个人信息管理活动中的信息再现问题探究*

王贇芝　谢　笑　谢阳群（.安徽大学管理学院　合肥　3060； . 淮北师范大学　安徽淮北　35000）

·专题：信息素养研究·

个人信息管理活动中的信息再现问题探究*

王贇芝1谢笑1谢阳群2
（1.安徽大学管理学院合肥230601； 2. 淮北师范大学安徽淮北235000）

文章从个人信息管理的角度出发，探索人们从遇见信息到利用信息这一过程中所出现的信息再现行为，归纳了个人信息活动中信息再现的三种行为模式，界定了个人信息空间的信息再现与网络信息再现各自的定义并揭示了其独特的再现方式，最后提出了提高信息再现效率的若干方法。

个人信息管理信息再现 信息管理

〔引用本文格式〕王贇芝，谢笑，谢阳群.个人信息管理活动中的信息再现问题探究［J］.图书馆，2016（8）：53-57

1　引言

在信息爆炸的年代，人们无时无刻不在接受新信息，但能够再现以前有价值的信息也同样重要：制定一个阶段的工作计划可能需要依靠以往的经验；解决当前的困惑可能需要找到从前的文档作为依据；准备完成一个任务时需要重新使用以前遇见的信息。而人们对信息的控制力却参差不齐，究其原因可能是未组织以及管理好个人信息，工作的需求变化太快，又或是信息本身更新换代速度太快。这些原因都可能会导致人们无法随心所欲地再次找到以及利用信息。因此，如何迅速找到以前所保存的信息或搜索到以前搜索过的信息，使其再次为人们所用就变成了一个急需解决的问题。

2　与信息再现相关的定义

图1　信息查询的过程

信息查询，保存，信息再现，信息再利用是人们从遇见信息到利用信息最常经历的一个过程。PIM的研究表明，搜索、保存与再现信息是不同但却紧密相连的任务，搜索行为来源于即刻的目标，保存行为则来源于目标可预期的使用价值，而信息再现则与个人记忆，初次偶遇以及当前上下文等等复杂的因素紧密结合。其过程如上图所示，文章探索人们从遇见信息到利用信息这一过程中所出现的信息再现行为。

2.1信息查询（Information Finding）

有目的的信息查询是实现某些目标的结果。在寻找的过程中，个体也许会与外界信息系统交互：如报纸，图书馆或者万维网［1］。信息查询包括所有的以获取信息来满足信息需求的活动。这些需求可能是明确的（即对查询的信息目标，有个大概的预期及范围）。信息查询是个人信息活动的前期工作，是信息再现的前提。如果没有过去查询的信息，信息再现活动也就失去了目标。2.2保存（Keeping）

当遇见有价值的信息时，基于对未来信息需求的预计，人们要决定如何处置该信息。人们常常要权衡以下两种情况，即在最初遇到信息时保存信息还是在之后需要该信息时再现信息。但即使是保存了信息，在很长一段时间之后，人们仍需要在自己繁杂的文件夹中重新找到信息。保存是个人信息活动的重要一步，再现是保存的一个后续活动。已保存的信息进入个人信息空间（Personal Information Space，PIS），信息再现时要根据信息是否被保存采取不同的信息再现手段。

3　信息再现的定义及其行为模式

3.1信息再现的定义

信息再现（Information Re-Finding）是指寻找之前出现过的信息的过程［1］。再现信息的目的不是重复之前的寻找行为，而是检索出先前出现过的信息以期能够再利用。信息再现不仅需求目的明确，需求内容同样也是明确的。

再现信息的过程与寻找新信息的过程有着很大区别：人们由于记得先前所经历过的信息就会考虑使用各种途径以及手段来再现信息。当查询者利用他们最初遇到信息时所记得知识来再现信息时，再现与寻找是不一样的。

与信息查询相比，信息再现是一项更直接而且更有目标性的搜索任务。信息查询是包含选择的探索性的活动（如这是我要找的信息吗？）而信息再现则是一项集选择与回想于一身的活动。如果个人记忆足够准确，他便可以直接获取他所需要的信息。信息查询过程充满不确定性，因为人们不知道他们即将遇到什么样的信息，到底遇到的信息是否为他们所需要。而再现信息的过程则更加直接，人们只需辨认这是不是之前的信息［2］。

3.2信息再现的行为模式

在个人信息活动中，人们总是需要再获取或再利用过去获得的信息即人们总会面对各式各样的信息再现的需求。调查显示，人们主要有三种形式的再现行为：①查找行为：查找行为是指在一个特定的信息源内搜索特定信息的行为。例如，小明误删了一份很重要的文档，但他记得他最初是接受了一个同学的电子邮件从而得到该文档，因此要再现该信息，只需要到电子邮件中重新找到当初的邮件并下载即可。此时的电子邮箱就是一个特定的信息源，于是在电子邮件内的无数邮件中找到这封邮件就是一种信息再现行为中的查找行为。②任务导向行为：任务导向行为是指寻找一个特定的信息项的行为。在此种类型的信息再现行为中，由于人们只知道需要再现的信息的一个模糊的概念，在执行再现任务的时候往往还会遇到有价值的新信息。③叠加行为：叠加行为是指在再现的信息中寻找信息进行再现的行为。这时的再现任务是个迭代的过程，人们可能需要再现出好几个信息后才能真正找到所需要的信息，因此往往耗时而艰难。

4　个人信息空间信息再现与网络信息再现

在西雅图举办了关于个人信息管理的专题讨论会上，与会者对信息再现的问题作出了初步探讨。在面对个人信息空间信息再现（Re-Finding in Personal Information Space ）是否等同于网络信息再现（Re-finding On the Web）这一问题时，一些人认为个人信息空间的信息再现与网络信息的再现是一致的，但仍有许多人认为这两者之间是有根本区别的［3］。笔者认为个人信息空间的信息再现区别于网络信息再现。

个人信息空间的信息再现是指在信息查询活动结束一段时间后，已保存在个人信息空间内的信息的再现。此类信息通常是稳定并且容易再现的，人们只需要利用个人记忆或简单的技术手段就能够再次找到信息。而网络信息再现则是指人们偶然遇见信息或者前一次信息查询没有或无法保存、收藏时，在面对再现信息的需求时所采取的再次搜索的行为。由于网络的动态性，此类信息通常是不稳定并且很难再现的。

4.1个人信息空间再现信息的方式

在个人信息管理中，由于用户个人信息空间数据的数量近年来有显著的增长，用户需要更多更有效的方法来组织与搜索他们的数据。为了重新再现包括本地文档，邮件，云存储等信息，用户通常依靠两种方法：浏览所有信息或通过使用桌面搜索工具或者应用的搜索功能搜索信息。笔者总结了用户在个人信息空间内再现信息的方式，并且分成如下三个类型。

4.1.1基于浏览的方式

在现有的桌面文档系统中，用户通常通过文件资源管理器的目录层次结构浏览信息的方式来管理个人数据。为了能够在一段时间之后快速再现数据，用户创建了组织良好的文件夹结构。然而，随着个人数据数量的爆炸与记忆的模糊，再现本地信息也变成了一项耗时耗力的工作。Dong在2005年创建了一个SEMEX系统，这个系统为用户的个人信息管理带来了一个灵活的平台。SEMEX系统能够通过语义将用户信息自动组合在一起，方便用户浏览自己的信息［4］。

4.1.2基于内容的搜索

如果用户忘记了存储文档确切的地点就会很难找到它们，而一些桌面搜索工具如Google Desktop则能解决这些问题。Cohen在面对桌面搜索的问题时，提出针对不同的文件特征（如，文档名称，保存日期，文档大小等）进行查询［5］。这些工具能够索引全文本文件、电子邮件、保存在用户电脑硬盘上的网页，允许用户在其个人文件集合中使用关键词查询，该查询方法与网络搜索引擎的使用类似（事实上，Google Desktop提供的结果形式与Google的网络搜索引擎结果形式类似）。这些工具的配置和适应能够让用户在其个人信息存储空间中使用相当于网页搜索的关键词搜索。

4.1.3基于环境信息的搜索

信息再现是基于回想的一种搜索行为，环境信息可被当做强有力的线索。要想使用搜索的方式成功地再现信息，用户必须记住关于目标信息足够多的详细细节。不幸的是，由于人类记忆容易遗忘的特征，用户有时并不能回想起与信息内容相关的细节，但可以回想起相关的环境信息。例如，我们可能无法想起这个文件的名称，但依稀记得该文件是上个月的某号存入我的个人信息空间的，此时，日期就是该文件能被再次找到的环境信息。因此以环境信息作为线索在促进信息再现中发挥了良好的作用。Blunschi设计了一个被称为iMeMex的个人信息空间管理系统，这个管理系统为用户想要再现的个人信息提供了一些环境信息：如作者、标题、创建日期、URL、颜色、文本类型等［6］。Rhodes 提出了一个记忆代理工具的想法：这个工具在文件运行时，通过不断展示该文件的周边信息加深用户的记忆点，从而使用户在想要该信息时通过搜索环境信息进行再现。如当用户阅读关于一个项目的邮件时，记忆代理工具就会不断提示这个项目的日程，报告状况以及关于该报告的其他来源［7］。

4.2网络信息再现的方式

在网络上，人们使用各种各样的方法来组织网络信息以使得信息再被获取与再被利用。Mayer，Jones和Bruce［8-10］针对网络信息再访问的方式与工具做的调查得出：书签、浏览历史、搜索引擎中的“返回”键，搜索服务，超链接等都能帮助用户重回曾经访问的网页。针对他们各自的特点，本段总结了一些现有的支持网络信息再现的工具与方法，并分成三类：网络浏览器中的再现工具，浏览历史，再现搜索引擎。

4.2.1网络浏览器中的再现工具

人们总是再次访问刚刚访问过的网页，或者频繁地访问几个网页。为了支持用户短期内的频繁访问，火狐浏览器，谷歌浏览器等几乎所有的浏览器会在页面上方设置“返回”键，这是最基础也是最有用的浏览器中支持信息再现的工具。

书签是针对单个网页的索引，书签可以标记单个网页上特定的信息并确保用户能够进行长期访问。尽管传统的书签技术在大部分情况下已经可以满足用户再次访问网页的需求，但有时仍然会出现困难。如果网页的URL路径被损坏，在这个网页上所做的标记也就会随之不见，网页信息再现也就不会实现。

历史记录会自动保存用户在一段时间内访问的所有网页，而这一技术现阶段大部分浏览器也都支持。基于此，用户能直接浏览并选择正确的URL路径来再次访问原来的网页。但是据观察几乎没有用户会使用直接浏览历史记录的功能来再次访问原来的网页， Won提出了CWH技术（Contextual Web History，CWH ）。CWH技术通过提供一系列线索（如访问的时间，大致的页面布局等）使历史浏览记录变得可见，以帮助人们再现之前访问的网页，还能够通过文字搜索找到网页历史。此外，一些浏览器还能根据用户经常访问的历史痕迹自动补充完整网页的URL，此时用户只需键入URL就能轻松再现之前的页面。随着初次搜索时间的流逝，一些用户可能忘记了上次搜索的关键词，Morris 提出名为“搜索吧”的工具可以用来组织用户网页的访问历史层次结构：包括用户最近访问话题，访问结果。通过这些信息，用户能再次获得曾经的搜索关键词得以再次搜索［11］。

4.2.2历史记录服务

保存好用户的网页历史数据是再现网络信息的一个重要手段。随着大数据时代的来临，许多搜索引擎都能自动识别并保存用户的浏览记录，并在下次搜索时进行推送。例如，谷歌的搜索引擎就会留住用户的网页活动数据，如搜索请求以及单击的网页。此外，谷歌的网页历史把每个用户搜索的历史数据分类进不同的话题，如网页、图片、新闻、视频等。基于此，谷歌允许用户按日期或时间段浏览他们的历史访问页面，这也可以保证用户用网页标题或内容作为关键词再现网页信息。

4.2.3再现搜索引擎

一般情况下，用户能够利用网络搜索引擎再现网络信息。只要用户能够提供合适的关键词，搜索引擎会立刻再现用户所期望的信息。再现的信息能与用户最初的期望值吻合毫无疑问是非常重要的，但并不妨碍人们发现有价值的新信息。由于网络的动态性与网页内容多样性的特质，信息再现经常受到网络内容变化太快以及搜索结构更新太频繁的阻碍。基于此，Teevan创建了一个搜索引擎：再搜索引擎，不仅能够支持找到新信息还能够再现原来信息的搜索引擎。再搜索的过程如下：当用户在再搜索引擎上搜索时，这跟以前的搜索类似，引擎不仅能从先前的搜索引擎中获取之前浏览过并已经缓存的结果，还搜索出与搜索内容相关的新结果。可用的新结果与旧结果合并成一个列表，直观地向用户展示再现信息与新信息［12］。

5　提高信息再现效率的方法

5.1重视个人记忆对信息再现的影响

记忆是人类的本能，凡是过去亲历过的经验、 接触过的信息、 学习过的知识， 都有可能在人们的大脑中留下痕迹并被大脑选择性地保存。人脑是存储个人信息的重要媒介， 记忆是个人信息管理的基本前提［13］。从信息被查询至被利用这一阶段，无论信息是否保存，人脑已经自动存储了关于该信息或清晰或模糊的印象。人们如果能在这一阶段重视个人记忆所起到的作用，在接触到信息的当下有意识地对所遇见的信息进行简单的记忆，那么在有可能出现的再现信息的需求时就能事半功倍。当然，不能否认的是，个人记忆虽然有效但也容易出现失误。因此需要事先采取预防性措施，防止记忆出现失误。

5.2运用适合的行为与方式再现信息

人们在进行个人信息活动的时候总会遇到各式各样的信息再现任务。在面对不同的再现任务时使用不同的信息再现行为与方式可能会使信息再现任务更加顺利的完成。因此，在面对再现任务的当下，人们要根据当时的任务作出判断：所需要再现的信息是否被保存，如果保存则要使用哪种行为（查找行为，任务导向行为，叠加行为）以及哪种方式（浏览，基于内容的搜索，基于周边信息的搜索）在个人信息空间内再现信息；如果没有保存，则要通过哪种网络信息再现方式（网络浏览器中的再现工具，浏览历史，再现搜索引擎）再现信息。如果人们在面对再现信息任务的当下就能使用最恰当的方法，信息再现的效率也就会大大提高。

5.3选择适量的个人信息管理工具

随着个人信息管理与科学技术的发展，各式各样的个人信息管理工具涌现出来。而具体选择什么样的个人信息管理工具则是仁者见仁的事情：每种个人信息管理工具都有其独特的优势，适合不同的人群。但我们在面对这些个人信息工具时，则只需谨慎选择其中一种或二种工具即可。因为工具越多会给个人信息管理造成越多的混乱：比如云存储工具的使用，如果一个人把自己的信息分别存储进360云盘、百度云盘、微盘等云存储工具中，那么他的个人信息则是相当混乱的，当他想再现一份文档的时候，就需要把各个云存储工具中挨个浏览一遍。此时，再现信息的效率也就随之降低。再比如浏览器的使用，如果一个人同时使用谷歌浏览器、猎豹浏览器、火狐浏览器等，在每个浏览器都浏览过信息，在每个浏览器的收藏夹中都收藏过网页，当他想再现一个网页信息的时候，就需要翻遍各个浏览器。同样会造成再现效率的降低。

5.4在个人信息活动中发挥主观能动性

在个人信息活动的前期阶段（信息查询，保存阶段），如果能积极地发挥人的主观能动性就能在再现信息或者再利用信息时实现最高的效率。在信息查询阶段，有意识地记住查询的关键词与信息目标相关的再现周边信息；在保存阶段，把未来有可能需要的信息或者认为值得保存的信息分门别类进行保存与收藏。此外，做好阶段性的工作计划，需要的信息做到心中有数。计划内的信息再现需求不再让我们措手不及，计划外的信息再现需求也有迹可寻。如此一来，信息再现的效率就会大大提高。

6　结语

文章对个人信息活动过程中出现的信息再现以及与信息再现相关的活动进行了较为系统的归纳和探讨，指出信息再现是寻找之前出现过的信息的过程，并指出信息再现与信息查询的区别；归纳了个人信息活动中信息再现的三种行为方式；归纳了个人信息空间的信息再现与网络信息再现各自的定义与其独特的再现方式，最后提出了提高信息再现效率的若干方法。但是，信息再现问题本身十分复杂，限于篇幅仅对其中的主要问题进行初步分析，其中的不少观点和措施还需要进一步修改、补充和完善。对该问题的全面研究还需要从心理学、行为科学、 信息科学等多学科的角度和更大的视域展开。

（来稿时间：2016年3月）

1. William Jones， Jaime Teevan. Personal Information Management［M］. Washingtom: University of Washington，2006：30-31

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3. A Report on the NSF-Sponsored Workshop on Personal Information Management［C］. Seattle， WA， 2005：16-18

4. Dong X， Halevy A. A platform for personal information management and integration［J］. Proceedings of the Conference on Innovative Data Systems Research， Asilomar， CA， USA，2005

5. Cohen S， Domshlak C， Zwerdling N. On ranking techniques for desktop search［J］. ACM Transactions on Information Systems，2008：1-24

6.DittrichJ.P，SallesM.A. iDM: a unified and versatile data model for personal data space management［C］. Proceedings of the 32nd International Conference on Very Large Data Bases （VLDB’06），Seoul， Korea， VLDB Endowment， Seattle， WA，2006：367-378

7. Blunschi L， Dittrich J.P， Girard O.R. the iMeMex personal data space management system［J］. Proceedings of the Conference on Innovative Data Systems Research，Asilomar， CA， USA，2007

8. Rhodes， B.J. and Starner， T.. Remembrance agent: a continuously running automated information retrieval system［C］. Proceedings of International Conference on the Practical Application of Intelligent Agents and Multi Agent Technology， UK，1996：487-95

9. Mayer， M.. Web history tools and revisitation support: a survey of existing approaches and directions［J］. Foundations and Trends in Human-computer Interaction，2009：173-278

10. Jones， W. and Bruce， H.. How do people get back to information on the Web？ How can they do it better？［J］. Proceedings of INTERACT’03， Zurich， Switzerland， 2003：793-6

11. Jones， W.， Bruce， H.. and Dumais， S. Keeping found things found on the web［C］. Proceedings of the 10th International Conference on Information and Knowledge Management（CIKM’01）， Atlanta， GA， USA， ACM， New York， NY， 2001：119-26

12. Won， S.S.， Jin， J. and Hong， J.I.. Contextual web history: using visual and contextual cues to improve web browser history［C］. Proceedings of ACM SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems （CHI’09）， Boston， 2009：1457-66

13. Morris， D.， Morris， M.R. and Venolia， G.. SearchBar: a search-centric web history for task resumption and information refinding［C］. Proceedings of the 26th Annual SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems （CHI’08）， Florence， Italy，ACM，New York，2008：1207-16

An Analysis about Information Re-finding on Personal Information Management

Wang Yunzhi1Xie Xiao1Xie Yangqun2
（ 1. Management School of Anhui University； 2.Huaibei Normal University ）

〕This paper focus on information re-finding in the process from people meet information to use information from the perspective of personal information management. This paper also summarizes three kinds of behavior patterns in personal information re-finding activities. And it also makes a definition the information re-finding in personal information space and the definition of information re-finding on the web. And then it also reveals their special methods. Finally this will put forward several methods to improve the efficiency of information re-finding.

〕Personal information managementInformation re-findingInformation management

G203

* 本文系国家自然科学基金资助项目“差错文化、归因倾向和差错报告：作用机制和情境因素”（项目编号：71273109）研究成果之一。

王贇芝（1993-），女，硕士，发表论文3篇，研究方向：个人信息管理；谢 笑（1987-），女，博士， 讲师，发表论文19 篇， 参编著作2部，研究方向：个人信息管理；谢阳群（1962-），男，教授，博士，淮北师范大学副校长，发表论文80余篇，主编及参编著作8部，研究方向：信息管理。