SSC指南：PDE+361度法

文/中兴财务云

SSC指南：PDE+361度法

文/中兴财务云

对于实施共享服务这样一个复杂的项目而言，完整的项目规划、科学的实施步骤，以及制定可能出现的风险或问题的应急预案，都是项目顺利实施和运营的保障。

项目管理领域的探索经历了从初始形成到现代项目管理的漫长过程。财务共享服务的理念诞生于上世纪80年代，这一时期，项目管理理论的发展日趋成熟，财务会计、项目管理、流程管理、信息系统、工业技术、组织行为、质量管理、变革管理等多学科融汇结合，这都为财务共享服务项目的成长提供了坚实的理论基础。

一个简单的项目，通过对核心环节的各项基本过程或任务的实施，就能够达到项目的基本要求。但是，对于实施共享服务这样一个复杂的项目而言，完整的项目规划、科学的实施步骤，以及制定可能出现的风险或问题的应急预案，都是项目顺利实施和运营的保障。因此，项目管理团队系统地建立共享服务中心的实施方法是十分必要的。

共享指南一：PDE方法

财务共享服务中心的实施过程，即两个“如何”的问题——如何将原来分散的工作方式成功转移为共享服务的工作模式，以及如何保证此项目有序地实施、推进、完成，并具备可持续发展能力。这一过程具有系统性、整体性的特点，完备的实施方法论是组建工作顺利开展的保证。在实施方法的研究上，从整体性的角度，可通过专有的PDE方法的思想来展开财务共享服务的项目管理思路，在PDE方法的指导下，分阶段、分步骤建立系统的实施方法。

P D E方法即通过“最佳实践（Practice）——方法设计（Design）——效果评估（Evaluate）”的逻辑，设计财务共享服务中心的构建方案，同时，关注方案的可行性与客户变革收益的实现。（如图1所示）

财务共享服务中心构建方案的设计思想，来源于业界财务共享服务最佳实践的经验；对实施效果的评估是对实施方案的反馈，有助于实施方案的优化和提升。构建方案的设计是PDE方法的主体，方案的设计是战略导向性的。整体的设计理念与思路是一个变革管理的过程，对流程、组织、信息系统、运营管理四大要素进行整合，每个要素又体现了一个完整的实施模块，各自包含了更深一级的详细工作方案设计。在方案设计阶段建立一个（如图2所示）共享服务中心方案构建模型，针对每部分展开详细设计、方案实施和优化建议，得到适用于目标企业的落地性最强、变革收益最大的最佳设计方案。

PDE方法来自于业界财务共享服务中心的实践经验，展示了从传统模式到财务共享服务这一变革的基本路径。在PDE方法的指引下，可以将方案设计与效果评估的总体思路划分为三个阶段进行展开，即启动与调研阶段、规划与设计阶段和实施与运行阶段。在各个阶段，又具体细化实施步骤，构建一套完整的财务共享服务项目实施办法。

图1　财务共享服务中心构建的PDE方法

图2　财务共享服务中心组建模型

共享指南二：361度方法

在具体项目中，从明确财务管理的现状到实现财务共享服务目标的过程，就是财务共享服务项目的实施路径。财务共享的实施路径可以总结为一套“361度方法”，即通过三个阶段、六个步骤，最终成功实现一个财务共享服务中心的成立。具体来讲，三个阶段包括启动与调研、规划与设计、部署与运营。将三个阶段各自展开，又可详细分为定义与启动、现状调研分析、整体规划、详细方案设计、实施部署、持续改进六个步骤（如图3所示）。

项目启动与调研阶段

项目团队的首要任务就是定义在职责范围内要做的工作。项目定义往往是项目管理过程最初的、也是十分重要的一个阶段。因为此时，项目管理的要求者（项目发起人或客户）与项目团队需要就财务共享服务的一些重要方面达成一致。在项目启动与调研阶段，项目团队需要回答好几个重要问题：

图3　财务共享服务的实施步骤

· 构建财务共享服务的机会是什么？

· 实施财务共享服务项目的目的是什么？

· 为实现这一目的，哪些目标是必要的？

· 如果财务共享服务已成功构建，将如何确认？

· 是否存在可能影响成功的假设、风险和障碍？

· 目前企业财务组织、人员配置、流程以及信息现状是怎样的？

在启动与调研阶段，企业高管将对实施财务共享服务表达各自的期许与愿景，财务部门、业务部门、信息部门等各部门人员代表与项目团队要进行信息的充分沟通；与此同时，项目团队需要将财务共享服务的理念在各层级之间进行宣贯和知识引导，双方沟通之后，最终由项目团队出具第一阶段的输出物。

项目启动与调研阶段是建立财务共享服务中心的起点，包括项目的启动与先期评估。启动是项目开端的标志性工作，启动工作主要包含了对项目范围的界定、项目管理文档的输出和启动会议的召开，同时也要展开对企业现状的调研分析，通过调研数据及分析结果，评估企业财务管理现状、领导及基层人员对共享服务的理解和态度、共享实施的基础环境等相关信息。

作为财务共享服务项目实施的第一阶段，项目定义与启动阶段是整个项目的基础。这一阶段首要的任务是项目启动，它包含：确定项目目标、项目范围、项目时间和项目团队；确定项目工作规范、制定项目管理文本模板和交付文档模板；召开项目启动会等各项工作。输出物包含上述几项工作的文档模板——项目工作规范、项目计划、项目管理文档及项目启动会资料等。

现状调研分析是规划和部署财务共享服务项目的基础，有助于定性与定量地明晰企业的财务管理现状。现状调研可采取的常见调研方法有问卷调查、现场调研、访谈等。通过现状调研结果，可以得出企业的信息化程度、信息系统的交互情况，从而来设定项目周期；根据得出的企业人员素质、管理层与员工对构建共享中心的态度，来评估项目推进的难易程度；根据得出的企业目前的业务流程、管理现状来规划设计共享中心的实施框架等。现状调研分析阶段工作完成后，需要输出调查问卷、访谈备忘录和调研分析评估报告。

规划与设计阶段

项目规划是预测未来，确定任务，估计可能碰到的问题，提出完成任务和解决问题的有效方案、方针、措施和手段以及所必需的各种活动和工作成果的过程。这一阶段的工作，将会辅助项目人员解决以下几个问题：

· 从哪几个维度出发，设计共享服务中心实施方案？· 各个维度的方案设计是如何展开的？· 共享服务与集团其他组织及部门之间的协作关系是怎样的？

· 与传统模式相比，共享服务中心的业务流程有哪些变化？

· 如何组建积极协作的财务共享服务团队？

· 共享服务模式下的系统架构是怎样的？

实施中，规划与设计阶段所进行的工作是整个共享项目过程中的骨干和细节的搭建。这个阶段通常包括整体规划和详细方案设计工作。项目人员在整体规划的框架下，细化各模块的具体实施细节，添加需要完善的子模块和具体推进计划。

规划与设计阶段是为整个财务共享服务项目搭建工作框架。整体规划阶段可具体划分为战略定位模块、业务流程模块、组织人力模块和信息系统模块。

新古典主义画家安格尔对线条的偏爱和执着使得当时学院派的素描绘画达到了较高的水准，丰富了素描表现的理论基础和实践基础，他说“线条就是一切，色彩是空虚的”，他的线条简洁、精准。德拉克洛瓦则认为“线条就是色彩”，他作品中的线条热情奔放，节奏感极强，使得在油画作品中的肌理变化、笔触律动赋有塑造之美。

战略定位模块：财务共享服务的战略定位；战略结构；战略职能规划；中长期规划。项目人员需结合企业的自身管理模式，确定财务共享服务中心的战略定位。

业务流程模块：财务共享服务中心流程设计的业务前提；主流程和流程框架。整体流程的设计要基于企业财务流程管理的现状，在共享模式基础下，综合考虑效率、质量、控制等因素，进行再造与优化。

组织人力模块：实施共享后集团财务职能体系界面构建；财务共享服务中心的组织架构设计；人员测算等。财务共享服务是对传统财务管理模式的突破，这就意味着必须重新配置适用这一新模式的职能划分岗位设计与人力资源结构。这一模块可出具的文档包括但不限于实施财务共享后的集团财务职能体系、财务共享服务中心岗位设计及财务共享服务中心人员需求计划。

信息系统模块：对财务共享服务中心信息系统的诊断；财务共享服务中心的信息系统方案设计。财务共享服务中心依赖于信息系统。信息系统诊断应明确企业现有信息系统与共享模式下系统需求的差异，根据信息系统诊断的结果，项目人员设计新的信息系统方案，确定系统平台建设中需要新建或改造的功能需求、运维方案等。

详细方案设计阶段是对实施方案的具体细化设计，这是正式实施前的准备时期，根据企业的现状不同，这个阶段的耗时也各不相同。在整体规划的指导下，项目人员可进一步从业务流程模块、组织人力模块、信息系统模块、场地设备模块展开详细方案设计工作。业务流程模块包括财务共享服务中心全套业务流程编写、各岗位操作手册编写；组织人力模块包括财务共享服务中心各岗位的岗位职责说明书编写、人员转型方案、人员发展通道设计、人员绩效方案设计、培训体系设计、确定需要外包的业务和岗位；信息系统模块包括系统架构及系统需求说明书编写；场地设备模块包括财务共享服务中心选址方案、场地需求方案、设备需求方案等。

实施与运营阶段

项目的实施与运营阶段，是按照规划设计逐步展开，实现方案落地的阶段。通过项目的实施工作，项目团队需要回答以下几个问题：

· 共享服务的实施中，需要关注哪些要素？

· 实施中，哪些风险是需要考虑的？

· 如何防范和控制这些风险？

· 共享项目的实施达到了预期目标吗？

· 怎样保持共享服务中心的先进性？

项目的实施与运营阶段，包括执行和控制两个过程。执行工作包含信息发布、团队建设、质量保证、方案选择、沟通管理、资源管理等；控制工作包括范围控制、信息安全控制、人员控制、质量控制、风险应对控制、进度控制等。

项目的执行，需要根据项目性质的不同，分多个步骤或几个模块来逐步完成。项目的执行过程需要配合全程的项目控制工作。项目控制就是监视和测量项目的实际进展，若发现实施过程偏离了计划，应找出原因，采取行动，使项目回到计划的轨道上来。控制工作各子过程彼此之间并非独立，项目人员需要具备全程把控的意识。在共享服务实施的各个步骤中，需要根据规划完成各模块的执行活动，并在活动执行过程中，对范围、信息安全、人员等进行实时把控，保障实施工作的顺利完成。

图4　实施与运营阶段执行与控制

如果将构建财务共享服务的过程看作是建设一栋大楼，那么完善的规划设计方案就如同大楼的设计图纸，是建筑的基础和指导；而实施与运营阶段如同大楼的建设施工过程，是建设工作的主体和重点，也是占用资源最多的阶段。这个阶段的实施工作，需要执行前期制定的详细设计方案，并与实施单位进行信息沟通，实现方案的落地与推进。运营阶段标志着项目已经成功实现，并转入日常监控。项目人员需要及时跟踪项目的实施进展情况，适时对项目实施情况进行反馈，并根据反馈进行持续改进。这一阶段的工作，包括以下两个步骤的具体工作。

实施部署：实施部署是项目实施方案落地阶段。这一阶段的主要工作包括财务共享服务规划方案的实施、人员培训与沟通、上线试运行。

财务共享服务方案实施工作包括：业务流程的测试、改进及优化等；完成人员的内部调动和外部招聘，外包协议签订等；信息系统开发，系统功能测试、系统接口测试等；财务共享服务中心办公场地的建设和装修、验收进场、设备采购及安装到位等。

在财务共享服务各模块实施完成后，项目人员需要进行人员培训工作，注重项目实施的培训和知识分享，同时，高层领导、项目人员要加强企业内各层级人员的沟通和共享理念的宣贯等。

在方案实施与人员培训沟通工作完成后，项目人员需要主导上线试运行工作，制定相应的管理机制，并针对试运行中出现的问题提供相应的解决方案。

持续改进：为保证项目的持续改进，完成实施部署工作后，需持续关注项目的运行情况，并进一步进行流程、系统、管理的优化及改进。共享服务的持续改进工作，可以从系统、流程、制度、质量等几个维度重点展开。财务共享服务中心应树立随需而变、持续改进的观念，使共享中心成为一个成长性强、创造思维丰富的活跃组织。

从理论和实践上来看，财务共享服务中心的建设都具有较高的复杂性，这就要求财务共享服务中心项目的实施必须具备完备的实施逻辑。多学科的融通发展为共享服务项目的建设提供了坚实的理论基础；PDE方法的提出，是来源于业界的最佳实践，指示出了由现状——传统模式的财务，到目标——财务共享服务的实施方案；在项目管理理论和PDE方法的指引下，再延伸提出了财务共享服务项目实施的“361度”方法，将财务共享服务的启动调研、规划设计和实施运营三个阶段具体细化为实施的六个步骤，包含了各阶段实施步骤展开前的项目管理方法论，同时又展示了具体的实施模块和实现方案，这一套从理论到思想到方法的实施办法，将成为实施财务共享服务中心的重要方案支持，在很大程度上助力财务共享服务中心的上线运营。