档案数字化工作的实践与思考

张旸

【摘要】档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。随着信息技术的高速发展，相应的网络技术、通讯技术以及计算机技术发展快速，传统档案管理工作逐渐转变往数字化的方向，让信息资料与文件逐渐走向数字化。档案信息的计算机管理已成为发展的趋势，很多档案馆开始对档案进行数字化处理，为建立数字档案馆做准备。

【关键词】数字化；档案；信息化；管理

档案信息化建设是档案部门的一项基础性工作，是档案工作迈向现代化的必由之路，是档案部门落实科学发展观的重要举措。近年来，随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等现代信息技术的迅速发展和广泛应用，电子文件数量激增，以及社会各个层面对档案信息利用需求的不断增长，带来了档案存储与利用方式的变革。因此，信息技术的发展与广泛应用使企业档案数字化建设提上了日程，给企业档案工作带来了新的契机，也给档案工作带来了新的研究课题。

一、档案数字化比传统档案有不可替代的先进性

（一）档案数字化能提高办公效率。档案作为重要的档案资料，充分运用网络信息技术对其进行管理，逐渐被人们所重视，将网络信息化应用于办公室的档案管理工作中，不仅更有利于为资料的保存管理，而且对业务部门的工作也有重要的推动作用。以往的办公室档案管理系统比较注重对档案的管理而轻视对档案的利用，查阅方式也是一种相对落后的被动式查阅方式，因此尽管办公室档案管理者做了很大的努力但是档案管理事业依然没有取得较好的发展。随着现代化办公的发展，办公室档案的管理工作得到了越来越充分的重视与发展，伴随着办公人员对信息化发展的需求，随之而来的也就是管理档案工作电子信息化的改革与发展，办公室档案管理的工作也走上了电子信息化的道路。

（二）档案数字化能增强档案原件保护。档案数字化既可以实现对档案原件的有效保存，保证不可再生珍贵档案资源的安全；又可以通过计算机网络实现档案信息的在线共享，更好地发挥档案信息资源的作用。档案信息化建设的核心是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录象档案的数字化，另外就是电子文件归档和电子档案管理。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

（三）档案数字化能提高经济效益。档案数字化建设指的是应用网络、数据库、数据仓库、数据挖掘等技术开展档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案网站建设，从而实现档案管理流程的精简和优化。纸质档案是以纸张作为载体的一种档案形式。在信息时代，随着资料的累积，档案信息的增多，造成纸质档案查阅不便利，占用空间大，且管理及维护成本较高等问题，而数字档案解决了纸质档案存在的问题。虽然档案管理信息化建设不能带来直接的经济效益，但是它可以间接地带来一定的经济和社会效益。这主要体现在档案管理信息化可以提高档案管理效率，这就意外着它可以降低档案管理的成本。

二、档案数字化工作的实践与思考

（一）加强档案管理数字化工作意识。档案目录的数字化是档案信息化建设的先行基础工作，也是数字化档案馆（室）建设的必备条件。长期以来，由于受到传统观念的影响，多数企业将经济效益放在最为显著的位置，缺乏对档案管理工作必要的投入和研究，因此档案管理工作中所具备的时代信息难以得到管理者的重视。积极开展档案数字化建设的宣传工作，将档案数字化建设作为政务建设的一个重要内容，努力提高工作水平和工作效率，提高服务质量。变被动服务为主动服务，以更加开阔的视野、更加积极的心态和更加主动的作为，服务党和政府工作大局、服务经济社会发展和服务人民群众需求；努力增强奉献意识。因此，我们就必须要彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。

（二）严格执行各类档案管理制度和标准。根据《档案法》和数字化工作需要制定完善了《档案馆信息化工作保密制度》、《档案馆信息化工作管理制度》、《档案馆信息网管理办法》、《档案馆纸质档案数字化转换系统操作规范》、《档案馆扫描工作制度》等一系列制度，规范档案数字化工作。制定和完善档案数字化加工场所日常工作制度、保密制度、防火制度等相应规章制度和工作标准，并严格监管，督促落实。从电子文件的收集、整理、归档、管理、利用等环节对电子文件的操作进行严格的控制，提出具体要求。

（三）完善档案管理信息化建设基础设施。档案事业是重要的基础事业，虽然不处于生产、科研和发展经济的第一线，但历史意义重大。档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势，数字化工作又是实现档案信息化的基础工作。档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势，数字化工作又是实现档案信息化的基础工作。要实现档案数字化的快速发展，投入是关键，要逐步加大馆藏档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设。创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选拔高素质的专业人才，加大档案人员的培训力度，学习电子文件的管理知识，提高电子文件保密管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高档案数字化管理水平。培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

三、结束语

总之，档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战，也是给档案部门带来的机遇。知识经济时代对档案管理工作提出了更新更高的要求，这就需要档案管理逐渐完成由传统管理模式向现代管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念的快速转变，逐步实现重要档案资源数字化、档案信息利用和服务网络化、档案管理技术现代化的更新，努力构建新型特色的档案信息服务多元体系。

参考文献

[1]张玄.档案信息化建设的几点思考[J].办公室业务，2013年11期.

[2]陈勇.论电子政务与档案信息化构建[J].办公自动化，2006年07期.

[3]龚丽瑛.企业档案数字化研究文献综述[J].办公自动化，2012（16）.