论档案管理工作内容与模式的转变

詹秀梅

摘 要：文章将化工设备档案管理工作作为重点研究对象，对现阶段化工设备档案管理工作中的问题进行了深入地分析，并且提出了具有可行性的解决措施，希望能够在今后化工设备档案的管理工作中受益，充分利用化工设备档案。

关键词：化工设备；档案；管理；利用；体会

目前，在企业化工设备的安全运行方面、在化工设备日常维护检修及大修理、在设备的更新改造与报废等多个生产环节，化工设备档案都发挥着关键性的作用，是十分重要的技术资料信息。保证化工设备档案的完整性，不仅对设备各阶段运行的状况予以真实地记录，同时还能够准确地记录设备故障及原因、所采取的检修方法和安全控制的措施等等。通过对化工设备档案资料的运用，能够对化工设备的现状予以全面分析和评价，进而在技术工作人员开展工作的时候，为其提供强大的技术支撑，促进生产运行及设备管理活动的开展。

1 对化工设备档案管理工作现状的解构

（一）档案漏存问题严重

由于化工装置本身的工艺十分复杂，而且设备种类很多，所以，设备档案数量也同样很多。但是，受到管理制度、流程和工作人员责任心等多种因素的影响，使得化工设备的档案不完整，所以，有部分设备并没有与之相对應的档案资料。而究其原因主要有以下三点：第一，档案管理工作未参与到化工设备的开箱过程中；第二，档案管理工作人员未对化工设备的开箱资料进行档案的及时建立，所以导致资料的遗失；第三，在借阅的过程中，因为管理不合理而导致资料的遗失，同时也未补充并建立档案。

（二）设备档案的内容不完整

第一，设备基本资料不完整。对于化工设备来说，其基本资料主要包含的内容有：设备采购前期的文件、具体的设计图纸和说明书、制造和检验资料、使用说明与安装调试的资料以及试车考核等其他相关资料等。而在设备档案管理工作中，收集并管理资料是十分重要的内容，而且，对档案的合理利用也同样重要。然而，化工设备档案很容易出现资料缺失的问题，这样一来，对档案进行利用的技术工作人员所了解的内容并不完整，所以，难以真正地发挥档案自身的功用。

第二，检修维护操作资料不完整。化工设备在生产的过程中，设备档案也同样需要随具体的服役情况进行变化，并对其真实的状况予以反映，确保档案和设备本身是一致的，进而在利用档案方面提供更为准确的信息资料。然而，在化工设备档案内容中，并不包括企业本身所编制的操作规程，也没有详细的检修维护和检验的记录，甚至缺少改造与总结的资料内容。上述这些资料一般都由技术工作人员个人持有，所以，一旦管理制度不成熟，或者是受到工作人员变动的影响，就会使这些内容遗失。但是，在利用设备档案方面，需要保证原始档案和设备使用以后所产生的档案资料内容相互结合才能够保证其利用的效果。

（三）设备档案管理不到位

第一，文字记录资料不到位。按照化工设备档案管理要求，在进行书写的时候，应当保证使用黑色或者是蓝黑色的墨水，并且不容易褪色，同时，要求资料的来源是真实而且可靠。然而，很多设备档案都没有按照具体要求进行，而是使用圆珠笔进行书写。另外，还有很多资料是没有进行整理的，仅仅保存草稿形式，所以，资料内容的完整性不强。还有很多设备的资料中没有记录详细的日期或者是人员姓名，甚至审核人员的签名也不具备。

第二，资料归档不到位。因为各个单位对于档案管理工作的重视程度不同，很多单位在化工设备新建或者是改建等项目中，特别是在完成项目与设备检修工作以后，未及时地移交档案的资料内容，甚至都没有移交，并未对化工设备归档的重要作用予以重视。此外，还存在施工过程修改的情况，但是未详细记录，所以，最终归档并不是竣工图纸内容。以上这些问题都会导致原有的档案资料失去利用价值，给企业的档案管理工作带来严重的经济损失。

（四）设备原始资料和运行维护资料存储分离

化工设备的原始档案资料由档案管理工作人员负责保存，而运行维护资料的档案则由化工设备管理工作人员来保存，两者的分离严重影响了化工设备档案完整程度，无法满足档案动态管理的要求，同样影响了档案工作人员工作的开展，使得化工设备档案的实际利用价值降低。

2 完善化工设备档案管理工作的具体措施

（一）贯彻落实化工设备档案管理体制

因为化工设备当资料十分复杂，而且在其整个寿命周期中贯穿始终，所以，一旦资料的收集不及时，或者是管理工作不到位，就会导致资料遗失。同时，若没有制度作为保障，具体表现在档案管理与设备管理部门和技术管理工作人员的职责不清晰，化工设备各个环节资料的收集与归档等缺少明确的规定，这些都会增加后期化工设备档案收集与归档管理工作开展的难度。为此，化工设备在资料的收集与移交方面，一定要将其渗透于设备整个寿命周期的各环节当中，并且在制度的严格约束之下予以固化并严格执行，使得化工设备的档案创建完整并准确。

（二）加大化工设备档案管理的宣传力度

由于档案管理工作始终未得到人们关注与重视，所以，一定要加大档案管理相关法律法规及管理的重要作用和意义的宣传力度，使得企业内部的各个部门与管理工作人员在档案管理方面增强意识，使其了解化工设备的档案归档工作在日常技术管理当中的重要性，全面掌握档案资料归档的范围、时间与内容要求，进而自觉地履行档案的管理工作。

（三）化工设备档案收集和归档作业流程的有效创建

在化工设备档案资料收集和归档过程中，有很多部门与管理工作人员会参与其中，所以，积极构建档案收集和归档作业流程，能够使得化工设备的档案收集与归档工作更加全面与完整。与此同时，在流程约束作用之下，还能够使设备档案管理制度增强执行力度，强化该项工作的管理效果。

（四）化工设备档案管理绩效考核的全面完善

化工设备的档案管理工作是设备管理中的重中之重，能够有效地保障设备档案管理的质量，所以，一定要积极地建立并健全化工设备档案管理的绩效考核机制。其中，应当重视各个单位与管理工作人员档案管理工作的绩效，并且全面保证企业积极地收集设备技术文件资料并展开管理工作，有组织与制度的约束，进而推动化工设备档案管理工作逐渐向着科学、规范方向发展。

3 结束语

综上所述，在化工设备管理工作中，档案管理工作始终占据主要地位，不仅对设备管理的整个过程进行了详细地记录，而且还能够为设备的管理提供相应的服务。而设备档案管理的质量与水平还能够对设备管理效果予以真实地反映，所以，应当不断强化化工设备的档案管理工作，并且有效地增强其实际利用的效果，全面提升化工设备的管理水平，进一步推动化工设备档案管理工作的发展。

参考文献

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