新时期人事档案管理浅谈

陶俊秀

随着我国政治和经济体制改革的推进，尤其是人事制度改革的深化，传统的人事档案管理工作已经很难适应新时期的客观要求，新时期人事档案管理也要更新观念、与时俱进，开拓创新，将自身资源优势转化为人才优势，促进和推动市场经济不断发展。

一、当前人事档案管理工作中存在的不足

1.人事档案的内容缺乏真实性和实用性。人事档案中的材料如“三龄一历”等，一般都是由本人填写的，由于缺乏严格的鉴定审查，个别人事档案不实不准，给组织人事工作带来了很多麻烦。有些基层单位档案意识淡薄，档案材料收集不齐，不能及时补充，导致部分档案材料内容不完整，不能跟上个人经历的变化，给工作带来诸多不便。现存档案存放内容十几年不变，千人一面，无法反映一个人具体的能力、素质及信用等，而这些恰恰是用人单位最需要了解的。

2.档案管理分散多头。一是保管分散。人事档案有的保存在当前的用人单位，有的保存在过去的单位，还有的保存在人才交流中心，甚至保存在私人手中，使得一个单位的人事档案处于一种分散状态。二是隶属混乱。参加主管人事档案的有组织部门、人事部门、劳动部门等，甚至一些无权保存或管理人事档案的科室、部门和单位也来保存和管理人事档案，出现多头管理状态。

3.人事档案信息资源的开发利用滞后，未能发挥应有作用。传统人事档案实行封闭管理、保密终身制，人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料和调资等方面的，真正用于人才选拔，培养开发等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。且人事档案检索工具单一，查找方式落后，案卷质量不高，严重限制了其信息服务和交流作用的发挥。

4.对人事档案管理的重要性普遍认识不够。长期以来， 相当一部分领导未能充分认识到人事档案潜在的人才信息价值，认为人事档案工作就是保管性的事务工作， 只要不丢失， 不泄密， 能够应付外调、查档就行，对档案工作不重视、不研究， 存在的档案问题长期得不到解决；而人事档案管理人员“看堆守摊”，被动服务也很普遍，队伍稳定性不强。

5.社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”。伴随社会主义市场经济体制的建立，市场机制成了调节人才流动的指挥棒，加之人事制度改革的深入，企事业单位的优胜劣汰，毕业生的自主择业和出国热潮的冲击及人们就业观念的转变，人员流动愈加频繁，这些人员大多认为档案在求职及职业发展中作用不大，越是年轻人，越不重视档案。根据不完全统计，全国各级人才流动中心代管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。越来越多被遗弃的人事档案沉睡在人才中心无人问津，己成为档案代管机构必须面对的问题。

6.在非公企业，不关心员工人事档案。与部分人自动弃档相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。目前，众多非公企业越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式：有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”；然而这些都处于各自为政的状况，不具备集人才信息与信用的现行人事档案管理制度的社会公信力。

二、新时期人事档案管理的对策

1.人事档案管理走向社会化管理。在计划经济体制下，我国的人事档案由用人单位管理，干部档案工作由组织、人事部门管理，工人档案由劳动部门管理。随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，各单位用人制度改革的深入，打破了传统干部、工人的身份界限，传统的干部档案、工人档案正逐渐被以职业特点为标志的国家公务员档案、教师档案、医生档案、职工档案等所替代，且人员流动越来越频繁，各行业的人事档案也都处于不断转换变化之中。传统的档案管理模式已不能适应迅速转化的人员角色的需要，可以按照“人档分离”和集中统一的模式，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理，逐步建立成社会公信力强的人事档案管理的专业机构，让人事档案在不损害国家、单位机密和利益及不侵犯他人隐私权的基础上走出单位，走向社会，实行社会化管理，使人事工作从粗放型服务向集约型服务转变。

2.提高档案管理人员素质。人事档案管理的好坏，很大程度上取决于档案工作人员素质。作为人事档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和业务素质，加强责任感，努力掌握科学管理的原则和方法，减少工作中的失误和差错，提高档案质量；积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用。

3.完善人事档案管理制度。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，要建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，保障人事档案的安全；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，保证人事档案的安全性和真实性。人事档案要以制度来维护管理，以管理来保证质量，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

4.人事档案管理内容要与时俱进。为了使人事档案具有最新的信息内容，应尽快建立和完善人事档案身份追踪系统，定期对现管人事档案进行检查核对，随时收集和补充新的人事档案材料，加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。对人事档案的收集和补充要注意增加反映人员综合素质的材料，比如个人业绩、信用记录、素质能力、职业生涯、个性特点和社会责任等内容，同时要做好登记、核对、鉴定审查工作，确保档案材料真实有效，更好地为人事工作服务。

5.利用信息化管理手段，强化主动服务功能。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是将信息技术应用在人事档案管理中，将原有的纸质型档案进行电子型档案转化，依托信息技术构建个人信息系统，建立更加完备的人事信息数据库。在遵循档案保密规定的前提下，利用网络优势，构建人事档案信息网络化，实现人事档案信息资源的异地共享，实现人事档案更加高效的管理。同时还应转变观念，强化服务功能，主动了解各单位对人才信息的需求状况，积极做好人事档案信息资源的开发利用工作，为人事决策提供全面准确而且有一定深度的服务项目，变被动为主动，更好地为社会主义人才市场服务。

新时期人事档案管理工作应以创新为核心，提高工作质量和服务水平为标准，以适应新形势的发展为目标。实现新时期人事档案管理的新发展，不会一蹴而就，需要我们在实践中共同探索和努力。