浅述地铁工程竣工档案质量的管控

张雄华

摘 要 近年来，地铁工程建设规模迅速扩大，本文结合广州地铁在建设过程中积累的竣工档案管控经验，主要从标准制定、人才培养、源头管控、过程把关、规范验收等五个方面来阐述地铁工程竣工档案质量的管控措施，目的是为地铁工程档案管理人员提供有效的管控建议，共同提高地铁工程档案管理水平。

关键词 地铁；档案；质量；管控

截至2016年5月份，国内共有40座城市获批修建地铁。目前国内地铁工程施工技术相对成熟，但由于技术人员缺乏档案知识和工程项目缺少档案管理人才，导致工程建设过程中产生的档案资料形成质量难以把控，形成质量参差不齐。特别是需要归档的资料出现错误之后难以被发现，导致工程竣工档案在移交时问题集中暴露，整改难度较大。鉴于此，建设及施工单位档案管理人员需要在建设过程中及时把控档案资料形成质量，探索一条既符合建设单位要求又符合工程建设实际的档案管理模式，进一步保证地铁工程档案的完整性、准确性、系统性。才能更好地为地铁工程建设提供强有力的保障。

1 完善制度，走档案管理标准化之路

地铁工程档案管理需要依靠完善的制度、细化的标准来实现。特别是在地铁建设规模大、线路长、参建单位数量多的前提下更需要完善的制度来规范地铁档案从业者和地铁档案工作参与者的行为。在广州地铁二十年多的建设过程中，为了能够高标准完成竣工档案归档工作，使接收的竣工档案符合进馆标准和规范要求，工程档案管理人员一方面结合工程管理实际，共制定“归档范围”、“归档要求”、“档案整理规定”、“验收及移交规定”等各类型的档案管理制度19套，明确了建设、勘察、设计、监理、咨询、总体总包、施工单位等各方的职责；另一方面结合国家、省市各级工程规范用表及地铁施工的工序工法，制定了详细的归档范围、分类编号原则，形成了一系列完整的地铁工程竣工档案归档清单，进一步细化了车站、区间及停车场（含车辆段综合基地）工程竣工档案归档范围。同时，把《DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》作为地铁工程竣工档案质量要求的基准，在此基础上，形成了更加标准化的质量、技术、验收与移交要求。

2 加强培训，提高参建人员档案意识

近年来，地铁建设规模不断扩大，无论是建设单位还是施工单位，都面临工程档案管理人才短缺的严峻挑战。此外，由于档案行业的特殊性，固有的人员知识结构难以短期提升，新鲜血液难以注入，导致很多新制度新方法的落实不到位。以广州地铁为例，从2013年开始进入大规模线网建设阶段，10条（段）线，300多个工点同时开工，工点地域分布广泛，开工后面临着施工单位重工程轻档案、档案资料不完整、组卷不规范、专业人才缺乏、人员变动频繁等诸多难题。要解决这些问题，可以从以下几个方面入手。

2.1 倒查问题所在。从制度建设、人员组织、管理结构、培训方式等方式全面分析本单位工程竣工档案管理工作中出现的问题对症下药。

2.2 加强培训提高档案意识。全面加强档案培训的力度和广度，实施“以培训促发展”的工作方案，借助本单位内部培训平台，分批培训本单位的项目经理，向项目经理传达基本的档案知识，提高项目经理的档案意识；进一步解决工程档案事后整改较多、积重难返的被动局面。

2.3 主动出击宣传档案工作。结合问题原因，通过培训，参建单位对地铁竣工档案有力一定的认识，接下来就是要地铁工程档案管理人员主动出击，分阶段到已开工的工点举行点对点的竣工档案业务培训，加深施工单位对地铁竣工档案管理制度、验收要求及移交标准的了解，提高参建单位档案归档意识及归档技能，确保每个工点的档案人员在工程开工前都基本熟悉广州地铁工程档案归档标准和要求。

2.4 学以致用，将知识技能落到实处。通过创新业务培训手段，把知识培训和技能培训相结合，要求每个施工单位和监理单位的档案资料人员必须参加工程竣工档案业务实际操作培训，让每一位资料员都掌握工程档案的理论知识和实际操作技能。通过一系列的措施，把工程档案管理过程中的每一个节点连接起来，“以点带面”延伸档案人才培养范围，初步解决施工单位档案资料员被动归档的思想，积极主动学习相关档案业务知识，遇到档案业务问题能够积极与建设单位档案管理人员沟通协调，主动参与其中，逐步形成“随时收集、随手整理”的良好氛围。

3 管控前置，确保档案源头形成质量

针对工程档案收集、整理、归档、移交过程中出现的问题，广州地铁从三个方面入手解决这些难题。一是借助合同管理平台，把档工程档案的完整、准确、及时移交作为合同条款写入合同；二是为避免工程档案移交期间才发现问题导致整改较多、积重难返的被动局面，档案管理人员在工程前期就主动介入档案的收集管理工作，通过参加第一次监理例会，明确参建单位在地鐵工程档案管理工作中的职责和要求，从源头上注重档案的完整性和准确性；三是依托制度建设，结合信息化手段，从细节上把控工程档案的形成质量。

目前，借助“工程一体化管理平台”及编制完善的工程档案精细化清单，工程项目的文件资料全部在该平台流转、审批，并与新的档案管理信息系统对接，工程档案管理人员能及时对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整性和有效性，确保各部门及时获取有效档案资料或信息。

此外，通过合同条款的约束、人员的介入、制度的完善、流程的细化进一步从源头上把控工程档案的形成质量。

4 过程把关，严把节点验收质量

管控工作前置，在一定程度上保证了地铁工程档案的形成质量。但由于工程建设形势的不断变化，并不能一劳永逸的解决问题，过程中也会出现收集不及时、人员更换带来的新问题，针对这样的情况，地铁工程档案管理人员从工程质量安全管理方面汲取经验，把定期巡查不定时抽查工程档案作为常态化的工作来抓，重点就监理单位履职尽责情况，施工单位的工程档案基础管理、材料形成质量、案卷整理质量及声像档案的分类整理共五个方面展开深入检查。并充分发挥施工单位的自主性和监理单位的监督作用，巡查工作采用“分步分级”的方式进行，首先由施工单位对每一个分部的工程档案进行自检，将存在的问题逐一记录，形成自检报告；其次监理单位在确保监理资料做好的前提下，现场对施工单位的资料进行检查；最后，建设单位档案管理人员带着参建单位发现的问题，结合工程实际，再进行详细的问题排查。针对检查中发现的问题，巡查人员根据检查评分记录表给施工单位和监理单位评分，并把该评分作为季度劳动竞赛分数的依据。另外根据巡查发现的问题现场向施工单位负责人和监理人员提出整改要求并发放整改通知单，形成档案过程把关的书面记录。

通过逐一巡查，以分部验收为节点，进一步控制地铁工程档案的形成质量和整理质量。依托工程一体化管理平台的管理流程和编制详细的工程档案精细化文件清单，使每一个分部工程建设过程中的每一道工序工法所产生的文件都被一一细化。分部验收之前，施工单位需要根据广州地铁的要求对要验收的分部工程资料进行预组卷，监理单位需要根据地铁工程档案精细化清单和工程实际一一检查施工单位的分部工程档案是否齐全完整，并形成规范细化的分部工程档案检查报告，在分部验收之前提供给档案验收人员。组卷方式的优化，将工程档案的组卷工作前置，从工程资料的形成开始就保证了单位工程竣工档案的完整性、系统性、准确性，有效地解决了工程档案工作人员缺位、材料缺失等相关问题。

5 规范验收，确保验收移交双同步

通过标准制定、人才培养、源头管控、过程把关等一系列措施，确保了地铁工程档案在施工过程中的完整性、准确性和系统性。为了能够达到地铁工程竣工档案“双同步”（同步验收、同步移交）的要求，广州地铁工程档案管理人员严格按照《重大建设项目档案验收办法》的要求开展档案验收工作，通过四个方面落实工程实体与档案的“双同步”。一是落实预验收制度，在专项验收之前，所有参建单位和验收单位对项目竣工档案作一次全面的检查，详细列出存在问题及整改期限，尽量将问题解决在专项验收之前；二是单位自评，专项验收之前，建设单位和施工单位分别依照《广东省重大建设项目档案验收评分表》从组织管理、档案质量、整理质量、档案安全四个方面逐项开展自评工作，把每一项评分落实到位；三是落实监理职责，根据以往的经验，由于监理档案较少，整理和移交进度相较施工单位快很多，监理档案移交完成后，施工单位档案处于无监理状态。如果将监理档案与项目竣工档案作为一个整体来看待，监理档案与项目竣工档案同步移交，相互制约，有助于加快移交进度；四是提高档案专项验收人员话语权，除了平时的监督、指导和培训外，档案管理人员在验收工作中应该严格按照地铁工程档案验收规范开展验收工作，对于整理质量和组卷质量不达标的项目，有权否决验收，严把最后一道质量关。