视频会议系统在某大型集团性企业应用中的经济效益和管理效益浅析

宋　鑫，杨　冀（中交投资有限公司，北京 100029）

视频会议系统在某大型集团性企业应用中的经济效益和管理效益浅析

宋鑫，杨冀
（中交投资有限公司，北京 100029）

大型集团性企业面临着业务系统庞大、人员众多、分支机构位置较为分散、沟通成本较高等问题。随着信息技术的发展，为实现降本增效，越来越多的大型企业开始尝试采用视频会议模式召开会议。本文通过阐述视频会议系统的建设模式、运维方法、使用情况等浅析视频会议系统给大型集团性企业带来的经济效益和管理效益。

视频会议；企业应用；经济效益 ；管理效益

1　前言

大型集团性企业面临着人员众多、业务系统庞大、位置分布较为分散、沟通成本较高等问题。随着社会的进步和技术的发展，越来越多的企业管理者通过利用科技手段提高效率、降低成本。视频会议系统在大型集团性企业中应用就是其中之一。视频会议系统可以实现应急指挥、工作部署、决策会议、业务研讨、调度及培训等功能。为公司总部与分支机构进行沟通交流提供多媒体网络平台，在提高管理及行政办公方面产生了极好的效果，降低会议和培训等各种费用开支。不但提升了企业的沟通效率，同时也取得了良好的经济效益和管理效益。

某大型集团性企业于2014年下半年投资建设了视频会议系统并于2015年1月正式上线试运行。本文通过阐述该企业视频会议系统的建设模式、运维方法、使用情况等浅析视频会议系统给大型集团性企业带来的经济效益和社会效益。

2　系统建设方案

对于大型集团性企业来说，因其具有业务领域广、执行模式多，分支机构规模层次不齐等特点，视频会议系统在建设期间要结合公司发展实际考虑，使其既能满足企业综合需求又不浪费资金。

下面以一般大型集团性企业公司总部与分支机构之间的视频会议系统为例，以实现语音、视频、图像、文字等信息的传递，实现远程会议、管理培训、项目沟通等视频应用为建设目标，具体阐述系统建设过程。

2.1系统架构

系统架构分为两级，总体架构如图1所示。

图1　系统总体架构

2.2系统功能

视频会议系统是架构在一个完善的、高性能的TCP/IP网络基础之上的。本次包括公司总部主会场和多家分支机构，并可随时按照需求进行扩容。系统建成之后应能够实现以下功能：

（1）支持公司总部与各分支机构召开如生产经营工作等多点视频会议等；支持多种会议控制模式，如语音激励模式、导演控制模式、轮巡模式、多分屏模式等；支持会议预约管理；支持会议加密管理；支持会议的存储和直播；可控制远端会场摄像机，包括镜头的上下、左右、拉近与拉远。

（2）支持公司总部与各分支机构召开管理制度宣贯解读，人力资源管理、财务管理、公文管理、信息化管理等多种培训，可同时进行培训人图像及培训内容的传递 （如PPT、Word、Excel、Pdf、rmvb等格式）；能够将培训进行录制，方便存档、点播。

2.3设备方案

2.3.1公司总部

公司总部配置1台高清MCU、1台高清录播服务器、1套高清视频会议终端。其中，MCU、录播服务器置于机房。由于公司总部中心节点数据流量较大，作为整个会议系统的枢纽，MCU直接连接到网络系统的核心交换机上，避免下级交换机负担过重数据流量时出现性能瓶颈，影响视频数据流的传输质量。一套高清视频会议终端置于主会场礼堂会议室、一套高清视频会议终端置于小型会议室。两套视频会议室可分别召开不同会议，通过楼层交换机接入网络。

2.3.2分支机构

分支机构分别配置一套高清视频会议终端设备及其配套的摄像系统、发言系统和显示系统，通过信息专网实现与公司总部连接。

考虑到经济性等因素，一些周期短、规模小的公司采用桌面软终端方式进行试用，通过VPN接入的方式可接入到公司总部主会场参与会议。使用软终端的分支机构需在PC机或笔记本安装桌面终端软件。

2.4网络方案

2.4.1公司总部

为了保证公司总部主会场视频会议效果，总部在召开会议时需要限制其他系统大数据量的传输，需要配置一台网络流量控制设备保障视频会议的带宽条件。同时，总部要配备一条专门用于视频会议网络组建的路由器一台，用于专线接入。

2.4.2分支机构

与视频会议系统同步，公司需要开展连接公司总部与分支机构信息专网的建设。建成后，总部到分支机构将具有一条2M SDH专线，为视频会议系统的运行提供了良好的网络条件。在闲时，此部分带宽也将能够用于公司总部与分支机构之间其他业务相关数据信息的传递与共享。分支机构需配置一台与总部同型号路由器，用于专线接入，并配置一台交换机用于视频会议设备单独VLAN划分，以保证视频会议效果。

3　系统建设及运维情况

3.1系统建设

某大型集团性企业视频会议系统自2014年9月起，经过了市场及需求调研、确定立项、供应商招标、方案设计、系统实施及测试等阶段首批建设单位于2015年1月实现视频会议系统上线试运行。

全系统建设分为两步开展。一期视频会议系统建设范围包括某大型集团性企业总部及10家下属项目公司，项目公司视频会议系统区域涵盖率达到45%，覆盖该企业主要项目公司。根据该企业实际业务需要，二期陆续有12家单位跟进视频系统建设。截至2015年底，公司视频会议系统共设置23个视频会议终端，其中11个为视频会议硬件终端，12个采用视频会议软件终端。视频会议系统已实现该企业所属项目公司所在区域全覆盖。

3.2系统运维

为加强该企业视频会议系统管理，保障视频会议系统规范有序使用、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果。该企业于2015年初制订并印发了《×××公司视频会议系统管理办法》，各单位设置2名视频会议支持人员，并建立“视频会议管理”即时通信联络机制。

4　系统使用情况

自视频系统启动运营以来，多次参加上级单位组织的各类会议，多次召开企业内部会议。会议过程声像清晰、系统运行稳定、应用效果良好。截至2015年底，使用视频会议系统召开各类会议33次，其中上级单位会议 11次、企业内部会议22次。视频会议系统的应用有效地拓宽了信息传递渠道，增强企业总部工作调度和应急指挥能力。

5　效益分析

目前，该企业视频会议系统已实现对所属项目公司全部区域及与集团视频会议系统的互联互通。该系统自建设、上线运行以来，取得了较好的经济效益和管理效益。

5.1经济效益

在系统建设方面，该企业视频会议系统一期建设预算250万元，通过有效的项目过程管控。在满足实际需要的前提下，优化系统配置及设计。最终一期工程实际建设费用196万元，节约54万元。二期陆续有12家单位采用软终端的方式跟进视频系统建设，节约费用235.2万元。视频会议全系统建设共计节约289.2万元。在系统运维方面，采用软硬终端结合的方式构建的视频会议系统，有效节约了专线链路费用。12个软终端的设置，仅链路费用较硬终端每年就可节约64.8万元。在系统使用方面，根据该企业的视频会议记录，2015年通过视频会议系统举办的各类会议 33次，京外参会人数超过2 500人，节约差旅费用百万元以上，有效地降低了会议成本。

5.2管理效益

视频会议系统的建设与应用，弥补了传统现场会议的局限，除了节约差旅成本，也带来了显著的管理效益。一是提高信息传递时效性。有利于所属项目公司快速了解上级单位和该企业有关精神和要求。上级单位每年召开的重要会议和组织的重要培训，可通过视频会议系统直接传达到项目公司，便于项目公司及时贯彻落实。二是实现远程的“面对面”沟通。企业分管领导和业务主管部门可通过视频会议系统，随时了解运营项目生产经营情况，并提供指导和帮助，实现了有问题实时汇报、及时处理。达到了降本增效、开源节流的效果。

6　结语

视频会议系统已经改变了传统的会议模式并带来深刻的变革。在跨公司、跨地域的不涉密的各类精神传达会、应急指挥、工作部署会、专项工作会、学术报告、业务讨论和业务培训会等方面均可通过视频会议系统进行，为企业进一步转变管理方式，提升管理水平提供了强有力的技术支持。同时，可做到降低时间成本、节省开支、避免不必要的差旅和接待、提高效率，实现经济效益和管理效益双赢。

主要参考文献

［1］王振宁.软件与硬件视频会议系统在集团型企业应用中的经济效益分析［J］.中国管理信息化，2014（19）.

［2］乔龙巴特，刘菊，刘馨霞.油田企业硬件视频会议系统管理模式及经济效益浅析［J］.中国管理信息化，2015（15）.

［3］张洪涛.高清视频会议系统在电力系统的应用［J］.科技传播，2012 （24）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.046

F270.7；TP315

A

1673-0194（2016）17-0099-03

2016-04-22