加强基层档案工作规范化建设之浅见

徐芳敏

（淮安市档案局，江苏淮安，22300123001）

加强基层档案工作规范化建设之浅见

徐芳敏

（淮安市档案局，江苏淮安，22300123001）

20 09年，江苏省档案局出台了《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，从组织管理、基础业务、信息化建设及开发利用四个方面，对全省档案工作规范建设标准作出了明确规定。开展档案工作规范化建设，是提高档案工作科学化、规范化、现代化水平的重要举措，是推动档案工作持续科学发展行之有效的重要手段。现结合工作实际，就如何推进基层档案工作规范建设，谈几点想法。

一、开展基层档案工作规范化建设的重要意义

1.规范基层档案工作，是加强档案资源体系建设的重要保障。从基层抓起、从基础做起，是国家档案资源体系建设的重要工作思路。基层档案室的档案资源不仅是本单位发展轨迹的历史体现，更是各级国家综合档案馆馆藏档案的基础来源，必须努力做到应收尽收、应归尽归。古人云，巧妇难为无米之炊。如果各单位档案收集不齐、不全，那么，档案馆的档案资源建设就成一句空话，成为无源之水、无本之木。

2.规范基层档案工作，是顺应信息化发展新趋势的重要支撑。开展基层档案工作规范化建设，是新时期提高档案管理工作水平的重要举措，也是积极推动档案管理工作持续科学发展行之有效的手段。通过开展档案工作的规范建设，将档案信息化与单位信息化同步规划实施，有利于借助档案信息化、数字化，实现档案资源的共建共享，充分发挥档案高效率地为单位各项工作服务职能。

3.规范基层档案工作，是高效开发利用档案资源的重要前提。档案是人类在社会实践中形成的原始记录，是社会记忆的留存，具有凭证和参考作用。档案管理不仅是“保管”，更重要的在于档案信息的开发利用，将藏身于“深闺”中的“死档案”变成为我所用、为民所用的“活资源”。通过开展档案工作规范化建设，提升档案工作的规范化、科学化水平，为高效开发利用档案资源奠定重要基础。

二、基层档案工作规范化建设面临的主要问题

1.档案意识淡薄。部分单位对档案工作重视程度不够，档案意识淡薄，不能充分保证档案工作所需的人、财、物。虽然有的单位将档案工作列入年度工作计划，也有专人负责，但真正能把档案工作作为单位长效工作来抓的却少之又少。

2.档案人员业务素质不高。档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要档案人员具有较高的专业素质。然而，在实际工作中，很多单位档案人员往往一岗多职，疲于应付日常事务，根本没有时间和精力在提高档案业务技能上下功夫，再加上工作变动频繁，造成了档案人员业务素质普遍不高，直接影响到档案管理工作的稳定性和持续性。

3.档案保管条件较差。基层档案室的保管条件总体上比较差。空调、除湿机、灭火器等设施设备不齐全、陈旧老化，多流于应付检查。有些单位的档案室甚至存放着各种废旧物品，凌乱不堪，几乎就是杂物间，与档案室的“八防”要求相差甚远。

4.档案管理制度不健全。大多数基层档案室的档案收集、保管、借阅、利用、保密等制度不健全。有的档案室虽建立了一系列管理制度，却流于形式，执行不严。如，档案资料收集不全、整理不及时，借出的档案不严格履行借阅手续，甚至有借无还，等等。

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三、加强基层档案工作规范化建设的思考

要扎实有效地推进基层档案工作规范化建设，必须立足一个原则、抓好两个环节、树立三个理念、把握四个重点。

1.立足一个原则。即：坚持高站位，高标准。要以省档案局出台的《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》为指导，从严要求、高起点创建，切实推动规范化建设。

2.抓好两个环节。一是制度建设。制度保障是提升档案工作规范化建设的重要途径和可靠保证。必须建立系统有序的管理制度，既要建立健全确保档案集中统一管理的行之有效的工作制度，又要建立完善档案收集、整理、保管、开发利用等档案工作业务制度，以制度管人，用制度管档，按规矩办事，使档案管理工作真正做到有章可循、有规可依、有据可查。二是人才建设。要加强档案工作人员素质建设。档案工作是一项专业性较强的工作，档案管理人员不仅要有一定的档案理论基础，掌握档案业务知识，还要做有心人，要有耐心、责任心、事业心。目前，一些单位的档案员常常像走马灯似的，更换频繁，档案人员队伍不稳定，档案工作常面临培养一批、走一批、换一批的尴尬。各单位档案室要“定人定岗”，尽量保持档案工作人员的稳定性，保障档案工作开展的持续性、有效性。

3.树立三个理念。一要树立严谨务实的理念。各申报档案工作星级测评的单位一定要对照测评细则，逐项分解落实，以对历史负责、对人民负责的态度做好档案工作。二要树立服务至上的理念。机关团体企事业单位档案测评工作是以取得的实际效果作为评价的标准和尺度，注重的是档案工作在各单位发展中发挥的实际作用。因此，星级测评工作同样要体现以人为本，对人民负责，接受人民监督，让人民满意。要通过推进规范化建设，强化服务意识，转变工作作风，提高服务能力和水平。三要树立开拓创新的理念。要进一步发挥档案工作服务单位各项工作和社会各界利用需求的功能，创造性地开展档案服务、档案利用的新途径、新方式，努力建设特色档案资源，打造档案特色工作品牌，体现档案存史、资政的重要价值，让档案资源真正成为联系过去、现在和未来的信息纽带，使档案成为单位及社会发展的不竭动力。

4.把握四个重点。一要明晰目标职责。各单位要进一步明确档案收集、整理、保管等程序，建立从上到下，一环扣一环，环环相衔接的运行机制，做到人人有准则，事事有遵循，处处有章法。二要加强督查考核。定期检查总结，分析阶段性工作，查找薄弱环节，对发现的问题及时纠正，重要的问题要及时向主要领导汇报，自己不能解决的疑难问题要及时邀请专业档案人员上门指导。三要强化硬件建设。环境建设和现代化装备水平是评价档案规范化建设水平的一个十分重要的方面，也是提高工作效能的重要保障。各单位要积极创造条件，加大资金投入，着力解决档案工作环境差、装备水平低、执法手段落后等突出问题，不断夯实规范化建设的物质基础。四要统筹兼顾。档案测评工作不仅涉及档案工作部门，它与机关团体企事业单位的其他各个部门都密切相关。档案测评工作的一个重要部分就是档案的有效利用，因此档案工作是有机整体，既离不开各部门的协调配合，也离不开每位工作人员的积极参与。各单位要注重统筹协调，努力发挥档案利用的最大效应。