高职院校档案管理信息化建设探讨

摘要：通常我们会将高职院校中所进行的档案管理看作是两部分内容，一个是对校史发展的管理，另一个是针对学生个人的档案信息管理。随着时代的发展，信息化档案管理方式已经替换了纸质档案管理方式，为了更好地管理高职院校中的各种档案信息，我们认为有必要对信息化在高职院校档案管理中的应用和发展进行分析。

关键词：高职院校 档案管理 信息化建设 重要性

引言

时代的发展，科技水平的迅猛提升，信息技术已经普及，在国内大部分高校日常的管理中逐渐开始应用信息化技术，而文章将要探讨的是信息化技术在高职院校档案管理中的应用现状。信息化技术出现的时间并不长，但其发展的速度却是惊人的快，虽然为高职院校日常的档案管理工作带来了很多便利，但是经过一段时间的观察，在其中依然有一些问题显露了出来，这主要表现在专业技术管理人员缺乏，懂得信息化档案管理的人较少，使得该项工作难以正常展开。为了提升高职院信息化档案管理水平，我们需要从应用其的重要性这方面内容着手考虑，以期将有效地一些有建设性的措施提出来。[1]

一、高职院校中信息化档案管理的重要性

1.信息化时代的来临，信息化技术已经渗透到人们工作中的方方面面，在高职院校的信息档案管理中应用到信息化技术，是时代发展的必然趋势。经过实践调查发现，信息化建设在高职院校日常档案管理中是极重要的工作内容，其不仅是高职院校与时俱进的重要体现，还是人类文明进步的重要标志。[2]

2.在一定程度上，档案管理工作的有序进行确保了整个校园管理工作的正常开展。从学生的角度出发，他们在校期间的一切成绩和个人信息都记载在档案中，有序的档案管理保证了学生信息的安全性，因而学院档案信息管理的好坏是学生所关注的；通过档案，学生能够及时了解到自己的发展良好性，针对错误的行为和不良的成绩记录能够及时作出改正，换言之，有效的档案管理有助于学生的全面发展。[3]

3.从高职院校的角度出发，良好的档案管理工作应当是学校最重视的，这是因为学校从创办以来的所有发展以及历经的历史大事件均记录在档案库中，我们只需要查看档案中记载的资料就能够了解学校的发展里程了，并根据在发展中所得出的经验和教训，及时对办学思想、理念等进行改进，促使学校的可持续发展。

4.在档案信息化管理的过程中，我们需要不断去完善各种档案功能，在信息化技术的带领下，存在于各个高职院校中的档案管理系统不应当只具备信息登记和录入的功能，还能够有更多的现代化、高效的功能体现，如：查询、自动搜索、系统筛选等。为什么一再强调高职院校的档案管理中进行信息化建设很重要，这是因为在现阶段的社会发展中，信息化已经成为了劳力输出的一种替换形式，在很多需要大量劳力的地方均能够替换成信息化，对于工作量巨大的档案管理工作亦是如此，工作人员不再需要一笔一划的将各种学生以及学校资料记录到纸质档案中，只需要建立专门的信息化档案库，重要的信息只需要扫描、打印或输入便可以长时间甚至永久保存，这样以来不仅大大节省了管理者的工作时间，减少工作量，在一定程度上还起到了绿色环保的作用。

二、信息化档案建设的有效措施

1.首先我们应当采取数字化措施对相关的档案信息即进行管理，在信息化网络技术的帮助下，以电子档案储存的形式来替换原有的声像和纸质档案储存的形式，在档案信息化管理系统中设置系统自行排序，这样储存于电子档案中的文件便能够在系统中有序编号了，最后便形成了信息化的档案库，工作人员只需要在系统主页面输入关键字词，便能够快速将与之相对应的资料信息搜索出来。如：需要查找某个学生的个人信息，只需要在主页面中输入名字或学号，便能够将该名学生的所有信息资料都搜索出来。[4]

2.建立网站和公众号已经是大势所趋，无论是用于学校的宣传，还是用于学校内部的交流都是极好的。正如我们所知，数字化的档案信息管理并不全面，因为这一建设只向内部工作人员开放，而工作人员又是整个校园群體的一小部分，因而难以将档案资源最大的利用效率发挥出来，并且档案管理者手中握着校内师生所有的信息资料，学生无法自主查询，一旦涉及到信息查询就需要找到值班的档案管理人员，这样以来不仅会增加管理者的工作量，而且会增添信息查询的繁琐行，并不能体现工作的高效性。转而在校内建设了档案管理网长后，学生们只需要登录独立的账号和密码便能够将相关的信息查找到，如：学生想要了解自己的期末成绩，只需要登陆网站的主页面，输入学号和密码，便能够进入自己的主页面，查看本次期末成绩。[5]

3.在信息化档案建设的进程中，我们需要明确的是信息化档案管理并不能够完全取代传统形式的档案管理，其只是在传统管理的基础上作出进一步优化，简而言之，信息化管理和传统档案管理之间就像“嘴唇和牙齿”的关系，“唇亡齿寒”，二者只能共同进步，切不可相互抑制。另外，为了防止校内网站以及学院师生的个人信息被不法分子利用，在正式运行校园网站之初，必须设置档案信息查询个人权限，如：在登陆校园网站主页面的时候，应当分成教师或学生两个部分。

结语

综上所述，信息化技术进行档案管理已经成为了新时代背景下各个高职院校发展的重心，在信息化建设的过程中需要将规范化、系统化以及标准化的管理体系构建出来，针对校内信息档案的管理情况，建设出适应本校师生共同使用的信息档案查询软件，并做好隐私保护工作，防止校内师生个人信息被不法分子使用。信息化的档案管理工作并非是全能型的，其仅是传统管理的过渡，因而我们必须结合传统和信息化的管理工作，确保高职院校的档案信息化建设稳定安全的发展。

参考文献

[1]于淼. 浅析高职院校档案信息化建设[J]. 辽宁师专学报（社会科学版），2011，04：130-131.

[2]陈小芳. 初探高职院校档案管理的信息化建设[J]. 湖南大众传媒职业技术学院学报，2011，04：80-82.

[3]王磊，乔永会. 高职院校档案工作信息化建设的实践及改进对策[J]. 黑龙江科技信息，2012，27：138-139.

[4]王燕. 高职院校人事档案信息化管理研究[D].山东大学，2014.

[5]卓小柳. 高职院校档案管理与信息化建设综合探析[J]. 办公室业务，2016，08：87+89.

作者简介

张亚玲，新疆巴音郭楞职业技术学院档案馆馆员，1973年1月出生，研究方向：档案管理，女