第32次ISO/TC46/SC11会议交流及启示

安小米

中国人民大学信息资源管理学院数据工程与知识工程教育部重点实验室

第32次ISO/TC46/SC11会议交流及启示

安小米

中国人民大学信息资源管理学院数据工程与知识工程教育部重点实验室

2016年5月9日到13日，第32次国际标准化组织信息与文献委员会档案/文件管理分技术委员会年会（ISO/TC46/SC11）及第43次国际标准化组织信息与文献委员会（ISO/TC46）大会年会在新西兰首都惠灵顿召开。来自21个国家的代表团出席了此次会议。我国也组织代表团出席了该次会议。会议期间安小米教授还有幸应邀在新西兰档案与文件协会主办的“文件与信息管理：国际视野”百人学术研讨会上发言“中国的数字文件管理：研究发现及反思”报告。现将出席两个会议的收获及启示汇报如下。

一、ISO/TC46/SC11最新工作动态

ISO/TC46/SC11成立于1998年，截至 2016年5月已有29个参与国成员，16个观察国成员。自2001年首次发布世界范围内第一个文件管理国家标准15年来，SC11已发布18个国际标准。分别是：《ISO 15489-1：2001信息与文献文件管理 第1部分：通则》、《ISO/TR 15489-2：2001信息与文献文件管理第2部分：指南》、《ISO 22310：2006信息与文献标准中关于文件管理要求陈述的起草者指南》、《ISO 23081-1：2006信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》、《ISO 23081-2：2009信息与文献文件管理元数据第2部分：概念及实施》、《ISO/TR 23081-3-2011信息与文献文件管理元数据 第 3部分：自评方法》、《ISO/TR 26122-2008信息与文献文件管理过程分析》、《ISO/TR 13028：2010信息与文献文件数字化实施指南》、《ISO 16175-1：2010信息与文献电子办公环境下的文件管理原则和功能要求第1部分：总则》、《ISO 16175-2：2011信息与文献电子办公环境下的文件管理原则和功能要求第2部分：数字文件管理系统功能要求和指南》、《ISO 16175-3：2010信息与文献电子办公环境下的文件管理原则和功能要求第3部分：业务系统中的文件管理功能要求和指南》、《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系基础和术语》、《ISO 30301：2011信息与文献文件管理体系要求》、《ISO 30302：2015信息与文献文件管理体系实施指南》、《ISO/TR 17068： 2012信息与文献数字文件第三方可信数字仓储》、《ISO 13008：2012信息与文献数字文件转换和迁移过程》、《ISO/TR 18128：2014信息与文献文件过程与文件系统风险评估》和《ISO15489：2016信息与文献文件管理 第1部分：概念与原则》（即原《ISO 15489-1：2001信息与文献文件管理第1部分：通则》的第2版）。

目前 SC11正在修订或准备修订的标准有：《ISO/TR 15489-2：2001信息与文献文件管理第2部分：指南》（因ISO 15489：-1：2016发布，已撤回正在修订）、《ISO 23081-1：2006信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》、《ISO 16175-1：2010信息与文献电子办公环境下的文件功能要求和原则第 1部分：通则》、《ISO 16175-2：2011信息与文献电子办公环境下的文件功能要求和原则第2部分：数字文件管理系统的功能要求和指南》、《ISO 16175-3：2010信息与文献电子办公环境下的文件功能要求和原则第3部分：业务系统中的文件管理功能要求和指南》、《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系基础和术语》和《ISO 30301：2011信息与文献文件管理体系要求》。

目前SC11正在制定或准备制定的标准有：《信息与文献数字文件第三方可信数字仓储》（技术报告转为国际标准）、《信息与文献文件系统设计》、《信息与文献业务架构中的文件管理》、《信息与文献文件管理中的鉴定》、《信息与文献文件处置实施指南》和《信息与文献 文件管理 词汇》。

目前SC11正在编写的白皮书有：“关于使用ISO 30301：2011文件管理体系中过程和控制实施的证明性信息条款的指南”和“文件管理元数据集”等。

目前SC11正在开展的研究工作有：“与开放数据相关的文件管理”、“与数据相关的文件管理”和“ISO管理体系集成应用中的文件管理标准应用案例”等。

目前SC11活跃的工作组有：元数据第1工作组、数字文件保存第7工作组、文件管理体系第8工作组、文件处置实施指南第10工作组和业务架构中的文件要求第14工作组。

此会议新成立了3个新工作组：文件管理中的鉴定第15工作组、文件系统设计第16工作组和云端文件第17工作组。

此外，正在开展专题性研究的特别工作组有：分布式平台和服务中的文件第2特别工作组、SC11标准的通用概念第3特别工作组、与开放数据相关的文件管理第4特别工作组。

此次SC11会议决议通过，由我国负责的文件管理国际标准工作有：《信息与文献文件管理词汇》征求意见稿起草及工作建议，同时负责提供关于新产生的统一词汇标准替代ISO 30300：2011和所有SC11系列标准中术语及定义条款的潜在困难及相关建议，建议还将包括标准征求意见稿出版后的维护程序。标准征求意见稿将在2017年3月底前发送SC11成员，并将由第8工作组和SC11协调工作组在2017的南非会议上进行讨论，由SC11标准的通用概念第3特别工作组组长安小米负责。

此外安小米教授还代表我国参与了以下国际标准的制修订及专题研究工作：《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系基础和术语》（修订）、《信息与文献文件系统设计》（制订）和“与数据相关的文件管理”（专题研究）和 “ISO管理体系集成应用中的文件管理标准应用案例”（案例研究）。国家档案局杜梅和中国人民大学安小米还参与了《信息与文献文件管理中的鉴定》新标准的制订工作。

二、新西兰档案与文件协会研讨会的国际视野

2016年5月10日新西兰档案与文件协会主办了“文件与信息管理：国际视野”学术研讨会，有100余人出席会议。来自澳大利亚的Cassie Findly作为《ISO15489：2016信息与文献文件管理 第1部分：概念与原则》标准起草工作项目组组长，介绍了新标准的修订过程，修订内容和修订变化。来自中国人民大学信息资源管理学院的安小米教授交流了国家社科重大课题“国家数字档案资源整合与服务机制研究”2014到2015年期间对我国68个数字档案资源产生机构、保管机构和提供服务机构开展的调查及研究发现，讨论了信息惠民工程建设、政府开放数据和大数据发展应用背景下国家数字档案资源整合与服务面临的挑战及对策。澳大利亚SC11代表团团长Barbara Reed交流了数字时代文件信息学理念构建对文件管理专业社会认同及文件管理工作领域人才培养的意义。西班牙SC11代表团团长Carlota Bustelo分享了西班牙电子政府无纸化战略实施对文件档案管理带来的影响和其电子文件无纸化管理的实践。韩国SC11代表团团长Song-Ahm Cho分享了韩国国家档案馆在落实电子政府无纸化战略，对电子文件实施全生命期管控和规范化移交方面的经验。葡萄牙代表团团长José Borbinha交流了葡萄牙国家档案馆在电子文件管理方面遇到的困难，他指出档案部门管理理念亟待更新，管理意识亟待从被动转向主动和互动，以支持电子文件的全程管理及自动化服务。

三、几点启示

1、ISO15489-1：2016文件管理国际标准的新动向

新标准适用于各类组织背景，包括跨层级和跨组织的业务活动，支持各种环境的业务活动及其产生的各种载体和各种形式的文件管理，更加关注业务架构和系统互操作、协同与合作的背景。适应数字时代文件管理的要求，不仅包括文件管理提高业务效率，利用文件重塑过去的管理动因，同时还包括数据驱动的业务、开放政府计划、共享和协同在线服务和社会对组织责任的关注等新的管理动议。针对数字文件，强调了其生成、捕获和管控的风险管理和变化管理，提出了有效性文件的概念，只有具有真实性、可靠性、完整性和可用性的文件才具有文件证据性属性，强调文件生成、捕获和管控是业务活动的有机组成，突出了文件的可用性与再用性要求，提出了五项管理原则。

新标准新增了文件管理过程中的鉴定要求，采用业务、法律和社会多维度的鉴定分析方法，提倡鉴定和元数据管理贯穿于文件全生命过程。提出了文件全程化、全方位、全要素和全员管理的要求，将“监控与评估”列入管理要求，指明了在管理文件的不同阶段所需关注的不同角度的监管环境要求，同时强化了所有相关人员对文件生成、捕获和管理的责任。

新标准增加了与ISO30300文件管理体系系列标准的关联，强调文件管理活动还需要配套实施上述其他文件管理标准。涉及文件系统设计、文件管理中的鉴定、文件处置等的详尽要求目前已列入正在制定的其他新标准中。

2、数字时代文件无纸化管理的国际经验借鉴

新西兰档案与文件协会学术研讨会上西班牙文件无纸化管理的经验受到广泛关注和赞扬。目前西班牙政府已立法，建立电子政府通用过程，计划实现政府部门无纸化办公，纸张作为通讯手段但仅限用于少数没有能力使用计算机接收文件的公民。所有政府部门都必须留存其独特的电子档案包括与最终业务过程相关的电子文档。目前有两种管理方式。一种是按传统的生命周期理论，研发管理电子文件的档案系统，采用OAIS参考模型，在业务结束后，进行文件元数据摄取和格式转换及电子档案移交，但面临文件处置在哪里实施有谁负责的挑战（韩国采用的就是该模式）；另一种是在嵌入电子政务平台，使用内容管理仓储，从文件形成开始进行文件捕获，应用管控策略，识别独特的电子档案并进行归档管理。目前地方政府在推行集成化数字文件档案管理系统，在业务过程中构建文件鉴定规则和文件处置规范，实施自动化业务分类方案，产生并维护具有真实性、可靠性、完整性和可用性的有效性文件，使用ISO30300文件管理体系标准作为治理框架，应对无纸化数字转型，同时将实施《ISO 30301：2011信息与文献文件管理体系要求》认证，作为管理成功的标识。其实施ISO 30300文件管理体系标准，将文件管理方针纳入电子政务战略层，重新定位文件管理的角色，将其作为信息治理工具，集成化应用最新 ISO15489-1：2016国际标准和 ISO 30300系列标准，实施全程、全方位、全要素和全员管理的经验值得借鉴。

3、我国文件管理国际标准制修订工作亟待加强

笔者自2005年参与SC11工作已11年，出席SC11会议16次，完成了40多个研究报告撰写，作为第八文件管理体系基础与术语项目组织长起草和完成了《ISO 30300：2011信息与文献文件管理体系基础和术语》的发布，作为SC11通用概念第三特别工作组组长完成了“ISO 30300系列标准与ISO TC46/SC11其他系列标准的关系-第2部分：词汇”白皮书的撰写及发布工作。

亲眼目睹韩国、澳大利亚、新西兰、加拿大、英国、南非、西班牙、法国、荷兰等国有组织的资助固定专家参与ISO/TC46/SC11文件管理国际标准的制修订工作，抢领文件管理国际标准的制修订工作任务，提升所在国在国际标准制修订工作中的话语权，维护国家利益的国家间竞争。

我国急需加强SC11文件管理标准制修订工作，亟待制定国家战略，积极参与国际标准的制修订工作，有组织的抢领文件管理国际标准的制修订工作任务，维护我国在国际标准制修订工作中的话语权和国家利益。

建议加强人才培养，对承担国际标准制修订工作任务的专家出席工作会议给予一定经费资助，支持我国文件档案管理国际标准制修订工作的可持续发展。

The 32th Session ISO/TC46/SC11 ConferenceIts Communications&Enlightenments

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