品管圈在提高疾病编码准确性中的应用

2016-08-11刘泽龙原刘平

现代医院管理 2016年2期

关键词：品管圈质量管理

刘泽龙，原刘平

(鹤壁市人民医院病案科,河南省鹤壁市458000)

品管圈在提高疾病编码准确性中的应用

刘泽龙，原刘平

(鹤壁市人民医院病案科,河南省鹤壁市458000)

【摘要】目的通过借助品管圈的管理手段来降低ICD编码的错误率，提高编码质量。方法严格按照品管圈活动的10个步骤实施，通过计算改善前后编码的错误率和目标达标率，评价活动的有行成果和无形成果。结果改善后的ICD编码的错误率为9.38%，编码错误明显下降。目标达标率为106.78%，较好地实现了预定目标。结论通过借助品管圈的管理方式可以改善编码质量，提高科室管理水平。

【关键词】品管圈；质量管理；疾病编码

品管圈理论是石川馨博士提出的旨在改善管理质量的工具，目前在我国医院医、护、药、技领域应用较广。通过以主题词品管圈检索中国知网，发现该理论从2002年只有1篇文章发表到2015年有1 439篇文章发表，呈蓬勃式发展，并且得到了国家和省级自然科学基金的关注，是目前医院管理的研究热点。在医院推行品管圈活动符合国家等级医院评审规定的4.2.1.1与4.2.5.1等细则及戴明环(PDCA)评分说明的制定。病案科对疾病分类和对手术操作分类编码是日常工作的核心，是病案信息利用的基础环节。国际疾病分类(ICD)编码工作是卫生信息化建设、医疗服务信息监管、医保及新农合费用结算、临床路径管理、按病种付费、医院评审、重点学科评审、传染病报告等诸多工作的基础[1]。ICD编码工作关键在于准确性，对疾病给予的编码正确与否将影响统计数据的利用。但是实际工作中，由于各种原因，编码员编码准确性一直不高，迫切需要找到对策提高编码准确率，实现医院评审要求的持续改进。以下是某医院病案科在实际工作中应用品管圈的实例。

1实施主题确定

品管圈开始时需要先进行组圈，共由7人组成，人数以6～10人为宜，人太少了执行起来比较费力，人太多了责任心不强，分工可能会不明确。考虑到工作的相关性，组员由来自病案室从事编码工作的一线人员和统计人员组成，科室主任可担任辅导员，不适宜参加品管圈，一般领导的参与很难发挥组员的主观能动性。圈员们以投票的方式来确定本次品管圈活动的圈长和圈名等。对于主题的选定，需要发挥头脑风暴法，头脑风暴就是不限制主题，不限制范围，畅所欲言，充分释放大脑的潜力，由组员们提出并由圈长一一记录整理。通过圈长的汇总整理，组员们给予选出的主题打分，得分最高的主题为如何降低疾病编码错误率。最终，全体组员一致同意以降低疾病编码错误率为品管圈的活动目标。

2计划

2.1拟定活动计划

首先通过Excel制作活动计划拟定表，确定活动的时间节点以及确定各节点主要负责人员。制定活动计划表的依据是品管圈管理的十大步骤，这十大步骤依次是主题选定、拟定活动计划书、现状把握、目标设定、解析、对策拟订、实施与检讨、效果确认、标准化和检讨改进。本次活动计划是经过2015年7月至9月的持续改进和质量提高，到2015年11月中旬抽查10月病案首页的疾病编码，看编码错误率是否下降以及改善幅度有多大。

2.2现状把握和目标设定

从医院4月至6月出院的7 789份病案中，按8%的比例随机抽取623份病案，进行仔细的查检分析，发现存在编码错误的病案有225份，错误率达到了36.12%，编码错误率相当高。通过鱼骨图法从人、机械、环境、材料、方法五个方面仔细分析编码错误的根本原因，并对造成编码错误的原因进行了归纳统计(见表1)。

表1　疾病编码错误原因归纳

根据帕累托法则，确定造成编码错误的主要原因是编码时疾病编码诊断的选择和临床医师书写不准确，由此确定本次品管圈活动改善的重点。

利用品管圈管理要求确定明确的目标值，目标值的计算如下。目标值=现况值-改善值=现况值-(现况值×改善重点×圈能力)= 36.12%-(36.12%×86.66%×80%)=11.08%，圈能力是综合衡量的结果，根据圈员的自身认知及是否需要其他人或部门协助综合评分，计算出圈能力为80%。计划改善幅度 =(现况值-目标值) ÷现况值 ×100% =(36.12%-11.08%)÷36.12% ×100%= 69.32%。

3实施对策

针对已经确定的改善重点，即疾病编码的选择错误和临床医师书写不准确，严格按照PDCA质量管理的要求，拟定相应的对策加以实施。

3.1避免疾病编码的选择错误的对策

3.1.1加强ICD编码专业培训。编码人员必须进行专业培训，才能提高编码的准确率[2]。由于科室编码人员大都没有经过专业培训，并非病案管理专业出身，有些人员以前从事的是护理工作，因此在疾病编码时候对编码规则没有完全掌握，导致了大量的错误出现。有时由于编码工作量大，工作起来不太严谨，对一些特定含义的编码和合并编码不能准确编出。在实施对策的时候，组织了年资高、有长期工作经验的编码员每周定期分享自己的编码心得和指导有难点的疾病编码，并且组织了2名编码员外出参加中国病案协会组织的专业培训。

3.1.2规范病案编码流程，实行三层审核制度。之前的编码就是单纯经过编码员录入即可，对于编码的质控几乎为零。实施对策时规范了编码的流程和审核制度，疾病编码至少经过三个编码员的审阅，第一次为编码员的初始录入，第二次为编码员周六上午定期的相互检查和修正，第三次为主管编码主任的抽查审核，三次的审核把关，争取减少错误编码的病案份数，降低编码错误率。

3.2针对临床医师书写不准确采取的对策

3.2.1加强与临床医师的沟通力度。临床医生能否正确填写病案首页疾病名称，是做好疾病编码的基础和关键[3]。存在编码错误的病案首页，有部分是由于主要诊断选择错误或者疾病描述太简单，错填、漏填其他诊断等错误，这与临床医生不了解疾病编码规则和书写习惯有直接关系。改进期间，通过给每名编码员发放临床医生通讯录，要求遇到不清楚不了解的疾病，及时与书写病历的医生沟通，还集中组织了两次针对全院临床医生的ICD规则讲解和典型病例编码选择培训，力求促进编码的准确性。

3.2.2对各科室常见疾病和手术编码进行总结。指定两名组员汇总平时工作中常见疾病编码及主要编码选择原则，并由所有编码员审阅，达成一致意见，确立编码的规范标准，发放给临床科室参考，促使医生书写时更加规范。

4效果确认

品管圈活动带来的变化通过有形成果的计算和无形成果的前后比较来衡量。有形成果即计算本次品管圈活动后的目标达成率和进步率。从2015年10月出院病案2 663份中按照8%的比例随机抽取共213份进行分析，发现存在ICD编码错误的共20例，错误率为9.38%。计算目标达成率=[(改善后数据-改善前数据)÷(目标设定值-改善前数据)]×100%=(9.38%-36.12%)÷(11.08%-36.12%) ×100%=106.78%，基本达到了预定的目标。进步率= [(改善前数据-改善后数据) ÷改善前数据]×100%=(36.12%-9.38%)÷36.12%×100%=74.03%,编码的准确性得到了很大提高，改善效果明显。

无形成果主要是通过圈员在参加品管圈活动后的自我评分来进行量化统计[4]。活动结束后，组员们对自身进行了回顾性评分，均认为通过参与品管圈活动后沟通协调能力、责任心、团队精神等有了不同程度的提高(见表2)。在以后的工作中，这些无形的成果会得到进一步巩固和提高。绘制成雷达图(见图1)。

表2　无形成果圈员评分比较

图1　无形成果圈员评分雷达图

5小结

ICD编码工作是十分辛苦和枯燥的，在基层医院，每名编码员每个月至少需要录入1 000份左右病案首页。在保证完整性的基础上，保证97%以上准确性难度也很大，只有通过不断的改进和纠错，才能提高编码质量，为未来疾病诊断相关分组(DRGs)、临床路径管理等打下坚实的基础。通过此次活动，编码员对PDCA管理有了一定的了解，认识到了自身工作中的不足，确立了持续改进的主题思想。另一方面，有组织有计划地推动品管圈活动，使圈员们自动自发地挖掘问题、改善问题，而产生有形及无形成果，强化了医院工作的品质管理[5]，提高了科室的执行力和团队精神。

品管圈是质量管理的一种方法，通过借鉴品管圈的管理方式来改进编码工作，提高编码质量，是病案管理与先进管理思想的结合，不仅可以提高编码准确性，也能为病案信息的准确利用打下坚实的基础，从而提高科室的管理水平，值得各级医院的病案科借鉴。

参考文献

[1]刘爱民.病案信息学[M].北京：人民卫生出版社，2014:139.

[2]唐瑞璠,钱红,刘三露,等.主要诊断选择与编码存在的问题及分析[J].吉林医学,2010,14:2141-2142.

[3]张丽,王颖.病案首页主要诊断选择的个案分析[J].中国病案,2012,13(12):37-38.

[4]王培嘉,金好,钱莉娜.品管圈在病案ICD编码中的应用[J].中国病案,2013,14(10):16-17.

[5]王临润,汪洋,张相宜,等.品管圈管理在医疗机构中的应用价值[J].医药导报,2012,31(6):823-826.

修回日期：2016-01-21

(编辑马兰)

【中图分类号】R197

【文献标识码】B

【文章编号】1672-4232(2016)02-0073-03