基于WEB三层架构的科研经费精细化管理系统设计

马　静，李永革（核工业西南物理研究院，成都 610225）

基于WEB三层架构的科研经费精细化管理系统设计

马静，李永革
（核工业西南物理研究院，成都 610225）

随着国家对科研项目经费投入力度不断加大及科研经费管理要求的不断提升，“精细化管理”越来越成为科研经费管理过程中重点关注的对象。该系统基于对科研单位经费管理工作需求的分析，围绕科研项目的经费使用的细节与过程，采用三层架构，B/S结构，以ASP.NET及ExtJS作为开发框架，运用C#及JavaScript、SQL Server数据库等WEB技术，设计开发了一套涉及项目预算内容、采购过程内控（计划及采购审批）、合同及综合统计等工作的网上综合经费使用过程管理系统。目前，该系统已应用于日常科研管理工作中，实现了通过预算控制采购计划，并结合计划、采购审批以及合同执行情况可动态准确地反映经费执行情况，达到了经费的精细化管理目的，提升了综合管理效率。

科研经费；B/S架构；ASP.NET；精细化管理

0　引言

随着我国科技事业的迅速发展和综合国力的不断增强，国家对科学研究经费投入大幅上升，经费来源渠道也越来越多元化、层次化。为进一步改善和加强对科研经费的管理，国家出台了一系列科研项目管理办法，对科研项目管理要求也越来越高，在经费使用上的要求也越来越规范细致。在此形式下，科研单位承研的项目课题的种类、数量及经费都大幅增加，传统的手工记录或者简单借助本地化电子文档等所进行的科研经费管理方式，在信息的收集、存储与分析利用上变得愈发“捉襟见肘”，无法适应新的管理要求。本文通过对本单位科研经费管理现状的分析，提出采用WEB技术，使用信息化手段来建立一套科研经费综合管理系统，强化经费使用规范性，实现经费预算实施过程中的事前、事中事后控制，让管理人员及课题人员可以准确实时掌握经费执行情况，以达到经费使用管理的精细化目的，从而提高管理效率，规范科研经费的使用，降低管理人员的劳动重复及强度。

1　系统需求分析

本系统主要服务于科研项目执行过程中经费的控制管理，实现对课题经费预算、计划、采购审批以及合同的全过程管理，直接面向科研人员、课题负责人及业务管理部门人员等受众，重点解决在传统管理手段下经费使用的管理难题，即：①业务管理部门无法有效的管理大量课题的预算以及计划内容，无法

基于对上述问题的分析，系统设计的主要功能应包括以下重点模块：

（1）科研项目预算内容的登记及变更管理；

（2）按照预算科目、内容以及可用预算金额对采购计划进行预算符合性审查；

（3）按计划启动相关采购审批流程，审批通过后启动合同签署及执行的跟踪管理；

（4）实时统计 4个阶段的经费情况，并给出可用经费额度用以指导后续经费计划的制订；

（5）根据各阶段的时间节点及办理结果给予相关人员相应的提示消息；

（6）根据各类人员所管辖的课题预算范围的不同，进行分级权限管理，并在业务办理过程中自动产生或电子化归档科研项目的文档。

2　系统架构及开发技术

根据系统设计需求，考虑到科研管理中用户分散的应用场景以及系统的可维护性和扩展性，系统采用数据访问、业务逻辑、表示的3层架构设计，使用B/S工作模式，ASP.NET及ExtJS开发框架，C#及JavaScript、SQL Server数据库等WEB技术进行开发，并按浏览器+Web服务器+数据库服务器的三层结构部署应用。系统整体架构图见图1。

图1　系统整体架构图

系统管理的业务数据对象包括课题权限、项目课题、课题预算、采购计划、审批签单、合同等数据，采用数据库SQL Server存储；数据访问层封装了标准的数据操作及相关事务处理。业务逻辑层结合政策和业务管理的要求，提供包括预算符合性审查、业务办理超期检查、动态经费控制与统计，课题管理权限等业务规则，提供短信及邮件消息通知服务。同时利用现有办公自动化系统（以下简称OA系统）菜单管理功能，将经费管理功能界面集成到OA系统中，由OA系统完成人员身份及功能权限的验证，实现对OA系统用户经费管理权限的控制。

3　系统主要功能

系统针对科研业务过程中经费的控制管理设计，主要功能涵盖经费使用过程管理中的4个步骤，即：预算管理、计划管理、采购审批、合同管理以及1个动态经费使用情况查询功能；同时提供包括分级权限管理、课题及预算科目管理、消息通知和资料扫描归档等辅助功能。下面对主要功能及流程进行概要分析，系统主要界面功能结构见图2。

3.1经费过程管理

（1）预算管理：由业务管理人员使用，按照课题批复的预算内容分科目录入或从Excel导入，并根据实际情况和管理规则对预算进行调整。

（2）计划管理：根据课题管理权限，由计划管理员在课题相应的预算项下进行填报或调整，并交由业务管理部门进行审批。在此过程中，系统通过预算符合性检查业务逻辑，对超预算金额的计划进行提示，对超预算金额的设备采购给予限制。

（3）采购审批：由课题人员根据通过审批的计划一对一启动采购签单，上传调研说明材料，对超计划金额的采购申请进行提示；业务管理部门对照预算、计划、调研材料进行采购签单预审后，进入手工的采购评审流程；评审结束后，在系统完成评审结果记录，将审核意见、采购纪要等相关纸质材料扫描归档。

（4）合同管理：包括合同审查、登记、付款及验收等功能。采购审批通过后，由课题人员启动合同审查会签及付款程序；登记合同主要信息（付款计划，验收条款、按合同实际进度和付款计划启动相应阶段的付款流程，系统中按合同类别及验收条款形成合同验收单、完成合同验收登记，同时对纸质合同审查会签、合同、支付申请及验收单等文档扫描归档。

图2　系统主要界面结构图

3.2系统辅助功能

（1）人员及角色分级权限：分为菜单功能权限管理和课题权限管理两个方面。功能权限控制可以操作的菜单功能，课题权限设定所管辖的课题，并通过角色分级控制课题组不同类型人员可操作的数据范围，例如，角色是组员的只能查看与自己所填报采购相关的数据，课题组组长则可查看其所负责课题下的所有相关数据。

（2）项目课题及预算科目：由管理人员使用，在系统中建立各个项目课题和各类预算科目。

（3）消息通知：消息通知服务把调用模块的输出，通过短信和邮件通知到相关负责人，包括步骤办理结果、超时催办及下一步操作提醒。

（4）资料归档管理：各流程中自动产生的文档，都由系统产生唯一标识号并在文档上打印对应的条形码，在完成手工会签后，通过条码识别和文档扫描对该文档及相关附件进行电子归档备查。

3.3动态经费执行状况查询

在实际的经费管理过程中，预算、计划、采购审批以及实际合同四个阶段所涉及的经费在金额上存在差异，如果不能同时动态统计，会造成经费管理失控。例如，在以财务发生数据为准安排后续科研采购计划时，易造成科研实际开支超出预算；而单纯以计划数据为准时，如果实际采购通过技术方案改进、招投标、比价等形式降低成本时，又易造成经费结余过多。因此系统需要一个可以动态准确反映当前经费情况的功能。

动态经费执行状况查询通过业务逻辑层的动态经费统计服务实现（见图3）。该服务可实时按课题进行总体或预算科目分类查询未执行的计划金额、未签合同的采购单金额、合同金额，计算出相应的已经安排的经费金额，与该课题的预算金额相比估算出相对准确的总体或预算科目结余经费 （计算公式：目前结余金额=预算金额-未执行计划金额-未签合同的采购单金额-合同金额）。

图3　经费动态执行状况功能图

管理部门和课题负责人均可通过此功能可以全面掌握所管辖的课题的经费执行的动态情况，便于及时进行下一步采购计划的安排；同时该功能还可以按业务管理要求对于逾期业务进行提醒，包括未按时启动采购审批的计划、未及时签署合同的审批签单、未按合同付款计划及时支付款项的合同等，系统通过超期未执行检查及消息通知服务给相关负责人发短信和邮件进行提醒。

4　系统界面实例及实施效果

本系统投入使用后，已经对我院在研的43个项目，155个课题进行了管理，系统中建立了所有课题基本信息和预算信息，并在日常业务办理过程中记录了课题每一笔经费过程，能够准确及时地统计出各个课题的经费使用情况。下面对系统的两个典型工作界面进行概要介绍：图4是一个典型的经费执行情况的查询界面，右栏反映了该课题不同预算类别和具体的预算内容，以及预算金额和目前已经使用的经费，左栏可查看具体的计划、采购签单和合同支付金额等明细信息，其中红色反映了未按付款计划进行付款的合同。此界面能够直观反映出课题经费使用情况，用于监督和查询课题经费的执行情况。图5是个典型业务办理流程，反映在采购签单审批过程中各步骤的办理时间和结果，并实时提示签单对应预算计划的信息，提高了办事效率。

图4　课题经费执行情况查询界面

图5　采购签单审批管理界面

同时，系统完整记录了经费执行过程每一步骤发生的时间，我们使用这些数据完成了对课题的预算外、计划外采购率，计划按时启动率，合同按时推进率，以及预算经费完成率等信息的统计分析，为课题的绩效考核提供了客观的关键数据，强化了课题经费的控制管理。

5　结语

本套系统的研发和应用对于科研经费管理和推动科研任务的顺利推进提供了有效帮助，通过经费使用过程的四个阶段的控制管理，强化经费使用规范性，实现经费预算实施过程中的事前、事中、事后控制。提升了单位科研管理的信息化水平，在科研精细化管理上迈出了坚实的一步。接下来还将继续完善各个功能模块和按照需求继续开发新模块，比如将经费管理系统与财务部门进行对接，更加实时掌握使用经费情况；实现把招投标的信息自动地对外公布，以及系统中各项数据的行为分析等方面。用信息化的手段将科研精细化管理做到实处，并且提高工作效率，使科研任务更好地推进。

注：马静，通讯作者

主要参考文献

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.044

F270.7

A

1673-0194（2016）17-0093-05

2016-05-16清晰地进行计划的预算符合性审查；②业务管理部门和科研人员无法准确掌握经费使用情况的实时动态，易造成经费的不合理超支或结余。