档案馆室档号衔接存在的问题与对策

李宇

（江苏省档案馆，江苏南京，21000810008）

档案馆室档号衔接存在的问题与对策

李宇

（江苏省档案馆，江苏南京，21000810008）

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，是存取档案的标记。档号作为档案保管单位的标识符号，直接与档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和统计等工作发生关联，是档案管理诸环节工作不可忽略的要素。规范档号的编制，是实现档案科学管理的基础，也是实现馆室档号衔接的关键。

一、馆室档号构成的渐变

馆室档号构成伴随着我国档案事业发展，经历了一个起步摸索、逐步完善和改革发展的建设过程，每一过程的跨越都将档案科学化管理推上一个新台阶。

1.起步摸索阶段

时间跨度从建国初期到改革开放前，档案以文书为主，档号的构成为：全宗号—保管期限—案卷号，其中保管期限中文实标，相同保管期限档案按全宗流水编案卷号，案卷号位数最多达5位。检索工具主要以案卷目录为主，目录号作为目录管理编号，反映全宗内档案案卷目录的册数，与档号没有直接关联。此阶段档号构成中缺档案门类标识，若出现多种门类的档案就会产生重号。

2.逐步完善阶段

时间跨度从改革开放后到2000年，这一阶段多门类、多载体档案不断涌现，计算机在档案管理中得到了初步的应用，原有档号的构成已不能适应这种变化发展。1995年国家档案局发布了《档号编制规则》（DA/T13—94），规范了档号的编制方法，适用于不同纸质档案门类，解决了之前档号重号问题，规定的文书、业务、科技档案档号构成分别为：全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页（张）号；全宗号—类别号—案卷号—件、页（张）号；全宗号—类别号—项目号—案卷号—件、页（张）号。其中类别号设置一般不超过3级，不同级位间可用间隔符“·”分开；项目号专指产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号；类别号视同专业（专门）档案门类号。

此阶段档号构成有三大特点：一是简化了档号标识，规定了全宗号属类代码的编制方法，以及文书档案案卷目录号阿拉伯数字代码；二是引用案卷目录号参与档号构成，规定了每一案卷目录所含案卷数量一般以3位数为宜，将纸质案卷目录号与档号构成中目录号一一对应；三是规定了专业（专门）档案的档号构成。

3.改革发展阶段

时间跨度从2000年至今。为了适应档案管理现代化与档案信息资源开发的需要，充分发挥计算机管理档案的优势，2000年12月6日国家档案局批准颁布实施档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），该标准从我国档案工作实际出发，在借鉴传统立卷整理方法的基础上，对归档文件整理进行了改革，推行文件级整理方法，大幅度简化整理中的手工操作。档号构成直接显现档案分类方法，主要有两种：全宗号—年度—保管期限—机构（问题）—件号；全宗号—保管期限—年度—机构（问题）—件号。若立档单位年度形成文件较少的，省略机构（问题）项，直接按年度—件号编排。此种档号构成的缺陷是没有档案门类标识，仅适用于文书档案。

为了符合文档一体化管理的要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，保证纸质文件和电子文件整理协调统一，2015年10月25日国家档案局发布了《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），取代了DA/T 22—2000标准。该标准实用性较广，除扩展电子文件外，将馆、室编件号合二为一，增加了档案门类代码，还规定其他门类档案可以参照执行。规定档号构成为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号。照此标准执行，特殊载体档案的档号也可以参照编制，达到了馆室档号编制全覆盖无死角。

二、馆室档号衔接存在的问题

建国以来，我国档案工作经过不断摸索实践和创新发展，经历了不同发展完善阶段，各阶段由于档号构成不同，编制组合方式多样，造成同一档案馆（室）不同历史时期形成的档案档号存有差异，影响了馆室全宗档案档号的衔接。分析原因主要有以下几方面：

1.档案行业标准滞后，自身存在着一定局限

每个标准的出台都是“实践——理论——再实践”的反复螺旋上升过程，馆室档案数量庞大，门类载体多样，很难用后标准完全取代已有档号的编制，加之有关档号行业标准的制定因其定位不同，自身也存在一定的局限。

（1）《档号编制规则》中“案卷编号以三位数为宜”，是一定历史时期的产物，主要是为了解决案卷目录号与纸质目录一一对应的问题。3位数的提出是基于纸质案卷目录装订成册的案卷条目不超过1000的因素，在实际中少有应用。一是馆室藏有大量编号超过4位数的档案，推翻重新编号工作量超大，而纸质案卷目录号的问题采取分编册号即可解决；二是立档单位相同门类保管期限档案的数量多数会超过1000，案卷号4位数编排较为合理，可以减少目录号的无限膨胀。

（2）《归档文件整理规则》中档号按“年度—保管期限”排序存在层级逻辑包含关系颠倒问题。此排序基于立档单位按年度归档整理工作考虑，仅此而言不存在分类层级问题，但馆室档案是跨年度纵向的，保管期限明显上位于年度。若按“年度—保管期限”编号，反映在电子目录数据的管理上是混乱的，同一保管期限档案按年度隔断，与档案实体按保管期限排架的做法不一致。

2.馆室工作缺乏沟通联系，档号编制未能统一

主要表现在：（1）全宗号没有预先给出。一方面档案馆没有预先将全宗号给定立档单位，另一方面档案室机构改革调整后，撤并情况未及时告知档案馆以重新确定全宗号，导致接收进馆的档案全宗号为空，需要进行大量的全宗号添加工作。（2）出现馆室档案案卷目录号重号和断号现象。一是档案室出现20世纪五六十年代档案编目断层，目录号始编于“文革”后形成的档案，这样馆室档案的目录号就出现了错位，合并后会产生目录重号。二是档案室只有具有永久保存价值的档案才能移交进档案馆，移交进馆档案的室编目录号会出现短期断号。

3.档案编目过于繁琐，后续管理不便

这种现象主要集中在机关档案室档案立卷整理过程中。（1）编目层级过多，如科技档案仅项目号的层级设置就多达3级，这种分类专业性很强，没有统一的分类标准，利用时需要对照分类表查找，档案移交进馆后利用极为不便，档案在出入库管理时也容易归错位。（2）档案反复起始编号，致使档案目录号过大。主要有两方面原因：一是有些立档单位在历次向档案馆移交档案后，案卷重新始编号，同一保管期限的档案产生新的目录号；二是按照内设机构编目录号，以会计档案为突出，大多数立档单位会计档案都是由会计档案形成部门整理和保管的，没有集中整理的机制，自然按部门形成多个目录号，有些单位按年始编案卷号，每一目录仅有几十卷档案的现象也有发生。

三、馆室档号自然衔接的实现路径

馆室全宗档案是一体的，档案室的档案远大于档案馆与之相关的全宗档案。实现馆室档案档号的自然衔接，须明确档案室归档门类和载体，建立馆室全宗档案的门类架构，规范档号的编制。档号的规范编制不仅要兼容所有归档门类、载体档案，而且要兼容不进馆档案，同时也要区别于档案数字化工作，兼容电子档案。

1.建立科学合理的馆室全宗档案门类架构

全宗管理是档案馆档案管理的基础，馆藏由无数多全宗档案构成，各全宗因立档单位职能性质不同，会形成不同门类和载体的档案，我们将之划分为文书、专业（专门）、特殊载体档案3大类。有些专业性较强的单位还藏有专业资料，可以作为全宗档案的补充材料，加在一起共有4大类，构建成“馆室全宗档案门类架构”（见下图）。图中有二级分类，基本可以涵盖馆室所有门类档案。其中文书、专业（专门）档案的载体是纸质的，随着OA的应用及普及，将会形成大量的电子档案，届时按照双套制保管的要求，纸质档案将成为异质备份档案。特殊载体档案泛指非纸质载体档案，分为音频（录音）、视频（录像）、照片和实物4个门类，其载体形式多样，除实物外，都会产生数码电子档案，光盘或移动硬盘等将会成为双套制保管的异质备份档案。

2.制定科学的馆室档号编制标准

档号的编制应具有唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性。我们以馆室全宗档案门类架构中门类档案为基准，通过对馆藏存量档案的结构分析、室藏增量档案的摸底调查，以及未来档案拓展空间的预断，结合馆室各门类各载体档案的共性和个性差异，本着避免馆室档号的二重编号，达到自然衔接的工作思路，制定如下馆室档号编制的统一规范标准。

（1）档号的构成。档号的构成应视档案整理的分类方式和分类排序而定，从馆室档案的整理分类来看，主要有档案门类、保管期限、年度、项目、机构（问题）5种。归档文件的档号基本按分类直接标注，立卷档案中档案门类、保管期限一般用目录号区分，年度、机构（问题）通过案卷号编排。由此可见，立卷档案与归档文件的分类整理方法基本一致，设定统一的档号编制标准是可行的。

考虑到区分电子档案及档案分类上下位层级的逻辑包含关系，建议档号构成统一编制为“全宗号—档案门类·保管期限（或·e）—年度—案卷号【机构（问题）】—件号”，或“全宗号—档案门类·保管期限（或·e）—项目总编号—案卷号【机构（问题）】—件号”，后者适用于专业（专门）档案，“档案门类·保管期限（或·e）”可视为目录号。第一种中若无“年度”分类项，下位类可以直接上移，此标准适用于馆室各种类型的档案。少量按项目分类号整理的档案（如科技档案），可以保留室行业标准编号，在整个项目档案收集齐全后或移交进馆前，重新按“项目号—案卷号”编制大流水馆案卷号，进而达到与上述档号构成一致。

此档号编制解决了以往存在的三方面问题：一是使档案门类和保管期限在档号中直观显现；二是可避免馆室档案目录重号；三是档案室不移交进馆的档案不会造成档案馆目录号空号。此外还直观区分了传统档案与电子档案。

（2）档号的标识。在档号的标识上应尽量做到简单、可扩充，部分层级的位数设置可留有一定的发展空间。全宗号4位标识，首位是全宗群代码，若全宗群位数在10以内，可用阿拉伯数字（以下简称数字）标识，超过10即用汉语拼音首位大写字母标识，后3位是全宗编号，用数字标识；档案门类一般用2位大写汉语拼音代码标识，若出现标识代码重复或2位代码标识不清的门类，可扩展到3位，如设备档案和社保业务档案分别标识为SB、SBY；保管期限代码用1—2位数字标识，其中永久、长期、短期分别标识1、2、3，定期档案按实际年数标识，如保管期限为30年直标30，若是电子档案，在保管期限代码后面添加e，如WS.1.e表示永久文书电子档案；年度用4位数字直标；案卷号由4位数字标识，若超过5位数可以考虑采用年度层级编号，1年形成档案超过1万的可增至5位数；机构由3位大写汉语拼音标注；件号由4位数字标识。如档号3001—WS.1—2015—BGS—0001表示永久归档文书2015年办公室第1件档案。

3.规范各门类档案档号编制要求

按照上述档号的构成和标识，从立卷和不立卷两种档案整理方式着手，统一馆室文书、专业（专门）、特殊载体档案档号的编制方法。

（1）文书档案。立卷档案档号构成为“全宗号—WS·保管期限（或·e）—案卷号—件号”，同一保管期限的档案编制一个流水案卷号；归档文件档号构成为“全宗号—WS·保管期限（或·e）—年度—机构（问题）—件号”。

（2）专业（专门）档案。专业（专门）档案门类较多，档案分类形式多样，各立档单位可根据实际确定档案分类方法。立卷档案档号构成有两种：“全宗号—档案门类·保管期限（或·e）—项目总编号—案卷号—件号”或“全宗号—档案门类·保管期限（或·e）—年度—案卷号—件号”。专业（专门）档案也可以采用不立卷的方式整理，档号可参照归档文件编制。对于按行业标准编制档号的如科技档案，行业标准号作为室编号保留，待整体项目完成档案归档齐全后，编制馆流水案卷号，行业标准号不参与档案馆档号构成。

（3）特殊载体档案。由音频（录音）、视频（录像）、照片和实物4类构成。音频档案包含录音磁带、录音光盘和音频电子档案等，用LY标识；视频档案包含录像磁带、录像光盘和视频电子档案等，用LX标识；照片档案载体分底片冲印照片（简称照片）、底片和数码电子照片，用ZP标识，底片与照片是同一信息，只给一个档号；实物门类标识为SW。特殊载体档案档号编制分别如下：

声像档案。分为音频（录音）和视频（录像）两种，按照立卷和不立卷两种方式整理。原生档案由盘带等载体承载的，盘带可视作案卷管理，盘带号等同于案卷号，档号构成为“全宗号—档案门类·保管期限—盘带号—件号”，同门类同保管期限的不同载体的档案可以流水混编盘带号。原生档案是数码电子的，可以采用件整理的方式，一个数码文件相当于一件，按年度整理编号，档号构成为“全宗号—档案门类·保管期限·e—年度—件号”，如档号“3001—LX.1.e—2010—0008”解读为3001全宗2010年形成的永久第8件数码视频档案。

照片档案。照片档案无论是底片冲印还是数码电子都按件整理。底片冲印照片档号构成为“全宗号—ZP·保管期限—册号—件号”，照片按组信息排放装册，一册可装若干组信息照片，册内编流水件号，册号视同案卷号；数码照片档号构成为“全宗号—ZP·保管期限·e—年度—组信息号—件号”，照片按年度整理，组信息号相当于归档文件中的问题项，3位阿拉伯数字编排。保管期限为永久的数码照片冲印装册，双套制保存，大流水编制册号，册号参与著录，不作为档号构成项。

实物。按件整理，档号构成为“全宗号—SW·保管期限—分类号—件号”。由于各立档单位实物档案数量不多，类型繁杂，为了易于管理，再按分类编号，按照实物的归档范围划分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类和字画类4类，分别标识为RY、LP、YX、ZH，各分类号下不区分年度编流水件号。具体实物的分类各立档单位可根据归档种类酌情而定。

资料。公开出版和内部发行的资料号构成为“全宗号—ZL—册号”；其他资料可参照归档文件整理方式编资料号。

4.完善档号规范实施工作

馆室档号衔接的关键在档号的规范化建设，档案形成于档案室，落户在档案馆，前端档案室档案的规范整理尤为重要。在3大类档案中，各立档单位的文书、特殊载体类档案基本固定，档号易于统一规范，专业（专门）档案除人事、会计、基建等档案门类固定外，各立档单位依工作职能会产生不同门类的专业档案。2011年，国家档案局根据《全国档案事业发展“十二五”规划》和建立覆盖人民群众的档案资源体系的要求，印发了第一、第二批《国家基本专业档案目录》，初步明确了专业档案内容，划分为人事、民生、政务、经济、文化5大类。各立档单位可参照设定专业档案管理门类，但要注意避免将职能处室形成的业务档案归入文书档案的情况，以此建立室档案门类架构，规范档号的编制。

馆室档号的规范化是一个渐进的过程，需要经历一个过渡阶段。对于不同时期馆室档号编制的差异，不能强求用统一的标准去替代，而是在确保档号唯一的前提下，允许多种编制方法的存在，逐步趋于规范。过渡期内应正确处理好存量档案和增量档案的关系。档号规范标准的实施应以增量档案为起点，档案局可以业务指导的方式指导并督促档案室执行。对标准实施前形成的存量档案，尽量保持原整理基础不变，仅对档案室向档案馆移交档案中出现的不完整档号和馆室重复档号进行更号。为此，建立并完善各种档案登记统计台账，加强馆室间的相互沟通和协调尤为重要。档案馆应事先给定档案室全宗号，档案室须将机构撤并情况及时告知档案馆，确定变更后机构的全宗号。档案馆在档案移交进馆前须做好摸底调查，提前对重号档案进行更号处理，尽量保持原编案卷号不动，采用批量处理的方式修改目录号，选择应用条形码档号标签，同步完成电子目录和档案实体更号。此方法通过实践验证简便易行，效率较高，且不易出差错，在加贴档号标签的同时完成档案清点工作，对存在的问题及时修正，使移交进馆档案达到规范化整理要求。