高效编辑办公事务中的长篇文档

郭梅

（中国政法大学科学技术教学部　北京　102249）

高效编辑办公事务中的长篇文档

郭梅

（中国政法大学科学技术教学部北京102249）

长篇文档的编辑是办公事务中常见的问题，本文从实用角度出发，介绍高效编辑方式，以便提升工作效率。

大纲样式目录

一、引言

办公事务中，不可避免会涉及长篇文档的编辑问题，如：新年计划、年终总结、设计方案、规划报告，等等。对于长篇文档，需要总体把握逻辑结构、统一规范文档的排版格式，利用大纲视图确定总体框架、自定义样式规范文本格式、使用导航窗格横纵浏览全文、自动提取生成文档目录，能够高效编辑长篇文档，达到事半功倍的效果。

二、设置文档大纲各级标题

公务文档需要叙述具体情况，分析客观实际，提出解决问题的办法，行文要求结构严谨，起承转合适当，具有系统性和逻辑性。大纲是作者动笔行文前的必要准备，也是作者构思谋篇的具体体现。一个好的大纲，能够提纲挈领，把握文档脉络，展示文档的框架结构，也便于作者调整思路，重新布局，合理有机地组织材料，最终使读者清晰领会文档的主体思想。

以Word 2013为例，使用“开始”/“样式”组，打开“样式”窗格，在“选项”中设置“选择要显示的样式”为“所有样式”，即可显示所有样式，如图1所示。

分别使用标题1至标题9对文档标题的级别进行设置，如图2所示。如若使用“编号”功能在标题之前添加自动编号，将使以后段落结构的调整变得更加高效便捷，如图3所示。

使用相同方式将各级标题设置为“标题2”、“标题3”……等样式，并设置自动编号，如图4所示。各级标题设置完成，即可输入文本内容。

三、大纲视图确定总体框架

大纲视图是浏览、调整文档总体框架的非常好的视图模式，使用“视图/大纲视图”命令即可打开。

设置了不同“标题”样式后，在大纲视图中，“大纲工具”栏优势凸显，可以非常方便地使用“显示级别”按钮将当前文档显示到指定标题级别，使文档展示出层次结构，其逻辑关系也一目了然，便于作者把握文档整体布局；“大纲级别”按钮有助于调整或重新设置大纲级别；使用▲按钮调整文档段落排列的顺序关系，使用+-按钮展开或折叠所选标题及内容。

四、自定义样式规范文本格式

Word中内置的标题和正文样式不一定完全符合文档要求，可以对其进行修改，包括字体、段落、边框、编号等，如图5所示。修改的样式，系统将自动应用到所有已使用该样式的段落中，无需再逐项修改，编辑效率显著增加。

五、导航窗格横纵浏览全文

“导航窗格”能够清晰地显示文档的整体结构，如图6所示，使用“视图/显示/导航窗格”命令即可将其打开。单击标题左侧的三角按钮，可以展开或折叠下级标题；单击标题，可以在右窗格显示对应文本内容。使作者既能够纵观全局，把握文档的脉络思路，同时也能够浏览细节并进行构思，使之更好地表达主题思想。

六、自动高效提取目录

目录是揭示文档内容，指导阅读的重要工具。目录向读者展示了文档的主体纲目，使读者能够有目的地选择阅读相应内容。

在电子文档中，若是已经设置了标题样式，目录的生成只需使用“引用/目录”命令，即可自动生成目录，包含指定级别的标题及对应的页号，如图7所示。每一目录标题均是链接点，单击可以直接定位到相应内容进行阅读。

编辑过程中，由于文档内容可能发生变化，也就使得原来生成的目录需要进行相应调整。电子文档的目录调整方便快捷，只需右击目录，选择“更新域”，选择相应参数即可。

七、结语

长篇文档的编辑从大纲着手，灵活运用大纲视图和导航窗格调整大纲与正文的逻辑结构及详细内容，使用样式高效统一标题及正文格式，最终自动生成文档目录，能够极大提高公务文档的编辑效率。

［1］吴新元.公文正文写作格式规范新论［J］.应用写作. 2011（9）.

［2］许贻斌.调查报告写作技巧谈［J］.哈尔滨职业技术学院学报，2011（5）.

［3］黄都培，李国新.大学计算机应用基础［M］.北京：中国铁道出版社，2010.9.

郭 梅（1968～），女，汉族，四川，副教授，从事计算机教学研究工作。

Efficient Editing of Long Documents in Office Affairs

Guo Mei
（Teaching Dept.of Sci.&Tech，China University of Political Science and LawBeijing102249）

The editing of the long document is a common problem in the office affairs.In this paper，we introduce an efficient editing method in order to improve the efficiency of the work.

Outline StyleDdirectory

TP391.12；C931.46

B

160605-7302