创业创新平台逐步增多，它们将成为公共档案室赖以生存与发展的基础。根据江苏省人力资源和社会保障厅数据，截至2015年9月，江苏省已建成各级各类创业载体1797个，累计入住企业达9.82万户。［4］以苏州市为例，2015年10月苏州工业园区成为全国首个开放创新综合实验城市，在“十二五”期间，基本形成了“集聚一流创新要素、营造一流创新环境、实现一流创新产出”的创新发展态势，以科技为主力的“创新生态圈”日益清晰。根据《苏州市实施创客天堂行动发展众创空间的政策意见》，到2020年苏州将拥有众创空间超过300家，集聚创新创业人才超过10万人，新增创新小微企业超过3万家。目前苏州已相继涌现出苏州高新区狮山创客汇、昆山高新区阳澄湖两岸青年创业园、苏州自主创新广场苏创空间等一批特色鲜明的创业平台，众包、众扶、众筹等新型平台已成为小微企业的“后台服务器”。

另一方面，第三方档案管理机构数量增长及条件日趋成熟为建立公共档案室提供了有利条件。伴随着外包服务业在档案领域的不断发展以及相关法律法规体系的健全，目前我国已有相当数量的第三方档案管理机构。它们从最初依托于档案行政部门到如今发展成为完全独立的专业性服务机构，其业务领域也从单纯的档案整理服务拓展到档案软件管理与开发、档案咨询服务、档案寄存、档案鉴定等全方位的档案服务。经过市场的检验与同行之间的相互竞争，这些机构能够不断完善自身，更好地适应客户需要，将为小微企业提供深入且广泛的市场支持。

综上所述，为小微企业建立公共档案室已经具备了充分的必要性与可行性条件。实际上，苏州首个公共档案室已在高新区科技医疗器械产业园中投入使用，免费为入园的小微企业提供“线上线下”的档案保管、利用、咨询及衍生服务，解决企业档案管理的难题，这对于今后公共档案室在全国范围推广有着深远的意义。在新时代全民创业环境下，面对小微企业日益增长的档案管理需求，公共档案室的建立、运营及风险管控将是未来值得我们深思与探索的课题。

［1］中国工商报.新设小微企业吸纳就业占比超过80%［EB/OL］.http：//www.saic.gov.cn/gts/fwfz/201603/t20160301_ 166949.html，2016-03-01.

［2］国务院办公厅.国务院办公厅关于发展众创空间推进大众创新创业的指导 意 见 ［EB/OL］.http：//www.gov.cn/ zhengce/content/2015-03/11/content_9519.htm，2016-03-11.

［3］财政部，发展改革委，人民银行.关于在公共服务领域推广政府和社会资本合作模式的指导意见［EB/OL］.http：//www.scio.gov.cn/xwfbh/xwbfbh/xczb/ xgzc/Document/1448388/1448388.htm，2016-03-11.

［4］扬子晚报网.江苏1797个创客空间任你选一个格子间就是一家公司［EB/ OL］.http：//www.yangtse.com/jiangsu/ 2015-09-16/647288.html.2016-3-20.