浅析流动人员档案管理

单芳

摘 要：文章列举了流动人员档案管理现状和存在的问题，探析如何做好传媒单位流动人员人事档案管理工作的有效措施。

关键词：流动人员；档案；管理

市场经济条件下的传媒行业是一个高竞争的行业，走向市场的传媒，人才来来往往，竞争激烈，流动加快。而流动人员的人事档案管理成为传媒单位档案部门不可忽略的一个重要方面。但是，应当看到，现阶段流动人员的人事档案管理还存在着一些问题，这就需要传媒单位强化思想认识，采取针对有效的措施，加强流动人员的人事档案管理。

1 流動人员档案管理存在的问题

1、档案材料不规范 档案材料是流动人员身份、工作经历、学历、人事关系等真实、直接的证明。档案收集整理直接关系到人事档案的安全和流动人员的切身利益。部分流动人员人事档案材料存在不规范主要表现为，材料规格不统一，材料边距不规范；字迹不耐久，用圆珠笔、纯蓝墨水书写，使用复印件和用针式打印机打印；部分材料手续不完备、内容不完整；有的履历表没有审核签署意见或没有盖章；有的政历审查结论和处分决定没有审批意见；有的出生年月、参加工作时间等每次填写都不一致；有的姓名改变后不写曾用名；工作经历随意性很大，造成个人信息的混乱；档案材料简单，记载内容少，补充更新不及时，缺乏系统性、连续性，导致人事档案内容不全面，不能“观其卷，知其人”。

2、管理方法落后 不少流动人员人事档案的收集、整理、储存、检索、利用仍沿用传统的方法。材料的收集靠行政命令，材料整理不正规，材料的检索基本靠手工完成；不少材料还是靠手工填写、拆卷、组卷，调阅档案采用原始的手工操作方式；反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色，劳动强度大，效率低，直接影响到档案的完整与安全。虽然配置了计算机等管理设备，但软件落后，只能调用简要信息，不能全面反映实际情况。

3、转递程序紊乱 需要强调的是，流动人员人事档案转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。但一些单位将流动人员档案交由本人自带，部分流动人员不得不通过各种途径把档案转回单位，转递过程中对流动人员人事档案增加了不安全因素；部分流动人员因忙于找工作未及时将档案转回，造成档案毁损、遗失；一些单位在转递档案时没有按照规定填写“干部人事档案转递单”，也没有及时进行转递登记，致使档案去向无从查找；甚至一些流动人员在求职过程中私自携带档案，导致档案违规拆封，档案材料失真和遗失。

4、管理落后 管理档案需要配备相应比例的专职干部，但实际上不少单位档案人员配比不合理，档案管理人员满负荷工作，常常疲于应付，流动人员人事档案管理只限于装好袋子、锁好柜子。加之材料收集范围和归档材料数量大，利用频率大幅提高，工作任务重，导致部分流动人员在人事调动之际，收集的相关档案材料尚未及时归入个人档案，档案价值大打折扣。

2 科学做好流动人员人事档案管理

流动人员人事档案管理工作关系到劳动者切身利益，关系到人事档案工作体系的完整，必须高度重视。

1、更新理念，完善制度 档案部门要加强学习，充分认识流动人员人事档案管理的重要性，转变思想观念，加强社会宣传，特别是对流动人员人事档案作用和价值的宣传，提高流动人员对人事档案的认识，进一步提高流动人员的法制观念；调动档案管理工作者的积极性和创造性，促进流动人员人事档案管理的发展；建立流动人员人事档案管理专人负责制度，完备归档手续，明确鉴别内容和归档的要求，保障流动人员人事档案的安全性。规范查阅制度、借阅制度，确保档案管理的严肃性。

2、采用新技术，创新管理手段 利用计算机、网络平台及流动人员人事档案管理服务软件，开发出适合自身工作实际的流动人员人事档案检索工具，在档案查阅、借阅、收集、归档、统计等方面实行计算机化操作；建立人事档案信息库，把流动人员的信息资料全部录入信息库，建立人事档案网，按照相关规定在网上公布，打破时间、空间限制，便于单位或个人查阅，实现档案信息资源的共享。

3、及时归档，规范渠道 档案部门要主动与相关部门协调联系，将反映业务水平、工作实绩、学习进修、职务变动、工作调动等方面的最新材料有效充实到流动人员人事档案，并按来源渠道派专人送取，及时进行归档；档案管理人员对收集、转入、转递的流动人员人事档案材料进行严格审查，避免失真信息入档，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，对手续不全、材料规格不统一以及字迹未按规定书写的材料要退回材料形成部门进行完善或重新按规定形成材料，确保材料齐全完整、手续完备、材料规格和字迹符合要求，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

4、加强建设，提高素质 传媒单位要加大对档案管理的资金投入，并且纳入到单位经费预算；档案部门要加强自身建设，配备相关现代化设施，以便档案管理实现动态化管理和维护，改变档案管理不适应形势和时代要求的不利局面；档案部门要根据单位实际开发研制档案管理软件，建立人才信息收集、反馈和跟踪系统，建立数字档案和多媒体档案，实行系统联网，实现档案的科学化、现代化管理；传媒单位领导层要大力支持档案部门，加强培训，拓展学习领域，更新知识结构，及时掌握现代信息技术在档案工作中的运用，提高档案管理人员的政治素质和业务素质，强化他们的责任意识和学习意识，使他们能够积极探索新的管理模式，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率。

综上所述，传媒单位档案部门要顺应新形势、新变化，正视流动人员人事档案管理中存在的问题，更新理念，完善制度，采用新技术，创新管理手段，加强软硬件建设，提高自身素质，努力掌握档案科学管理的原则和方法，提高工作效率。