财务共享服务规划与设计

文/中兴财务云

财务共享服务规划与设计

文/中兴财务云

规划与设计是开展财务共享服务中心建设项目的第二阶段，也是共享项目得以顺利实施的关键阶段，这一阶段的核心工作是设计符合业务方案目标的详细操作模型，规划财务共享服务中心未来的运作蓝图。

充分的项目准备是项目顺利推进的重要保证，项目的具体规划建立在完备的项目管理、充分的现状调研和积极协作的项目团队的基础之上。在准备工作完善之后，项目团队就进入了整个项目的主体部分，即财务共享服务的规划与设计阶段。

财务共享服务整体规划

财务共享服务的整体规划是在项目组织、项目调研的基础上，梳理项目脉络，明确项目范围，勾勒共享项目的基本框架。财务共享服务项目整体规划主要包括四大模块，即战略定位、业务流程、组织人力和信息系统。

战略定位

战略定位是财务共享服务中心未来工作的目标及为达成目标而采取的行动，是共享项目的方向指引。项目团队需要在充分了解企业战略目标、发展方向的基础上，结合企业实际情况，明确财务共享服务中心的战略定位和未来发展。

图1　财务共享服务战略定位方案示例

图2　财务共享服务流程设计方案示例

战略定位工作主要包括：战略结构；战略定位；战略职能规划；财务共享服务中心中长期规划。

业务流程

业务流程模块的工作，主要回答如何去做、怎样做好的问题。本模块的主要工作有：业务前提确认、主流程设计，及流程框架制定。

财务共享服务中心的业务前提是流程设计的起点，该环节将明确共享后流程设计的前提，是共享流程设计的基础和背景，会影响到共享后的流程规范。业务前提的确定主要包括业务、系统、管理等多个方面：业务层面，例如共享纳入的业务范围、会计档案集中或分散、支付入账的先后顺序等；系统层面，例如影像系统的采用与否、电子档案系统的引入及系统的整合范围等；管理层面，例如内控管理的规则、业务审批权责的划分、审批流程的设计、审批环节是否见影像等。

主流程设计是业务前提、流程基础等相关信息的载体，对共享实施后业务的主要形式进行描述和展示，简单的呈现整体业务流程的信息传递过程和相关业务接口，为详细方案设计阶段中的业务流程编写提供依据。

流程框架是财务共享服务纳入业务的流程全集，包含了所有共享涉及的具体流程。在流程框架设计中，可以使用不同的划分办法，比较常用的一般是按照业务角度划分，例如分为总账、费用审核、资金支付等流程，或是按照会计角度划分，例如主营业务收入、主营业务成本、内部往来核算等流程。

流程框架的勾勒在目前阶段来说，仅仅是业务大范围的设计，没有具体进行详细流程的设计，很多小的分支流程会不够全面，因此它既是流程设计的指引，也会在流程设计中不断进行更新和完善，并在不断的变化中趋于完备。

组织人力

战略定位明确后，接下来要解决的问题，就是要做什么、由什么人来做。这一阶段的主要工作，是财务共享组织在集团整体中的组织地位，与其他部门、分子公司的组织架构关系及职能界面、内部组织的划分、人员岗位设置以及人力需求测算。

财务共享服务中心的职能划分和界定需要合理进行财务工作的分配，规划财务共享服务中心和其他各财务组织的职责划分，信息支撑、管理方式，以及明细的具体工作内容、相关接口信息和途径。

财务共享服务中心的组织设计可以参照介绍的其中一种方法进行规划，或者是结合多种方法同时运用，目前较多的财务共享服务中心采用的是以职能为主、人数为辅的方法进行架构划分。

人员测算工作需要根据财务共享服务中心的业务范围和不同岗位的业务性质，选择科学合理的测评方法，测算出各岗位的人员需求数量。不同的业务岗位，人员需求测算的方法会略有不同，需要进行合理的选择或组合。常用的测算方法主要有：业务分析法、数据测算法、对标测评法。

财务共享服务中心的内部组织架构并非是一成不变的，它是由共享中心的战略定位、职能划分、业务范围等共同决定的。没有最优秀的组织设计，只有最合适的组织架构。当部门处于业务的初创期时，人员较少、业务单一，简单紧凑的组织结构所带来的直接的汇报层级、快速的反应能力、良好的沟通和学习环境，更适合共享中心的内部交流和成长。而当一个财务共享服务中心壮大而稳定后，较多的层级结构，可以更为细化部门的标准工作，减少管理跨度，这也是培养员工、为未来业务拓展进行人才储备的好方法。

在财务共享服务中心发展的不同阶段，敏锐的识别阶段性需求，进行组织架构的适当性调整，是共享领导者必须具备的专业能力。

信息系统

信息技术高速发展的今天，计算机技术已经成为人类工作生活不可或缺的一部分，充分利用信息系统，加强系统数据的互联和共享，达到工作效率的大幅度提升，减少人为操作所可能带来的差错，是财务共享服务中心获得成功的关键。

财务共享服务中心的系统现状诊断是建立于共享模式的前提下，以财务共享服务统一信息平台为标杆，以企业现有系统设置为依据，在系统现状及完备性基础上进行诊断。系统现状诊断的主要工作包括：各业务、财务系统现有功能、接口及数据信息的分析；与共享模式需求相比，需调整、增设及引入的信息系统、功能及需求。

图3　财务共享服务组织人力方案示例

图4　财务共享服务信息系统规划示例

信息系统方案设计的主要工作包括：系统的层级结构、各层级的主要功能、包含的信息系统或系统模块；各层级、信息系统和模块间系统数据的流转、各系统输入和输出的信息。

财务共享服务详细方案设计

整体规划的构建搭设了财务共享服务的良好框架，但是想要真正落实到具体实施中，还需要在整体规划基础上，进行更具有可操作性的详细方案设计。

业务流程

业务流程是财务共享服务中心详细方案设计的重要环节，共享中心的各项业务都将在此环节中加以流程化、标准化，设计缜密、周全、高效的各项业务流程是共享中心未来顺畅运营的关键保障。

财务共享服务中心的流程设计应以文档的形式，详细阐述各业务流程的概要说明、流程图、流程描述以及一些流程中的关注点、业务或系统需求点等内容。业务流程应包含流程框架中的各个子流程，以业务角度划分流程为例，应包含：费用报销流程、成本核算流程、收入核算流程、资产核算流程、总账核算流程、税金计缴流程、资金支付流程、实物单据管理流程、会计档案管理流程等。

岗位操作手册需要根据各岗位的工作内容、工作性质、工作方式予以分别阐述。岗位操作手册应为扫描岗、归档岗、费用审核岗、资产管理岗、收入成本岗、总账报表岗、资金支付岗、运营管理岗、共享中心负责人等各个岗位进行编制。以费用审核岗为例，其岗位操作手册需包含：审批制度要求、报销发票要求、资金管理要求；审核要点、操作步骤、操作规范等。

组织人力

组织人力的详细方案一般包括岗位职责说明、人员发展与绩效，培训体系设计及外包资源协调等主要方面。

为了使人员安置后更好地了解各自的岗位职责，能够对转型后分配的新工作或新流程有所了解，应为每一个设置的岗位编制详细的岗位说明，这是组织人力详细方案的重要工作。岗位职责说明书一般包括以下四方面内容：工作内容简介；上下级汇报层级，包括岗位工作中相关的上下游关系，汇报层级，本岗位业务的输入和输出；岗位职责，涵盖岗位的业务操作要求，管理职责范围；任职要求，对岗位任职的工作经验，技能，和其他相关特殊素质要求的说明等。

图5　财务共享服务人员发展通道设计示例

图6　财务共享服务培训体系建设示例

财务共享服务中心作为一个新兴的财务组织，需要重新规划和制定共享成员的发展通道。人员发展通道方案主要内容包括：各岗位的发展路径及层级介绍；各层级工作经验、专业能力及人员素质要求等。

绩效考核指标，需尽量以定量的方式，阐明绩效考核的各项测评内容。绩效方案主要内容包括：绩效考核维度、考核指标、计算公式、数据获取途径及考核对象；考核频率、考核方式、考核激励办法等。

培训体系建设的工作主要包括：培训管理团队的建设、管理标准的制定；培训资源的引进、培训方式的设计；培训的具体开展和组织、培训实施的效果评估；培训文档的规范及培训课程的设计与安排等。

财务共享服务中心的发展通道、绩效方案、培训平台搭建等方案的设计，目的是让共享服务中心的员工可以清晰的了解组织的发展前景，以及本岗位的需求、发展和提升，明确组织和自我成长的方向。从而促使共享中心成员始终保持积极进取、竞争向上、团结奋进的心态，实现将共享中心建设成为一个学习型、创新型组织的初衷。

财务共享服务中心的各项业务并不一定需要完全由共享中心员工独立完成，一些低附加、高度重复的工作，也可以考虑通过外包方式进行处理。例如单据扫描及档案信息的系统录入等工作，技术要求较低、重复性极高，此种情况下，如果外包处理的成本低于财务共享服务中心独立处理的成本时，可以考虑将此类业务进行外包。

信息系统

信息系统平台的建设涉及到企业的多个系统，包括业务系统及财务系统，因而在信息系统的设计阶段，完善的信息系统架构设计、明晰的系统需求说明书，是系统平台搭设的重要依据。

系统架构设计的整理，是对财务共享服务项目规划设计中准备引入的系统的规划和设计，包括电子报账系统、影像系统、电子档案系统等相关新增系统，及系统间为搭建整体平台而产生的接口系统布局、接口需求。系统架构方案一般包括以下主要内容：系统布局、技术平台、系统安全、环境部署、系统框架、系统性能、内外部接口、数据库及应用服务器选择、技术安全风险及应对方案等。

系统需求说明书的编写，是将业务语言转变为系统语言，指导系统开发团队的实际开发工作，以实现各方协调确认的系统业务需求。系统需求说明书一般包括以下主要内容：背景和目标、适用范围、系统功能需求、系统接口等。

场地设备

硬件设施的到位和齐备是财务共享服务中心开始进行测试和运行的先决条件，在财务共享服务规划与设计的最后环节，根据前期业务流程、组织人力以及信息系统的详细设计方案，就可以启动硬件设施的设计和规划工作。

硬件设施主要分为两大部分：一是财务共享服务中心的场地规划；二是财务共享服务中心内部的配套设备规划。

财务共享服务中心的场地规划主要需解决两个问题，即共享中心的选址和办公中心设计。财务共享服务中心的选址，需综合考虑成本、交通、人力资源、城市基础建设，业务需求、组织定位和规划等因素后进行确定。财务共享服务中心是一个高效协作的组织，工作区域设置应尽量集中，办公中心设计应包含各小组、人员的办公座位安排，办公区、会议室的位置划分，及共享中心档案室的规划与设计。

设备需求方案应包含所需的各设备数量、品牌、型号等相关信息。设备需求主要包括电脑、显示屏、扫描仪、档案装订机、复印机及打印机等。

综上所述，规划与设计方案是财务共享服务中心的大纲指导，包含两大阶段的具体工作，一是财务共享服务中心的整体规划，通过在战略定位、业务流程、组织人力及信息系统四大模块进行框架搭建和整体设计，对共享中心的主体方向与内容进行明确，另一方面需在本阶段工作完成后，在此基础上进行详细方案的设计，针对业务流程、组织人力、信息系统和场地设备等细节方面予以设计、评审与确定，并辅以相应的管理制度、绩效考核等设计。精心设计、全员评审、反馈总结、优化提升，以全面支撑财务共享服务中心后续的上线实施，最大程度防范和减少初期推进的问题和阻碍。