集约化管理措施在不动产登记档案管理工作中的实践探讨

【摘要】目前越来越多的地方开始了不动产统一登记制度的改革工作。将分散在各个部门的登记责任和资料都归到国土部门，这种举措推动了集约化管理方式不动产登记中的应用。本文就是从这个角度出发，分析探讨了集约化管理的内涵极其优势，为不动产登记档案管理工作提供思路，保证档案工作的顺利、有效开展。

【关键词】集约化管理；不动产登记；档案管理；实践

一、前言

随着《不动产登记暂行条例》、《不动产登记暂行条例实施细则》颁布实施，我国不动产统一登记制度基本建立，将分散的不动产登记职责归到一个部门负责。这意味着全国的房屋、土地、海域和林地等需要由國土资源部负责统一登记，意味着需要建立一个统一的信息管理平台，实现所登记的不动产在各分散部门之间实现信息共享，意味着需要加快建立不动产登记信息依法公开查询系统的步伐，以此保护群众的切身利益，营造安全的不动产交易环境[1]。

二、集约化管理的内涵

集约化管理是时代发展的产物，指的是将人财物及管理等生产要素集合起来，价值取向是约束、节俭和高效，对生产要素进行集中统一调配，从而降低成本、高效管理，保持核心竞争力，获得可持续增长。集约化管理不等同于集中式管理，它是在统一思想下的集中，在集中下的优化。

集约化管理可以对组织机构、人员、物资进行集中统一管理，避免了重复利用，提高管理成本，优化资源配置，尤其是稀缺的资源例如土地资源和房屋资源[2]。在档案管理过程中，通过对档案材料进行数字化存储、整理和检索，或者通过业务外包或者协同合作的方式，可以更大限度地集中各类资源，方便查阅。

三、集约化管理在不动产登记档案中的工作模式

1.通过集约化管理，对归档业务流程进行了重新梳理。传统的档案管理方式是被动的接收，而且各类档案分散在不同的部门，档案的利用部门也出现多个接口，不仅增加了档案管理的成本，降低了档案利用服务的质量，同时也对档案工作的科学化和规范化提出了质疑。档案是贯穿于整个业务工作或管理流程。从业务的申请办理，到受理，再到最后的办结和归档，这是一个完整的过程。如果一个部门的档案集中到一个部门承担，那么档案的种类将增多，对档案专业化的要求也随之提高。档案部门与多个部门对接，对这些文件资料来源部门进行集中统一管理。

当然，档案管理方式的改变或者档案进展的发展也在一定程度上检视了不动产登记业务流程的不足，例如可以简化某些业务流程，减少不必要的签字审批流程，减少重复劳动，节约单位管理成本，提高工作效率。

2.充分发挥集约化管理的优势，利用现代信息技术管理档案。现当代的科学技术步伐加快，信息技术所覆盖的领域越来越广，随之出现了诸如大数据和云计算等高端信息技术。信息技术的到来，给人们的生活带来了很多的便利，也给工作带来了巨大的影响。对不动产登记档案的管理工作也带来了深刻的变化。首先是档案信息系统的到来，各部门和相关部门人员可以通过档案信息系统在符合要求的前提下找到属于自己的资料；其次是档案数字化进程加快，集约化管理方便了人们将众多的纸质档案信息转化成为电子文件或者电子档案；第三，信息技术节省了许多存储空间和手工操作成本，真正实现档案收集、整理、保管、利用的信息化和自动化。集约化管理对档案管理环境也提出了要求，对于符合条件的，经济允许的范围内集中建设库房，珍惜稀缺珍贵资源，对不符合条件的，可以通过周转的方式进行暂时性集中管理。

3.通过集约化管理方式，需要统一的档案机构和顺畅的管理机制。一方面，需要强有力的档案部门，才能对各分散机构的档案管理工作进行统一指导和督促，才能建立规范性文件，才能对不动产登记档案的归档流程进行细化并且设计符合工作实际的归档标准，提高归档质量和水平。通过集约化的方式汇总管辖范围内的各类数据资源，建立统一的不动产登记信息查询系统[3]；另一方面，集约化开展需要构建两级分工明确的管理体制，根据实际工作的不动产登记的数量来配备相应的档案库房和档案业务人员，确定充足的一线管理人员，设置查询窗口，并根据工作人员的流动性，档案管理工作应当有一定程度的伸缩性。

四、推进集约化管理的构思

随着档案工作内容的不断扩展和丰富，集约化管理的优势可以在不动产登记档案管理中得到充分发挥。在实施过程中，应当做到以下两点，循序渐进地进行。第一，要梳理并理顺上下两级档案工作部门，在上一级机构设立不动产登记文件数据中心或者是档案馆，并配备一定的人员和设施对不动产档案进行集中操作和专业化管理[4]。第二，要制定一定的档案依据和规范，虽然我国早已发布了档案法，但是不动产登记属于特殊类型的档案，档案法只具有普适性，不具有针对性，因此应当有契合实际的建档规范和归档手册，上级单位要加强对下级单位的监督、指导与培训。

结语：

综上所述，集约化管理措施就是通过建立统一的标准和规范，梳理基础业务流程和档案管理流程，在文件和档案之间进行有效链接，对分散的不动产登记档案进行集中统一管理和协调，以此提高档案工作效率和工作质量。同时，需要借助现代先进的信息技术手段，对资源进行有效整合，建立全方位的档案管理和利用服务体系。

参考文献：

[1]赖俊峰.不动产登记档案集约化管理[J].中国档案，2014，（02）：50-51.

[2]莫晓兰.对不动产登记档案管理的思考[J].兰台世界，2014，（06）：55-56.

[3]赖俊峰.北京市不动产登记档案集约化管理[J].中国档案，2015，（04）：26-27.

[4]李艳.浅议不动产登记档案整合管理[J].国土资源，2016，（02）：38-39.

作者简介：

李甲（1984.11），男，山东汶上人，山东省济宁市国土资源局任城区分局，馆员，硕士研究生，研究方向国土资源档案管理。