5S管理法在医院二级库房中的应用

贡亦军，毛翔，柏凤云，黄雪飞

(湖北医药学院附属东风医院，湖北省十堰市 442000)



5S管理法在医院二级库房中的应用

贡亦军，毛翔，柏凤云，黄雪飞

(湖北医药学院附属东风医院，湖北省十堰市 442000)

【摘要】目的探讨“5S”管理法在医院二级库房管理中的应用效果。方法在医院的二级库房管理中实施“5S”管理法，通过对实施前后的库房管理情况调查，比较取物次数，取物时间，过期物品数量，物资非计划领取次数的数据，评价实施前后的差异性。结果在二级库房实施“5S”管理后，减少了护士去库房取物次数，取物时更加便捷，降低了物资的损耗和非计划领物次数。结论在医院二级库房管理中实施“5S”管理方法，是一项有效的管理方法。

【关键词】库房管理;二级库房;5S管理法；医疗安全；医院管理

“5S”活动最早起源于日本，指的是日文 SEIRI(整理)、SEITON(整顿)、SEISO(清扫)、SEIKTSU(清洁)、SHITSUKE(素养)这五个单词。因五个单词前面发音都是“S”，故统称为“5S”[1]。病区的二级库房是存放各种物资的场地，合理利用库房是临床医疗护理工作正常运行的保障[2]。一般护士长掌握着病区二级库房物资领取、使用、保管的自主权，其管理的好坏直接影响到物资的流通及效能的发挥[3]。东风医院于2015年在病区二级库房管理中实施“5S”管理法，解决了在二级库房管理中存在的物资积压、过期、丢失、浪费的管理问题[4]，为迎接医院等级评审奠定基础。

1对象

东风医院是一所三级甲等综合性教学医院，由54个临床科室组成。本研究以54个临床科室为调查对象，其库房面积在10～15平方米，各科室根据专科特性物资种类为35～50种，库房均配有标准货架和储物盒。

2方法

2.1调查评价方法

采用自行设计的评价调查表，对2014年1月至11月实施前和2015年1月至11月实施“5S”管理法后，各科室二级库房的环境、收纳情况、每天取物次数、平均每次取物时间、每月非计划领物次数进行调查和评价。二级库房的环境和收纳情况数据来自每月一次的护理部病房管理质控单，库房环境总分值为5分，4分以上为优秀，3分为合格，2分及以下为不合格。物品过期情况由护士长在进行“5S”活动前整理后填报，填报时实施无惩罚上报；实施后数据为年终检查时获得。每天取物次数，每次取物时间的数据为对各科室调查时护士长填写；每月非计划领物次数的数据来自一级库房的非计划领物单。

2.2实施方法

2.2.1实施前的准备。2015年初在全院护理人员中进行“5S”相关知识、内容的培训，组织护士长参观“5S”管理的医院及场所并在各科室进行培训。制定二级库房的管理制度、章程；各科室制定常用物资目录，物品摆放示意图。使全体护理人员能掌握 5S 相关知识、理念及方法。

2.2.2整理。即区分要与不要的物品，保留要的物品，将不要的物品坚决清除出工作现场，是改善生产现场的第一步，即“要与不要，一留一弃”。物品的整理是库房不可缺少的工作之一[5]。(1)在清理过程中，将过期、破损、受潮、变质的物品清理出来，丢弃或者维修；超过6个月未使用的物品清理出库房。整理出专科的常规领物清单。(2)清理库房货架，按照病区常用物资5大类划分区域：一次性耗材类、低值耗材类、 高值耗材类、专科耗材类、办公用品类，并加标识以方便任何人取用。

2.2.3整顿。对工作现场内需要留下的物品分类摆放、科学定量、规范定置，并明确标识，最大限度的缩短寻找时间，即“科学布局， 取用快捷”[5]。(1)物品摆放的位置要合理，符合物资储存和就近取用的原则，常用的物资放置在取用最方便的地方。库房内设置温湿度表，监测并记录每日的温湿度情况，保证物资的储存符合条件。(2)物资摆放进行目视化管理，用不同颜色区分5大区域，取用物品一目了然。(3)运用帕累托曲线[6]，选取科室的5个月领取物资计划，运用帕累托曲线绘制影响的因素图(见图1)。根据帕累托法则，影响因素通常分为三类，A 类为关键的少数，是主要因素，其影响程度的累计百分数在0%～80%范围内。B类是一般因素，其影响程度的累计百分数在80%～90%范围内，C类为次要因素，其影响程度的累计百分数仅在90%～100%范围内。如此，将医用耗材按A、B、C三类进行控制管理，称为“ABC 存货管理法”。A类医用耗材使用率高，占物品种类比例 60%～ 70%，B类医用耗材使用频率中等，占物品种类比例 30%，C类医用耗材使用频率低，占物品种类比例 10%。根据“ABC 存货管理法”，统筹各科室二级库房医用材料物品基数、使用频率，根据各护理单元的不同需求，一次性耗材以3天周转为基数，其他耗材以一个月周转为基数; 配送的频率及基数可以相对固定，但随着工作量的上升或下降可以调整。(4)所有耗材均需定容管理，在目视标识牌上标注定容数量并设置预警线，提醒达到警戒线的物品需及时补充，方便物资领取。(5)对于有效期要求的物资，按照效期先后摆放，使用时遵循“近期先用”的原则。

2.2.4清扫。将清扫工作制度化，保持干净、整洁、有序的现场环境，即：“洁净环境，清爽安全”[5]：(1)初次的清扫为搬家式大扫除，彻底清扫包括储物柜顶、底，二级库房内外的整体环境，修建防蝇防鼠设施，为贯彻“5S”活动奠定基础。(2)将日常清扫列入工作制度，确立每日、每周的清扫责任人，建立清扫维护登记记录表，放置在库房门口方便工作落实，做到管理留痕。

2.2.5清洁。将整理、整顿、清扫工作制度化、规范化、 标准化，持续检查，加强整改，即“形成制度，检查落实”的三不要原则，即不要不用'的物品；不要把物品弄乱；不要把物品弄脏[5]。(1)每日责任人进行库房物资清理、打扫，遵循“三不要”原则。每月护士长盘点库房，根据科室工作量和常规物资的定容领量进行网报物资请领。(2)每周护士长按照病房管理质量标准进行一级质控，每月科室进行二级质控，每季度护理部进行三级质控。存在的问题在护理质量例会中进行反馈并督促科室整改，每年进行“5S”活动汇报和表彰。

2.2.6素养。人人养成良好习惯，依规定行事，培养积极进取精神。素养是“5S”的核心，也是“5S”活动的最终目的，即“依规行事， 养成习惯”[5]。(1)在科室二级库房内实行“5S”管理法，是东风医院在全院实行“5S”活动的一部分，环境和工作现场的明显改变促使大家对于制度和规章的认识进一步提高。(2)开展一些医护共同参与的活动，例如，一起动手整理环境，分区评比承包区域环境，一起捡烟头等趣味活动。促使大家自觉维护整洁环境，形成团队凝聚力。(3)领导重视是提升素养最大的推动力，从领导到员工全体自觉遵守规章规则，自觉维护“5S”活动成果，近一年时间大家均已养成良好的行为习惯。

2.3统计学方法

3结果

在医院二级库房中实施“5S”管理的效果见表1。库房环境和物品过期现象明显改善，护士每日去库房取物次数和每次取物的时间缩短，护士长每月非计划领物次数明显减少，P<0.01，具有统计学意义。

4讨论

由于对二级库房管理意识缺乏，且临床护理工作繁忙、 琐碎， 为减少不必要的时间浪费和方便科室使用，部分护士长每月领取物资时，习惯多领或从节约出发少领、 不领必需物资或一味强调节约成本， 导致临床使用不便等，甚至物资领取与临床需求脱节，医用物资分配和使用不合理，二级库房物资保管维护不当[6]。直接影响到医疗护理质量、效率及患者安全[7]。为解决此问题，在二级库房管理中实施“5S”管理法。

4.1改善库房环境，把护士的时间还给患者

在护理质量评价指标中，库房环境通常不作为病房管理的评价项目，造成科室的二级库房成为管理死角。东风医院在2013年底学习等级医院评审标准时关注到二级库房的评审要求，改良了护理质量标准，增加了二级库房的评价指标。但护士长经常以库房面积太小，物资种类繁多，收纳工具有限等理由疏于管理。实施“5S”管理后，通过整理、整顿、清扫、清理工作，统一规范二级库房的环境布局，减少不必要的物品。从表1可以看出库房环境的改变十分显著，库房由原来脏、乱、差的环境变为整洁规范的储物场所；整洁有序的置物环境，带给护士工作更多的便利，护士去库房取物的次数和取物时间明显缩短，有更多的时间为患者服务。

图1　某院某科室5个月二级库房领物帕累托图

项目库房环境(分)物资过期、受潮破损数量(个)每天取物次数(次)每次取物时间(min)每月非计划领物次数(次)实施前2.06±0.131.17±0.0125.56±0.255.20±0.243.69±0.27实施后3.75±0.120.30±0.634.61±0.204.24±0.161.87±0.21t值8.5645.9092.9133.5564.903P值0.0000.0000.0050.0010.000

4.2增加库房设施，保障医疗安全

在过去的医院建设中二级库房并不作为基础建设用房考虑，所以存在库房无防鼠措施，无通风设施，无温湿度监测设备等问题。二级库房中储备的器材会因为潮湿、鼠咬或者温度过高而造成不必要的浪费，加大了医疗风险[8]。在“5S”活动中，医院在二级库房增加了防鼠防蝇措施，库房搬入通风良好的房间，安装了温湿度监测表并进行每日监测。在整理过程中，将不常用物资清理出去，库房物资按照工作量进行定容管理，有效地减少物资过多储备的情况，有利于使用者更便捷的清点物资，减少积压而造成的浪费。如表1所示，年终检查发现物资过期、受潮、破损现象明显减少。

4.3减少非计划领物次数，提高管理水平

在“5S”活动中，医院借鉴使用了帕累托曲线，将物资按照使用频率分为ABC三类，帮助护士长科学进行物资请领，有计划地进行库存管理。如表1所示，经过“5S”活动，每月非计划领物的次数减少，有效地扭转了凭经验凭感觉的领物习惯，由粗放式管理向精细型管理转变。

综上所述，在医院二级库房的管理中使用“5S”管理法，具有改善置物环境，减少物资浪费，缩短使用者的取物频次和时间，减少非计划领物次数，提高管理水平的作用，是一项行之有效的管理方法。

参考文献

[1] 聂云楚.如何推进 5 S[M].深圳:海天出版社，2002:1-4.

[2]邓开琴，陈兰，任艳蕊，等.病区物资管理现状调查分析[J].护理学杂志，2015，3(30)：71-72.

[3]陈志芳.浅谈病区三级库房耗材的“零库存”管理[J].科学管理，2011,11(32)：133-134.

[4]刘征辉，郭逸星，王丽萍.浅谈财务管理在医院物资管理中的应用[J].赣南医学院学报，2011,5(2)：45-46.

[5]段锦菲，李德奎.“5S”管理与医院物资库房的应用探讨[J].中国冶金工业医学杂志，2013,1(30)：91-92.

[6]张小明，谢婉花，曾华.基于JCI标准的医院二级库房管理[J].现代医院，2015,2(15)：127-128.

[7]耿红.5S在基层医院二级库房管理中的应用[J].基层医学论坛，2015,3(19)：962-963.

[8]周敏，张惠荣，李玲.病区库房管理中存在的问题及对策[J].护理学杂志,2007,11(22)：14-15.

修回日期：2016-01-22

(编辑马兰)

【中图分类号】R197

【文献标识码】A

【文章编号】1672-4232(2016)02-0042-03

【DOI编码】10.3969/j.issn.1672-4232.2016.02.015

通信作者：毛翔(1981-)，女，大学本科，主管护师，护士长；研究方向：护理管理。

收稿日期：2016-01-08

Application of Management Law in Second-class Warehouse of Hospitals

GONG Yi-jun,MAO Xiang,BAI Feng-yun,HUANG Xue-fei

(Dongfeng Hospital Affiliated to Hubei Medical College,Shiyan,Hubei 442000,China)

【Abstract】Objective:In order to discuss the applied results of “5S” managerial methods in the second-class warehouse management.Method:The authors invest warehouse management before and after “5S” practice,and compare pickup times,time,the number of overdue articles,data of unplanned pickup times and the differences before and after the implementation.Result:“5S” management reduces pickup times for nurses,makes pickup more convenient,which lowers material dissipation and unplanned pickup.Conclusion:“5S” management in the second-class warehouse is an effective method.

【Key words】warehouse management;the second-class warehouse;5S managerial method;medical safety;hospital management