基于EXCEL建立医院科研经费辅助核算模型

李红梅

基于EXCEL建立医院科研经费辅助核算模型

李红梅

目的 探讨采用EXCEL建立医院科研经费辅助核算模型对医院科研经费项目经费收入、支出、结余动态管理的可行性。方法 通过在EXCEL中创建科研项目总表模块、并按科研项目分别创建明细表模块，每个模块均对应一张EXCEL工作表。其中，通过手工录入各科研项目明细表模块数据；通过EXCEL函数调用和计算公式自动生成总表模块数据，设置超链接来实现总表与明细表切换。结果在EXCEL中创建总表和明细表，建立了医院科研经费辅助核算模型。实时反映科研经费收支和结余状况。在经费支出入账时，能满足拨入与配套经费的不同核算要求。突破会计核算软件局限，方便医院不同人员、部门之间数据共享与信息交流，满足管理需要。利用辅助核算模型，还可以根据需要，对科研经费数据进行查询和检索。结论 医院科研经费辅助核算模型建立能够有效对科研经费实行动态管理。

医院科研经费；管理；EXCEL；核算

近年来，无论是从医院还是医务人员个人发展角度来看，科研在医院管理中的地位都越来越重要，医院各类科研立项项目增长迅速，科研经费收支占医院收支比重日益提升。特别是2011年新医院财务会计制度颁布后，科研项目拨入与配套经费核算要求不同，需要能够分别反映拨入与配套经费的收支情况［1］，但是，由于会计核算的局限性和滞后性，仅仅按医院财务会计制度的规定对科研项目进行核算，无法实时反应科研项目及其拨入与配套经费的收支状况，难以满足医院对科研项目管理需要。而通过EXCEL建立模型，可以很好并且经济地解决这个问题。

总体设计思路是：创建科研项目总表模块、并按科研项目分别创建明细表模块，每个模块均对应一张EXCEL工作表［2］。其中，各科研项目明细表模块数据，基本通过手工录入；而总表模块数据，则主要通过EXCEL函数调用和计算公式自动生成。总表与明细表切换，通过设置超链接来实现。

1 “医院科研课题明细表”模块设计

在该界面可以登记单项课题的代码、立项时间、名称、负责人，以及立项单位等基本信息，并实时逐笔记录其经费变动明细［3］。

打开EXCEL，新建一个“医院科研课题经费管理系统”工作簿。然后为每个课题建立一张明细表并命名，示例中，代码为“Y00001”的课题，工作表命名为“Y1”［4］。如图1所示：

1.1 基本信息栏设置

在A1、B1、C1、E1、F1单元格分别录入：课题代码、立项年度、课题名称、项目负责人、立项单位，以反映单个科研课题的基本信息。

1.2 字段栏设置

在A2：L3区域，录入反映科研课题经费收入、支出、结余信息的字段名，如图1。

1.3 数据合计栏设置

为了方便查看数据，将经费收支汇总置于字段栏下。选中D4～L4填充底色，这样可以更加清晰地显示D～L各字段合计金额。

1.4 合计栏D4～L4各个字段数据生成方式如下

（1）在E4输入公式“=SUM（E5：E60000）”，F4输入公式“=SUM（F5：F60000）”分别用于计算“经费收入”拨入与配套各列的合计金额；因为“经费收入”=“拨入”+“配套”，D3输入公式“=SUM（E4：F4）”用于计算“经费收入”合计金额。

（2）选中D4：F4复制后粘贴于G4：I4，以计算“经费支出”及其拨入与配套的合计数。

（3）在J4输入公式“=D4-G4”后复制，单击右键，“选择性粘贴”公式于K4、F4，用于计算经费“余额”及其拨入与配套的合计数［5］。

图1 医院科研课题明细表

1.5 明细表与总表切换

选中“课题代码”所在单元格A1，点击菜单“插入/超链接”命令，链接位置选择“本文档中的位置/总表”并确定。这样，只需点击A1单元格，就能从明细表切换到总表了［6］。

1.6 “医院科研项目明细表”的保护

选定整张工作表，使用右键菜单“设置单元格格式”命令，选择“保护”选项卡，将“锁定”设置清除。然后，选中A1：L4，并使用右键菜单“设置单元格格式”命令，重新“锁定”此选中区域。最后，使用“保护工作表”菜单命令，在弹出对话框中输入密码，确定后即完成对单项课题基本信息栏、字段栏、合计栏的保护，防止其格式、内容被破坏［7］。

1.7 新增课题经费明细表创建

可以整表复制已创建表格，粘贴于新建工作表，然后解除工作表保护，替换登记新增课题的基本信息，再重新设定工作表保护。

通过以上设置，对于已经立项的科研项目，只需要在发生经费收支时，将日期、摘要、金额等信息录入设置好的表格内，系统就可以实时清晰地反映该项目的收支和结余状况了。至于会计凭证号码，可以入账后再补登记。

2 “医院科研课题总表”模块设计

“总表”各字段的数据，主要来源于对各个科研项目明细工作表的单元格引用［8］，这样，在明细表登记经费变动情况后，即可自动生成总表数据。“总表”用于汇总反映全部课题的基本信息，及其收入、支出、结余状况，并可进行数据检索查询。如图2所示，建立总表框架：

2.1 字段栏设置

在A～N列的第一与第二行，分别录入字段名，如图2。

2.2 合计栏设置

将A3：E3单元格合并居中，并输入“合计”，选中F3～N3，并填充底色，以便于查看全部课题经费收支、及可用余额的各列合计数。F3～N3各个字段数据生成方式如下：

（1）在G3输入公式“=SUM（G4：G60000）”，复制后粘贴于H3，在F3输入公式“=SUM（G3：H3）”，以汇总显示全部课题“经费收入”、及其拨入与配套各列合计金额。

（2）选中F3：H3，复制后“选择性粘贴”公式于I3～N3，以汇总显示全部课题“经费支出”、“经费结余”及其拨入与配套各列合计金额。

2.3 课题各字段数据公式设置

“总表”中单项课题各字段数据公式设置，利用EXCEL函数调用计算公式自动生成：仍旧以代码为“Y00001”的课题为例，其对应工作表名称是“Y1”，该课题在“总表”中各字段数据生成方式如下［9］：

（1）课题代码：在A4输入公式“='Y1'！A$1”，含义是引用“Y1”工作表课题代码到“总表”，公式中的“$”代表对所引用单元格的行锁定。

按此方式，再引用生成“Y00001”课题基本信息、“立项单位”、“课题名称”、“课题负责人”字段的公式。

（2）立项年度：在B4输入公式“=LEFT（'Y1'！B$1，4）”，含义是选取“Y00001”课题对应的“Y1”工作表，其中立项年度单元格前4位字符。本例中，B4单元格只选取“2006年度”中的“2006”字符。

图2 医院科研课题总表

（3）经费收入、支出、余额各字段的数据生成可采用如下方式：首先，在F4输入公式“='Y1'！D$4”，意即引用“Y1”工作表“课题经费”的合计数据，然后选中F4单元格，复制后“选择性粘贴”公式于G4：N4，这样，就完成了在“总表”对“Y00001”课题明细表经费收入、支出、余额合计栏的数据引用。

（4）总表中其他课题各字段数据公式设置，可整行复制总表“Y00001”课题已设置公式，粘贴于其他课题所在行，然后逐行选中，执行菜单栏“查找和替换”命令，将公式引用的工作表名称“Y1'！”，替换为其他课题的工作表名称。

如代码为“Y00002”的课题，对应课题明细表是“Y2”工作表。设置“Y00002”课题在总表中各字段公式时，先整行复制总表“Y00001”课题公式，粘贴于“Y00002”对应位置后选中，执行“查找和替换”命令，即查找“Y1”替换为“Y2”。依次类推，完成全部立项课题在“总表”中的公式设置。

新增课题时，在创建新增课题明细表后，可按同样的方式，完成新增课题在总表中的公式设置。

2.4 总表与明细表切换

在总表要查看单项科研课题的经费明细，可以通过设置超链接来实现。如对代码为“Y00001”的课题，首先在总表选中该课题代码单元格，然后点击菜单“插入/超链接”命令，链接位置选择“本文档中的位置”，并点选该课题所在工作表“Y1”后确定。完成超链接设置后，在总表单击某课题代码所在单元格，即可切换到该课题明细工作表查看数据。

2.5 “总表”的保护

使用“保护工作表”菜单命令，在弹出对话框的“选定锁定单元格”、“使用自动筛选”复选框内打勾，并键入密码，单击确定后即完成对总表的保护，防止其公式、内容和格式被破坏。如果需要在总表新增课题，可以使用“撤销工作表保护”命令，完成新增课题设置后，再重新设定工作表保护。

3 医院科研经费辅助核算模型应用

通过在EXCEL创建总表和明细表，即完成对医院科研经费辅助核算模型建立。科研经费拨入、配套、日常报销在课题明细工作表登记后，总表数据自动生成，可以实时反映经费收支和结余状况，避免会计核算滞后带来的经费超支、记录不完整等影响。在经费支出入账时，能根据辅助核算模型记录，判断支出的经费来源，满足拨入与配套经费的不同核算要求。而作为广泛使用的应用程序，基于EXCEL建立的科研经费辅助核算模型，能够突破会计核算软件局限，方便医院不同部门、人员之间数据共享与信息交流，很好地满足管理需要［10］。

利用辅助核算模型，还可以根据需要，对科研经费数据进行查询和检索。如查询某个课题负责人的所有在研项目，可在总表使用“自动筛选”命令，按“课题负责人”字段进行检索；再如，欲了解立项课题层次结构，可复制总表到一个新建工作簿，先删除合计栏，按“立项单位”字段执行“排序/有标题行”命令，再执行“分类汇总”命令，就能得到结果。由于EXCEL的强大功能，还可以根据需要灵活执行许多其他操作。

4 总结

医院科研经费辅助核算模型建立，一是能够反映医院科研经费总体收支情况；二是能够反映医务人员个人或每项科研课题收支情况；三是能够分别反映拨入经费与配套经费收支情况；四是能够进行课题经费数据查询检索；五是能够实现信息共享。

［1］ 国家财政部. 医院会计制度［M］. 北京：财政出版社，2010：118.

［2］ 文勇. 利用EXCEL进行账务处理系统设计［J］. 财会月刊，2010，31（31）：55-58.

［3］ 冉福松. 浅析新医院会计制度下科研经费的核算与控制［J］. 会计之友，2012，30（26）：99-100.

［4］ 杨光霞. Excel财务与会计应用从新手到高手［M］. 北京：清华大学出版社，2013：3-33.

［5］ 邱文君. Excel统计分析与应用大全［M］. 北京：机械工业出版社，2013：14.

［6］ Excel Home. Excel2010数据处理与分析实战技巧精粹［M］. 北京：人民邮电出版社，2013：154-156.

［7］ 胡鑫鑫. Excel 2013应用大全［M］. 北京：机械工业出版社，2013：28.

［8］ 恒盛杰资讯. Excel公式、函数与图表应用大全［M］. 北京：机械工业出版社，2013：77-79.

［9］ 雏志资讯. Excel函数与公式综合应用技巧大全［M］. 北京：人民邮电出版社，2012：1-3.

［10］肖立萱. 加强医院科研项目经费管理措施及建议［J］. 中国卫生经济，2011，30（6）：70-71.

Establishment of Auxiliary Accounting Model of Hospital Scientific Research Based on EXCEL

LI Hongmei Department of Finance，The First Affiliated Hospital of Xiamen University，Xiamen Fujian 361003，China

【Abstract】

Objective To evaluate the feasibility of using EXCEL to establish the auxiliary accounting model of hospital scientific research funds，which is to realize the dynamic management of revenue，expenditure and balance of scientific research funds in hospital. Methods Created a summary sheet of scientific projects and the detailed tables according to every scientific project（every module corresponds with an EXCEL work sheet）. Enter the data to every detailed table with manpower. Generate the data of the summary sheet by function call and calculation formula of EXCEL. Set the table hyperlinks to achieve sheet switch. Results The auxiliary accounting model of hospital scientific research was established by creating summary sheet and detailed tables. Being able to reflect the revenue，expenditure and balance of research funds in real time，this model can also satisfy different accounting requirements of appropriated and counterpart funds when the expenditure was recorded. It breaks through the limits of accounting software，facilitates data sharing and information exchanging between different personnel and departments in hospital and meets the needs of management. Using auxiliary accounting model can also help to search for scientific research data according to the need. Conclusion The establishment of the auxiliary accounting model of hospital scientific research can effectively achieve dynamic management of scientific funds.

Hospital scientific research funds，Administration，EXCEL，Business accounting

R197

A

1674-9316（2016）15-0024-04

10.3969/j.issn.1674-9316.2016.15.014

厦门大学附属第一医院财务部，福建 厦门 361003