会计人的“福音”

曾几何时，处理纸质发票对于会计人员来说，简直就是一场“噩梦”。据一项权威调查显示，企业普通会计人员70%的精力花在发票上——验票、审票、贴票、归档……纸质发票成为制约企业信息化程度提升的瓶颈。

2015年年底，国家税务总局发布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，国家档案局、财政部发布最新修订的《会计档案管理办法》，这一系列新举措表明，电子发票越来越受到政府和企业的关注，迎来了新的发展契机。

事实上，随着“互联网+”时代的来临，电子发票作为信息时代发票形态及服务管理方式变革的新产物，必将取代纸质发票。纸质发票向电子发票过渡，不只是载体的变化、流程的变化，还可能带来整个商业模式的变革、财税管理方式的变革。

电子发票的优势

一直以来，在使用纸质发票过程中，企业面临诸多方面困扰：开票企业管理系统中的数据不能共享到开票软件；收票企业也无法直接利用发票上的数据，打票时易产生错票；邮寄成本高，拖延回款周期，容易丢失毁损；纸质发票入账归档操作复杂，无法实时查询，等等。

电子发票的出现解决了这一系列的难题，可以说国家推动电子发票正当其时。目前在数据流上，比如订单、支付等，都可以在线上实时便捷地完成，唯独发票环节，成为最核心的瓶颈问题。因为纸质发票这种载体没有办法实现实时，很多业务必须见票才能进行到下一个流程，发票使得业务中断的情况屡见不鲜。而电子发票诞生之后，可以和原来的流程连在一起，实现实时开票收票。如此一来，企业未来的业务发展和财税管理会上一个新的台阶。

从数据收集角度，电子发票对企业也有巨大推动作用。电子数据打印到纸上后，信息就“死”在那儿了，等于信息僵化了；而如果是电子的话，信息就能继续流动，企业的数据分析颗粒度也就会更明细。而在业务操作层面，使用电子发票后可以节省人工，降低成本，降低出错率，提升效率，从而促进企业管理的提升。

如何自如地使用电子发票？

相比纸质发票，电子发票有诸多优势，那么企业应该如何申请开具电子发票？如何防止电子发票重复入账？电子发票如何进行归档？

原来，根据政策规定，选择使用增值税电子发票的纳税人，与现有的纳税人登记、票种核定等流程一致。以北京为例，具体开具流程包括：纳税人提出申请、税务机关受理确认、税务机关发票赋码、自建电子发票平台或使用第三方电子发票平台生成电子发票、电子发票明细数据传送税务机关。

虽然政策上规定打印的电子发票可以入账，但实际具有法律效力的原始凭证是电子文件，因此电子发票真正意义上的入账应与企业会计信息化核算软件相对接。

一般说来，电子发票入账包括销售发票入账、采购发票入账、费用发票入账，各自有相应的入账流程。

而对于如何防止电子发票重复入账这个问题，企业可以借助电子发票服务平台，对于归集到电子发票服务平台的每一张发票，平台都会为它建立一个档案以记录它的生命周期。这张发票是由谁经手的，正处于何种状态，与哪张单据相关联，平台都会有相应的详细记录，一张发票只能入账一次，再次入账就会报错。

电子发票同纸质发票一样属于会计档案中原始凭证中的一种。新修订的《会计档案管理办法》规定，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。因此，电子发票可作为记账凭证的附件直接存档。