科学管理在高校办公室中的应用

李鑫 于洋

【摘 要】高校办公室作为高校的综合办事机构，有着协调沟通、管理服务的重要作用。而高校办公室的工作特性决定了其工作效率会面临一些问题。为保证办公室作用的高效发挥，有必要通过学习科学管理理论，革新管理手段，让高校办公室的工作效率得到进一步提高。

【关键词】高校办公室；科学管理；工作效率

高校办公室作为高等学校的综合办事机构，具有上传下达、管理服务、沟通协调等多种工作职能，是学校的大脑、眼耳、咽喉、手足和脸面。学校的有序运转有赖于办公室的高效发挥，办公室的高效发挥则有赖于科学的管理。

一、高校办公室的特性

1.重复性

办公室的事务很多，也比较琐碎，但是事务种类并不多。主要工作如：收发文件、会议安排、电话接待、撰写文稿、印章管理等，每天工作量很大，但一天工作种类很少。

2.综合性

办公室的工作一方面是执行领导的指示，另一方面又需要协调各部门配合才能完成，既是执行任务，又要进行管理协调。

3.流动性

繁杂的工作使得高校办公室倾向于工作人员年轻化，因此高校办公室人员更换相对频繁。

以上三个特性有其优势，同时也会产生一些问题。重复性的工作可能会使职工产生职业倦怠，甚至开始“磨洋工”。办公室年轻职工管理能力有限，去管理协调其他部门配合工作的效率难以保证。同时，由于办公室人员流动性强，新进职工如何快速熟悉工作并掌握科学高效的工作方法也是一大难点。以上这些问题都有可能降低学校办公室工作效率，影响高校整体工作的运行。

二、科学管理的原理基础

1.人们认为如果每个人的效率增加，會导致工作需要的人手减少，导致减少岗位需求，因而有意不提升效率

事实上，增加工作效率不是减少工作人手需求，而是为了加强工作质量，挖掘工作深度。只有提高工作效率，减少基础工作所需时间，才能让职工有更多时间去思考如何进一步提高工作质量。

2.不完善的管理，导致每个人为保护自身利益而降低工作效率

有两种表现形式，一是人们天性喜欢轻松，不愿意辛苦工作；二是由于工作中人际关系产生的重重顾虑而引起的。第一种情况比较普遍，第二种情况却更难解决。职工会认为一旦领导相信他能完成更多工作，迟早会理所应当地要求他每天必须完成那么多，甚至有可能老职工会将“磨洋工”的习惯传给新职工，以防止其工作效率高而导致领导要求所有人加紧工作。

3.单凭经验行事，导致工作效率低下

现在，每个岗位的工作都比较专业，每个人都会通过前辈传授和亲身观察建立起自己的工作方法，这些方法是一种财富，但领导通常未能拥有这些财富。因此，大多数领导总是让职工自行思考如何去完成各自的任务，领导则负责督促职工。但是，每种工作都有多种工作方法，不同方法的效率也相差甚大，单靠工作人员自己很难确定最佳工作方法。更不用说岗位交接时，有可能导致部分工作技巧遗漏而带来工作效率降低。

为解决以上三种原因导致的效率低下，泰勒提出了科学管理理论。科学管理是把原来的知识收集起来，加以分析、组合并归类，成为规律和规则，从而形成一门科学。

三、科学管理在高校办公室的应用

1.提出工作的科学方法

应该用科学的方法代替单凭经验从事的方法。例如工厂的流水线方法，仅是一个小小的工作方式改变，生产效率就有了极大的提高。学校办公室的工作主要包括收发文、组织会议、电话或人员接待、用章管理等，每个时期可能工作重点不同，但一年下来，工作总类其实很少，工作内容有重复性。这就为提出科学的方法提供了良好的基础。

首先将工作分类，根据工作种类和近似度将类似的工作分配到岗，负责到人。其次将工作标准化，总结出严谨而又简洁的工作流程并根据实际情况不断修改完善。最后将标准化的工作制度化，制度上墙，日程上表，实行对表管理，严格让工作人员遵守科学的工作流程。

2.科学培训职工

应该科学选择和培训职工。科学选择职工可以让工作事半功倍，外向的人负责外事，内敛的人负责机要等，但现实情况中由于种种原因职工未必能与工作完全契合，因此科学培训职工在实际工作中就显得更加重要。

三国诸葛亮的《诫子书》中说：“非学无以广才，非志无以成学。”就是说提高才干需要学习，而学习首需立志。校办职工流动性较为频繁，协调与其他部门的工作时合作对象也会不断变化，只有自身不断学习，掌握甚至改进工作方法，只有引导合作对象学习才能提高工作效率。

让职工为提高工作效率而立志不断学习主要在于两条，一是大政方针正确，也就是决策要通过沟通协调，让工作人员知道要做什么且内心认同工作方针。二是要有执行力，仅内心认同还不够，还需要督促职工切实进行学习，也就是学习的执行力。执行力的来源一个是内在动力，一个是外在规范。内在动力是把终身学习的价值观内化为职工们的共同目标与价值追求，这种价值不是强加的，而是内化为自己的心里认同。外在的规范则是制定相应制度，例如定期交流学习心得，年终绩效考评将学习改进工作方法纳入其中等。

培训学习的方法也很重要，应该坚持系统性学习与碎片化学习相结合的方法。系统性学习是根据一个思路建立成体系去学习，例如系统的课程学习。但现在生活节奏不断加快，花费很多时间去系统学习很难。在这个背景下，就应该系统性设置学习计划，计划本身体现系统性思维，但是学习时间和方法可以碎片。比如每周写一篇工作心得，搞一个读书角，协调其他部门工作时根据需要开办微型课堂进行讲解等，花费时间不多，但大家能够学得进去。最后职工会把这些学到的知识点结合到一个，构成一个系统，这就叫做系统学习与碎片化学习相结合。

3.承担起领导的工作

办公室工作较为繁杂，很少有人对所有业务都了如指掌，每个岗位上的人就是自己岗位上的专家，是这个岗位上的领导，因此要承担起领导的工作，包括建立规章制度和操作规程，与同事保持密切合作等。

例如把岗位上历任职工已有的知识、案例汇集起来，加以分类、制表，并编制成规章制度和操作规程，以有助于工作交接、改进工作和研究需要。科学的制度、流程需要经过系统的记录、编制索引等工作以后才能得到有效利用。要与同事密切合作，及时联系分享信息，如果有的信息没有及时传达，有可能会造成工作失误。每个人的任务都应该明确且被领导知晓，这样一旦有突发情况，领导或同事可以直接联系负责人。

领导的工作还包括文化建设，不仅办公室需要统一的文化目标，各个岗位也应该根据自身特点有其文化特色。一种成为部门员工理所当然的常识或习惯的背后，是数代的传承保持，是物质的大力支持，是制度的坚定实施。要有一个宣扬的文化目标，根据文化目标不断改进工作特色。例如印章管理，需要严谨、快捷同时能够反查历史记录。那就应该在不影响严谨性的同时尽量缩短流程，并完善留档记录方面不断改进，提高效率。这样有的放矢更有助于办公室效率的提高，并提高办公室人员的自豪感，减少职业倦怠。

简言之，办公室面临的问题就是如何最大限度发挥每个职工的积极性。为按照科学规律办事，办公室每位职工除完成自身任务外还必须接受并完成以往认为由领导来完成的工作。每个工作都应该有一个或多个职工准备的操作要领引导，以确保职工可以更好更快地完成任务。每个职工每天都应从同事那里得到建议和友善的帮助，让同事们亲密无间的合作是现代科学管理的精髓。

参考文献：

[1]丹尼尔·A·雷恩，阿瑟·G·贝德安.管理思想史[M].中国人民大学出版社，2014

[2]弗雷德里克·泰勒著.科学管理原理[M].机械工业出版社，2007

作者简介：

李鑫（1989～），男，北京工商大学学校办公室副主任科员，主要从事教育统计研究。

于洋（1989～），通讯作者，女，北京工商大学食品学院助理实验师，主要从事实验科研研究。